Nach dem Urlaub die E-Mail-Flut bewältigen: 3 Tipps

19. August 2013

Nach dem Urlaub erwartet Sie eine E-Mail-Flut

Der erste Arbeitstag nach dem wohlverdienten Urlaub ist meist ein Albtraum für viele. Denn auf dem Schreibtisch stapeln sich Unterlagen, Anfragen und Dokumente.

 

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Aber nicht allein der Schreibtisch ist voll, auch Ihr virtueller Eingangskorb: Ihr E-Mail-Postfach. Beim Anblick all der vielen E-Mails, die sich zu einer wahren E-Mail-Flut gewandelt haben, ist der Urlaub mit all seiner Entspannung und Erholung (fast) mit einem Schlage vergessen. Die Realität des Arbeitsalltags hat Sie wieder.

 

Doch bevor Sie frustriert – und vor allem mühsam – sich Klick für Klick durch all die E-Mails arbeiten, sollten Sie lieber systematisch vorgehen. Denn so lässt sich die E-Mail-Flut nach Ihrem Urlaub bestens bewältigen und beherrschen. Die folgenden Tipps verraten Ihnen, wie es Ihnen gelingt.

   



 

E-Mail-Flut nach dem Urlaub bewältigen: 3 Tipps unterstützen Sie dabei

Tipp 1: Ordnen lassen

Unabhängig davon, bei welchem E-Mail-Anbieter Sie Ihr E-Mail-Postfach eingerichtet haben, haben Sie die Gelegenheit sich Ihre E-Mails ordnen zu lassen. In der Regel werden die E-Mails gruppiert nach dem Datum angezeigt, an dem die E-Mail-Nachricht empfangen wurde. In Outlook können Sie beispielsweise einzelne Datums-Gruppen ausschließen (also reduzieren), indem Sie auf das Plus- bzw. Minus-Zeichen klicken, das neben der Datums-Anzeige steht, um sich auf diese Weise nur einen Tag anzeigen zu lassen.

 

Oder Sie lassen Ihren E-Mail-Anbieter die E-Mail-Nachrichten nach Empfänger sortieren. Klicken Sie dafür bei web.de auf Sortierung und dann auf Absender. Bei Outlook auf der Registerkarte Ansichten auf den Befehl Anordnen nach und legen dann das Sortierkriterium fest.

 

Solch eine Sortierung hat den Vorteil, dass Sie schnell Ihre E-Mails en bloc sichten können, um so Anfragen von Kollegen oder Kunden schneller lesen und bearbeiten zu können.

 

Tipp 2: Ordner anlegen

Legen Sie sich neue Ordner in Ihrem E-Mail-Postfach an. Unterscheiden Sie nach Projekten, Aufgaben, Kunden oder auch unbekannten Anfragen. Schieben Sie die einzelnen E-Mails in den jeweiligen Ordner. So können Sie projekt- und aufgabenbezogen Ihre E-Mails beantworten – und müssen sich nicht ständig gedanklich neu orientieren.

 

Tipp 3: Betreffs prüfen

Nutzen Sie die Angaben in der Betreffzeile, um erste Einschätzungen über den Inhalt und dessen Dringlichkeit zu erhalten. Haben Sie Ihre E-Mails nach dem Absender sortiert, können Sie auf diese Weise auch rasch erkennen, ob sich eine Anfrage wiederholt – und diese dann löschen. 

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