Umschlagablage nutzen: So organisieren Sie Ihre Geschäftsreisen sinnvoller

Bereits Wochen oder Monate vor jeder Geschäftsreise sammeln sich Dokumente an: Fahrscheine, Adressen, Notizen. Da wird die Organisation der nach und nach entstehenden Papiere meist zu einer Herausforderung. Erleichtern Sie sich diese durch den Einsatz der Umschlagablage – und stellen Sie so sicher, dass Sie wirklich alle Unterlagen beisammen haben, wenn Sie Ihre Geschäftsreise starten.

Wer viel geschäftlich unterwegs ist, weiß, wie viele Unterlagen sich bereits im Vorfeld ansammeln können. Von den Informationen zur Messe über die Reservierungsbestätigungen hin zu Adressen und Briefen. Meist werden dann die unterschiedlichen Dokumente auch in unterschiedlichen Ordnern abgelegt. Verständlich, denn diese werden dem regulären Ablagesystem zugeordnet.

Für die Organisation Ihrer Geschäftsreise ist dies leider keine gute Lösung. Denn Sie werden einen Tag oder zwei Tage vor Beginn Ihrer Geschäftsreise mit der Zusammenstellung – vielleicht sogar der Suche – der einzelnen Dokumente verbringen. Die effektivere Alternative lautet: Bündelung. Sammeln Sie all Ihre Dokumente an einem Ort.

Mit der Umschlagablage gelingt Ihnen dies – einfach, mühelos und preiswert:

• Kaufen Sie sich mehrere große und stabile Briefumschläge im Format DIN B4 (250 x 353 Millimeter) oder DIN C4 (229 x 324 Millimeter). Alternativ können Sie auch größere Plastikmappen mit Deckelverschluss wählen.
• Schaffen Sie in Ihrem Regal, Ihrem Schrank oder direkt auf dem Schreibtisch für diese Umschläge Platz. Damit Sie die einzelnen Umschläge bequem aufstellen können, eignet sich entweder ein Briefständer oder ein Stehsammler.
• Für jede Reise verwenden Sie einen Umschlag. Auf die obere Ecke des Umschlages notieren Sie: Datum, Ort und Anlass der jeweiligen Reise. Am besten mit Bleistift, damit Sie den Umschlag später wiederverwenden können
• Tüten Sie alle Unterlagen und Dokumente, die zu dieser Reise entstehen, in den dazugehörenden Umschlag ein.

Sie haben so alles an einem Ort gesammelt. Dies erleichtert Ihre Kontrolle und gibt Ihnen eine schnelle Übersicht über Ihre Dokumente. Vor jeder Abreise brauchen Sie nur noch Ihre Unterlagen in Ihre Fächermappe einzuordnen.