GTD: Planen Sie doch von hinten nach vorne

Geraten Sie trotz Auflistung aller Ihrer Aktivitäten immer wieder in zeitlichen Stress? Erledigen Sie des Öfteren Teilaufgaben, die eigentlich erst zu einem späteren Zeitpunkt sinnvoll wären? Machen Sie dadurch manches doppelt? Halten Sie deshalb eine zeitliche und eine inhaltliche Anordnung ein – Sie werden dadurch effizienter und reduzieren Ihren Stress.

Viel zu oft verlaufen jedoch die Arbeitstage chaotisch. Trotz Aktivitätenliste, deren einzelne Aufgaben brav auf die tägliche To-do-Liste übertragen wurden, scheint die Zeit davon zu rennen.

Beispiel:

Sie hatten sich vorgenommen, die Präsentationsfolien mit den Diagrammen für das Meeting morgens auszudrucken. Dabei fällt Ihnen ein, dass dringend die neue Version des Grafikprogrammes installiert werden muss, um die Diagramme überhaupt ausdrucken zu können. Nach kurzer Suche findet sich endlich die Update-CD, die Installation verläuft problemlos, nur als Sie mit der neuen Version arbeiten möchten, stellen Sie mit Schrecken fest: Neue Befehle – nichts funktioniert mehr wie zuvor. Wieder wird gesucht – nach dem Handbuch -, als das Telefon klingelt und Ihr Vorgesetzter Ihnen mitteilt, dass das Meeting bereits angefangen hat. Sie sausen los – natürlich ohne die wichtigen Präsentationsfolien.

Kein Einzelfall. Und jeder hat diesen zeitlichen Trubel schon erlebt. Die eigene Planung kippt. Die Ursache ist einfach: Es wurden nicht die richtigen Dinge zur richtigen Zeit getan. Im Klartext:

Ihnen fehlte die zeitliche und inhaltliche Anordnung Ihrer Aktivitäten.

Bringen Sie deshalb Ordnung in Ihre Aktivitätenliste – und zwar von hinten nach vorne.

• Kontrollieren Sie, dass Ihre Aktivitätenliste wirklich vollständig ist.
• Terminieren Sie alle Aktivitäten, falls Sie dies noch nicht getan haben.
• Notieren Sie stets den Zeitbedarf, den Sie für die einzelne Aufgabe benötigen und einplanen.
• Überlegen Sie, welche natürliche Reihenfolge die einzelnen Aktivitäten mit den jeweiligen Realisierungsschritten aufweisen. Es nützt wenig, mit dem Schreiben des Berichtes zu beginnen, wenn Ihnen noch dazu Unterlagen von Ihrem Kollegen fehlen.
• Planen Sie deshalb Ihre Aktivitäten auch inhaltlich: Was muss zuerst erledigt werden? Was baut auf diesen Schritt auf? Was müssen Sie besorgen, um effizient arbeiten zu können?
• Verteilen Sie jetzt die einzelnen Arbeitsschritte auf Ihre Zeit. Dank der Festlegung Ihres Zeitbedarfs wissen Sie, wie viele Stunden oder Tage Sie für die jeweilige Aufgabe benötigen werden. Vergessen Sie nicht, einen Zeitpuffer einzuplanen.
• Gehen Sie bei Ihrer zeitlichen Planung von hinten nach vorne vor, d.h. Sie beginnen mit der Deadline und rechnen dann die Tage und Stunden zurück, um zu erkennen, wann Sie in jedem Falle mit der Aufgabe beginnen müssen.
  Der Vorteil: Sie verankern den zeitlichen Rahmen. So kommen Sie nicht in Versuchung, später zu beginnen, weil Sie denken: „Ach, bis zum Ende des Monats ist ja noch lange hin.“