Meine Projektziele vermehren sich ständig!

12. Februar 2014

Frage trifft Antwort im Projektmanagement

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Meine Projektziele vermehren sich ständig - was tun? business-netz.com

Ihre Frage:

„Ständig heißt es, können Sie diese oder jene zusätzliche Aufgabe auch noch im Rahmen des Projekts erledigen? Und es tut uns leid, aber Ihre Ressourcen und Budget können wir deshalb nicht aufstocken. Kurzum, immer mehr ToDos bei gleichbleibenden Ressourcen. Wie soll das denn gehen?“

Herr M. Imhäuser, Dipl. Ing. Architekt, Projektentwickler

Projektmanagement-Expertin Bianca Fuhrmann:

Als Projektmanager verlangt man von Ihnen, allzeit das Beste aus den begrenzten Ressourcen zu holen um meist sehr ambitionierte Ziele zu erreichen. Viele Projektmanager verbiegen sich förmlich, um die Ziele und die Zielerweiterungen noch irgendwie zu erreichen. Aber hexen können Sie auch nicht. Also wie machen es diejenigen, die den Spagat, zwischen Wunschzielen und realen begrenzten Ressourcen und Budget, gelernt haben? Sind sie wirklich so gelenkig oder haben sie ein anderes Geheimnis?

Ja, das haben sie.

Es ist der Betrachtungswinkel und die Herangehensweise, Ziele nicht um jeden Preis erreichen zu wollen.

Betrachten Sie doch mal Ihr Projekt als ein Formel-1-Rennen.

Hier ist es das Ziel, als erster die Zielflagge zu sehen, aber ...

ohne das dabei jemanden zu Schaden kommt, denn ohne Fahrer hat man niemanden der das Projekt zum Ziel führt,
ohne die entsprechenden menschlichen und materiellen Ressourcen zu überstrapazieren, denn ohne Fahrzeug oder Crew hat man keine Unterstützung, und vor allem
ohne das Budget zu überreizen, denn ohne Geld kein Projektvorhaben.

Klar werden im Motorsport auch Risiken eingegangen, aber diese sind wohl kalkuliert und die Grenzen für alle Beteiligten bekannt und akzeptiert. Schließlich wollen der Rennstall und die Fahrer nur zwei Dinge, erstens dass aktuelle Projekt und zweitens noch viele weitere Projekte erfolgreich beenden. Also eigentlich nichts anderes wie wir alle in unseren Projekten.

Die Rahmenbedingungen müssen stimmen

Um ein Rennen gewinnen zu können, müssen aber von Anfang die Rahmenbedingungen stimmen. Wie beispielsweise:

Der Fahrer, also der Projektleiter, muss wissen was er kann und wie er bei unterschiedlichen Situationen optimal reagiert.
Der Wagen, also Ihr Projektmanagement, muss gut in Schuss sein und auf dem neusten Stand der Technik- und Methodik sein.
Der Tank muss voll sein, so dass alle Projektmitarbeiter loslegen können und nicht auf halber Strecke liegen bleiben.
Das Öl muss zum Motor, oder die gewählten Materialen zum Wagen passen und somit die optimalen, materiellen Ressourcen abbilden.
Die Bereifung, also die Dinge die den Erfolg wesentlich mitbestimmen, müssen auf die Anforderungen abgestimmt und so gewählt werden, dass man damit nicht vom Plan abkommt.
Die Crew, also Ihr Projektteam, muss zu den Herausforderungen passen und den Projektplan mittragen.
Die Teammitglieder müssen ein eingespieltes Team sein, sonst verlieren Sie kostbare Zeit beim Boxenstopp und Projektmeetings.
Die Straße muss Leitplanken haben, damit Sie immer auf dem Weg bleiben. Sonst werden unnütze Kilometer geschunden um wieder auf Plan zu kommen.
Die Risiken müssen für alle bekannt sein, damit man entscheiden kann, ob man das Vorhaben in Angriff nimmt, es ein Himmelsfahrtkommando wird oder ob Frühwarnindikatoren, wie beispielsweise ein Ölfilm auf der Straße, einen Kurswechsel benötigen.
Das eigentliche Ziel und die Nicht-Ziele müssen für alle transparent sein. Also was wollen Sie mit dem Projekt erreichen und was soll das Projektziel nicht abdecken.

Der souveräne Umgang mit den Rahmenbedingungen macht den Unterschied.

Sie sehen: Projektmanagement ist keine Hexerei, sondern ein souveräner Umgang mit den Rahmenbedingungen.

Wenn Sie diese kennen, können Sie auch damit arbeiten. Sie wissen genau, ob weitere ambitionierte Ziele noch zu Ihrem Vorhaben passen oder ob Sie die Projektstraße verlassen werden, Sonderrunden drehen oder Ressourcen unweigerlich anpassen müssen.

Wenn Sie einen Rennboliden lenken wollen, dann brauchen Sie die maximale Transparenz über Ihr Vorhaben, die Souveränität, das Projekt zu führen und entsprechend zu handeln.

Ich habe noch ein Geheimnis:

Rennfahrer mit klarem Kopf und Verstand sind die echten Gewinner, also die, die auch das Renngeschäft überleben. Sie machen rechtzeitig einen Boxenstopp, zeigen die Konsequenzen auf oder wechseln die „Bereifung“ um dem eigentlichen Ziel „zu gewinnen“, treu zu bleiben.

„Hingeworfene“ Zielerweiterungen veranlassen diese Projektleiter, dass Vorhaben noch mal zu überdenken. Wenn notwendig, wird die gelbe Flagge geschwenkt, damit dadurch auf die Gefahrensituationen und die Konsequenzen hingewiesen werden kann. Diese Projektleiter schicken in letzter Konsequenz auch das Safety Car auf die Strecke, stoppen vorrübergehend damit das Projektvorhaben und sichern so das eigentliche Ziel vor weiteren gefährlichen Überholmanöver ab.

In diesem Sinne, verschaffen Sie sich die notwendige Klarheit über Ihre Rahmenbedingungen. Sorgen Sie gegenüber Ihrem Team und denjenigen, die gerne die Ziele aufstocken würden, für die notwendige Transparenz zu Ihrem Projektvorhaben.

Und machen Sie vor allem einen Boxenstopp, wenn es mal wieder heißt „können Sie dieses Thema auch noch im Projekt erledigen?

Ihre Bianca Fuhrmann

Das Buch zum Thema:

Projekt-Voodoo®: Wie Sie die Tücken des Projektalltags meistern und selbst verfahrene Projekte in Erfolge verwandeln. Es ist der Krisen- und Konfliktmanagement-Ratgeber für Projektleiter und Führungskräfte.