Höllenstress zum Projektende – muss das sein?

Frage trifft Antwort im Projektmanagement

Ihre Frage:

„Warum wird es zum Projektende immer so hektisch? Egal, wie sorgfältig ein Projekt geplant wurde, gegen Ende bricht meistens der Höllenstress aus. Ist das normal oder kann ich etwas dagegen tun?"

Herr M. Mitterwald , Projektleiter IT-Branche

Projektmanagement-Expertin Bianca Fuhrmann: 

Vorab die gute Nachricht – und bitte fressen Sie mich wegen dieser Aussage nicht gleich auf: Stress ist eigentlich etwas Großartiges. Seit Tausenden von Jahren bewahrt er uns vor dummen Fehlern und lebensbedrohlichen Konsequenzen und gibt uns die richtige Energie, noch rechtzeitig vor dem Säbelzahntiger zu flüchten. So die Theorie, beziehungsweise so das Grundbedürfnis, das Überleben der Menschheit zu sichern. In gewisser Weise trifft das auch noch heute zu. Und glauben Sie mir: Die Urzeit ist noch nicht vorbei. Nur müssen wir das Thema Projektstress etwas differenzierter betrachten. Und deshalb ist es für jeden Projekteiter essenziell, zu wissen, was die Folgen von zu viel Druck, Angst und Stress sein können.

Das Reptiliengehirn – katapultiert uns in die Urzeit!

Je nach Stresslevel wird unsere gesamte Gehirnleistung auf ca. 20 Prozent reduziert und für die Funktionen bereitgestellt, die das Überleben sichern, wie beispielsweise Flucht, Starre und Angriff. 

Das sind uralte Mechanismen aus unserer menschlichen Urzeit, die im Ernstfall immer funktionieren. Hierfür tritt der älteste Teil unseres Gehirns, das Stammhirn, welches auch umgänglich Reptiliengehirn genannt wird, in den Vordergrund. Übersetzt in den Projektalltag bedeutet dies beispielsweise:

• Kampf: macht Kollegen angriffslustig und aggressiv
  Plötzlich wird aus einer Mücke ein Elefant. Diese Projekte werden dann besonders häufig sabotiert.
• Flucht: treibt Projektmitarbeiter in die Abwesenheit oder in ein Suchtverhalten
  Der Krankheitsstand schnellt in die Höhe, es treten vermehrt Kopfschmerzen oder Magen-Darm-Probleme auf oder der Kaffee-, Pizza- und Schokoladenkonsum steigt ins Unermessliche.
• Starre: führt zu dogmatischem Festhalten an Richtlinien und Prozessen und resultiert im Dienst nach Vorschrift.
  Besonders verheerend wird es für das Projekt, wenn es zur Verleugnung von Problemen kommt und die Resignation und Duldung von Krisensituationen an der Tagesordnung ist.

Sie sehen also: Herrscht in einem Projekt über längere Zeit Stress, zermürbt das über kurz oder lang das gesamte Projektteam.

Unter diesen Erkenntnissen stellt sich natürlich die Frage, warum ist es besonders zum Projektabschluss häufig so extrem stressig.

Im Grunde müssen wir hierzu drei Fälle genauer beleuchten: 

1. Die Sozialkomponente von Stress

Das mag sich vielleicht für den ein oder anderen wie ein schlechter Scherz anhören, aber in machen Unternehmen gibt es wirklich das Phänomen, dass man sein Projekt nicht ordentlich führt, wenn man nicht eine erhöhte Betriebsamkeit an den Tag  legt oder eine gehörige Portion Stress hat und diesen auch verbreitet. Das tägliche Stöhnen über den schlimmen Projektstress ist selbstredend und gehört zum feinen Umgangston in diesen Unternehmen.

Mein Tipp: Überdenken Sie die Unternehmenskultur!

Passt diese Unternehmenskultur wirklich zu Ihrer Art und Weise, wie Sie Projekte leiten? Wenn ja, dann müssen Sie sich damit abfinden, dass Stress Ihr Freund ist. Denn jegliche Methode zur Reduzierung von Stress oder zur Verbesserung der Projektplanung würde lediglich dazu führen, dass Sie als Projektleiter nicht mehr anerkannt wären. Und das würde für Sie noch mehr Stress bedeuten. Also, Augen zu und durch.

2. Der hausgemachte Stress

Dieser Stressfall kommt oft aus dem Faktor Angst. Ich erlebe ihn relativ häufig, wenn das Projekt besonders große Eingriffe in zentrale Software-Komponenten darstellt oder der Ausgang des Projektes die  Unternehmensexistenz negativ beeinflussen kann. Also immer dann, wenn alles wirklich zu 150 Prozent gut laufen muss. Dann kommen oft gegen Ende des Projektes die Zweifel, ob man auch wirklich an alles gedacht hat.

Mein Tipp: Sorgen Sie für genügend Sicherheit von Anfang an.

1. Investieren Sie in eine gute und ausführliche Planung.
2. Machen Sie in regelmäßigen Abständen einen Realitätscheck und überprüfen Sie, am besten durch projektfremde Kollegen, ob Ihr Plan noch aktuell ist. Damit reduzieren Sie den gefährlichen Faktor der Betriebsblindheit.
3. Führen Sie mit genügend Vorlauf vor dem Projektende einen Workshop durch, in dem Sie sich über die potenziellen Gefahren zum Projektende bewusst werden und entsprechende Gegenmaßnahmen aufstellen können.

3. Der real existierende Stress, weil eine Projektkrise droht

Nun kommen wir zu dem Punkt, wo Stress wirklich eine Daseinsberechtigung im Projekt hat, aber leider nicht nützlich ist. Denn wie bereits zu Beginn dargestellt, schränkt Stress doch deutlich unsere Denk- und Handlungsfähigkeit ein. 

Mein Tipp: Kommen Sie wieder ins Handeln!

1. Vermeiden Sie blinden Aktionismus und bewahren Sie Ruhe!
2. Verschaffen Sie sich schnellstmöglich einen Überblick über die kritische Situation.
3. Fokussieren Sie Ihr Interesse auf diese Situation und kümmern Sie sich zu hundert Prozent um die Projektkrise.
4. Stellen Sie andere Themen nach hinten.
5. Werfen Sie Ballast, wie unnötige Reportings oder das noch „röter“ Ausmalen der Projektstatusampel, ab.
6. Analysieren Sie das Problem.
7. Erarbeiten Sie Handlungsoptionen.
8. Handeln Sie!

Das oberste Gebot in solch einer real bedrohlichen Situation ist es, sich schnellstmöglich Klarheit darüber zu verschaffen, was die Krise auslöst und welche Handlungsoptionen bestehen. Sorgen Sie anschließend dafür, dass Sie so schnell wie möglich wieder ins Handeln und in die Normalität kommen, damit der Stresslevel wieder auf ein gesundes Niveau sinkt. Denn nur so können Sie wirklich mit Ihrer gesamten geistigen Rechenleistung das Problem angehen. 

Sie sehen: Stress ist in lebensbedrohlichen Situationen hilfreich, aber im Projektalltag ist er mehr als hinderlich und absolut nicht zielführend.
Schauen Sie einfach mal, welche der drei Fälle für Sie zutreffen, und packen Sie die auslösenden Faktoren an den Hörnern, denn Stress muss in der Regel nicht sein.

Mein besonderer Tipp:

Wenn Sie mehr zum Thema Umgang mit Stress in Projekten erfahren wollen, können Sie dies in meinem Projekt-Voodoo®-Buch im Kapitel 2.3 tun. Dieses zeigt Ihnen, wie Sie mit einer Antistressstrategie und einem Notfallplan wieder Herr über Ihr Projekt werden und wie Projektstress zukünftig keine Chance mehr hat.

Ihre Bianca Fuhrmann

Das Buch zum Thema:

Projekt-Voodoo®: Wie Sie die Tücken des Projektalltags meistern und selbst verfahrene Projekte in Erfolge verwandeln. Es ist der Krisen- und Konfliktmanagement-Ratgeber für Projektleiter und Führungskräfte.