Buchführung für Selbstständige: So einfach kann es sein!

Die Buchführung für Selbstständige kann ein Graus sein, für Handwerker ist diese oft besonders schwierig. Aber wer macht das schon gerne? Die Lösung liegt in einfach zu bedienenden (Unter-)Programmen, die die Verwaltung eines Selbstständigen erheblich vereinfachen.

Warum sollten Sie als selbständiger Dienstleister Fachwissen in der Buchhaltung aufbauen? Selbstständige können heute auch ohne Fachkenntnisse gut funktionierende Softwaremodule nutzen - denken Sie beispielsweise an ein Rechnungsprogramm für Handwerker. Lesen Sie hier, was es können sollte und warum.

Was sollte ein einfaches Fakturierungsprogramm leisten können?

Ein einfaches Rechnungsprogramm muss natürlich die Grundvoraussetzungen für eine korrekte Buchführung erfüllen. Dazu gehört die Möglichkeit, Kundendaten zu erfassen, ein Angebot zu erstellen und schließlich einen Lieferschein und eine Rechnung zu versenden. Aber natürlich gibt es noch andere Aspekte, mit denen man sich als Selbständiger auseinandersetzen muss.

Manchmal müssen Sie Kundendaten schnell ändern oder ein Angebot anpassen. Vielleicht benötigen Sie von Zeit zu Zeit alternative Artikel, die aber nicht im Angebotspreis enthalten sein dürfen? Oder Sie müssen Teillieferscheine und Teilrechnungen ausstellen, Zahlungserinnerungen und Mahnschreiben vorbereiten oder ein bestimmtes Projekt über ein, zwei oder drei Jahre hinweg überprüfen, um z. B. Folgearbeiten abzuschließen. Ein Rechnungsprogramm für Handwerker muss all dies leisten können. Und... Sie müssen die Daten schnell und intuitiv verstehen. Gute, produktive Programme brauchen keine überflüssigen Funktionen oder ein Übermaß an Schaltern und Tasten. Sie wollen sofort das tun, was in diesem Moment wichtig ist.

Und speziell für Kunsthandwerker?

Ein solches Fakturierungsprogramm muss in der Lage sein, die soeben erwähnten Funktionen zu erfüllen, und darüber hinaus noch einige weitere. Handwerker sind oft auf einer Baustelle. Deshalb muss das Programm auch mobil sein. Damit ist das Rechnungsprogramm jederzeit und überall zugänglich. Auf diese Weise kann ein Handwerker Änderungen und Zusatzvereinbarungen sofort eingeben und anwenden. Nichts wird vergessen!

Ein Fakturierungsprogramm für Handwerker muss auch Vorauszahlungen verarbeiten können. Es ist üblich, dass Kunden eine Anzahlung leisten, bevor sie einen Auftrag ausführen. Es muss auch in der Lage sein, Rechnungsadressen und z.B. Hofadressen getrennt anzugeben. Der eindeutige Verweis auf die eigene Artikeldatei ermöglicht es Ihnen, relevante Produktinformationen, die in der Arbeitsmappe gespeichert sind, später schnell und einfach wiederzufinden. Ein wesentliches Merkmal ist die elektronische Übermittlung von Rechnungen an Kunden sowie die automatische Verarbeitung von Zahlungen. Und nicht zu vergessen: die automatische Verbindung zum Buchhalter. Die Daten aus Rechnungen und Zahlungen müssen vollautomatisch dort landen. Auf diese Weise werden Sie und Ihr Buchhalter viel Zeit sparen.

Warum ist internetbasierte Software ein Muss?

Es lohnt sich, ein Programm zu verwenden, das auf einem Cloud-Server läuft. Erstens kann es von überall aus aufgerufen und genutzt werden. Außerdem wird Ihnen viel Arbeit abgenommen und Sie müssen sich keine Sorgen mehr um die Geräte machen, denn ein cloudbasiertes Fakturierungsprogramm bietet selbst zeitnahe und sichere Backups, falls etwas schief geht.

Viren, Hackerangriffe, Malware und Datenschutz liegen in den Händen des Softwareanbieters. Darüber wollen Sie sich nicht den Kopf zerbrechen, denn Sie haben mit Ihren eigenen geschäftlichen Aufgaben und Aufträgen mehr als genug zu tun.

Die Kosten sind sicherlich kein Hindernis. Eine Cloud-Version kostet immer viel weniger als der Aufbau und die Wartung einer eigenen Backup-Infrastruktur. Allein die Arbeitsstunden, die Sie sonst für Ihre Computer-Infrastruktur aufwenden müssten, sind reiner Gewinn.

Fazit

Ein einfach zu bedienendes, funktionell starkes Rechnungsprogramm für Handwerker ist Gold wert. Wenn es die wesentlichen Funktionen zum Erstellen und Versenden von Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen schnell und gut erledigt, liegt der Mehrwert auf der Hand. Der Preis für eine ständig aktualisierte und sichere Version eines solchen Programms ist niedrig, wenn Sie sich für ein Abonnementmodell eines Online-Anbieters entscheiden.