Steuerfreie Betriebsfeiern – So geht’s richtig

Seit 01.01.2015 wurden die die Voraussetzungen für die Steuerfreiheit von Betriebsfeiern (Betriebsveranstaltungen) erstmals gesetzlich klar gestellt. Bis Ende 2014 galt eine sogenannte 110-Euro-Freigrenze, die von einem 110-Euro-Freibetrag abgelöst wurden. Was für steuerliche Laien nach Haarspalterei klingt, hat für die Praxis der Lohnsteuer der teilnehmenden Arbeitnehmer dagegen gravierende Auswirkungen.

Zollkodexgesetz bezieht sich auch auf die Lohnsteuer

Die gesetzliche Regelung ist die Reaktion des Gesetzgebers auf die aktuelle BFH-Rechtsprechung zu Betriebsveranstaltungen. Mit dem „Gesetz zur Anpassung der Abgabenordnung an den Zollkodex der Union und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften“, haben sich auch die Vorschriften für Betriebsveranstaltungen (Korrekte Definition: vom Arbeitgeber finanzierte Veranstaltungen auf betrieblicher Ebene mit gesellschaftlichem Charakter) geändert. Wenn der Begriff der Betriebsveranstaltung erfüllt ist, ist die Lohnsteuerfreiheit der vom Arbeitgeber anlässlich einer solchen Veranstaltung gewährten Zuwendungen nach den gesetzlichen Vorgaben ab Jahresbeginn 2015 nur noch an zwei Kriterien geknüpft. Beim Arbeitnehmer gelten die Kosten einer Betriebsveranstaltung dann nicht als lohnsteuerpflichtig, wenn

• die betragsmäßige Obergrenze von 110 Euro - inklusive Umsatzsteuer - pro Veranstaltung und teilnehmendem Arbeitnehmer nicht überschritten ist und
• nicht mehr als zwei begünstigte Veranstaltungen pro Jahr durchgeführt werden.
  
  
  
   

So berechnen Sie den 110-Euro-Freibetrag

Aus Vereinfachungsgründen berechnet das Finanzamt den 110-Euro-Freibetrag nach den insgesamt für die Betriebsveranstaltung angefallenen Aufwendungen und dem sich rechnerisch ergebenden Pro-Kopfanteil für den teilnehmenden Arbeitnehmer. Allerdings gibt es hier auch einen Wermutstropfen - entgegen der bisherigen BFH-Rechtsprechung verlangt der Gesetzgeber die Anrechnung aller Aufwendungen des Arbeitgebers einschließlich Umsatzsteuer auf den Höchstbetrag, die durch die begünstigte betriebliche Veranstaltung anfallen. Dabei ist es gänzlich unerheblich, ob die Kosten jedem Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können. In Übereinstimmung mit der bisherigen Verwaltungsauffassung wird auf die tatsächlichen Teilnehmer abgestellt.

Tipp

Um bei einer ggf. erfolgenden Lohnsteuer-Außenprüfung die Anzahl der Teilnehmer an der Betriebsveranstaltung nachweisen zu können, sollten Sie eine entsprechende Teilnehmerliste erstellen und diese als Beleg zum Lohnkonto nehmen.

Begleitpersonen werden dazugezählt

Neben den Ausgaben für den konkreten Mitarbeiter können auch Aufwendungen lohnsteuerfrei bleiben, die für dessen Partner, Kinder oder andere Begleitpersonen entstehen.

Aufpassen

Die Kosten für die teilnehmenden Begleitpersonen müssen allerdings – entsprechend der bisherigen Verwaltungspraxis - jeweils dem Arbeitnehmer auf dessen Höchstbetrag angerechnet werden (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a Satz 1 EStG), sie können nicht um die Anzahl der teilnehmenden Angehörigen vervielfacht werden.

Tipp

Um die 110-Euro-Freigrenze einzuhalten, sind vielerlei Einsparungen möglich. So kann bspw. anstelle einer kompletten Feier in einem auswärtigen Lokal auch eine Veranstaltung in einem Zelt mithilfe eines Caterers auf dem eigenen Betriebsgelände kostengünstig durchgeführt werden.

Nur Geschenke unter 60 Euro machen

Geschenke im Wert von mehr als 60 Euro, die die Mitarbeiter im Rahmen einer Betriebsveranstaltung erhalten, müssen seit Jahresbeginn 2015 in die Prüfung des 110-Euro-Freibetrags einbezogen werden. Dadurch können die Gesamtkosten den Freibetrag schneller überschreiten. Bisher blieben diese Geschenke bei der Berechnung außen vor und konnten die Steuerfreiheit der Betriebsveranstaltung nicht gefährden, da sie gesondert besteuert werden.

Lohnsteuerpauschalierung nutzen

Wenn es sich um eine nicht begünstigte Betriebsveranstaltung handelt – bspw. weil der Gesamtbetrag von 110 Euro überschritten wurde- ist seit 2015 nur noch der übersteigende Teilbetrag der Zuwendungen lohnsteuerpflichtig. Die Lohnsteuer für den steuerpflichtigen Teil von Betriebsfeiern kann so - wie bisher auch schon  - vom Arbeitgeber mit 25 Prozent pauschal lohnversteuert werden.

Weiterführende Informationen

Noch mehr Details und anschauliche Beispiele bietet dieses kostenlose E-Book zum Thema „Wie Sie die Weihnachtsfeier mit Ihren Mitarbeitern sorglos und steuerfrei gestalten können“. Hier erfährt man beispielsweise, wie man durch die Zusammenlegung einer Betriebsfeier mit einer Fortbildung die Reisekosten unabhängig vom Freibetrag steuerfrei verbuchen kann oder warum es sinnvoll sein kann, Weihnachtsgeschenke erst nach der Feier zu verteilen.