Aussteller aufgepasst: Bei einer Messeteilnahme drohen Steuerfallen

Für viele Unternehmer und Selbständige ist eine Messepräsenz unverzichtbar – schließlich können sie so ihre Waren und Dienstleistungen präsentieren, eine Vielzahl von Kunden unmittelbar erreichen und mit ihnen in direkten Kontakt treten.  

Nicht alle Messekosten sind als Betriebsausgaben abziehbar

Die meisten Messeausteller denken, dass Messekosten grundsätzlich als Betriebsausgaben bei der Einkommensteuer abziehbar sind.  Dies trifft für bestimmte Aufwendungen grundsätzlich zu. Darunter fallen u. a.

• Fahrt- und Transportkosten
• Standgebühren
• Miete für Mobiliar
• Aufwendungen für Strom, Gas, Wasser und/oder Telekommunikationseinrichtungen
• Reinigungsaufwand
• Überlassung technischer Ausstattungsgeräte (Beamer, Leinwände, Bildschirme, Audioanlagen)
• Werbekostenzuschüsse für Kataloge, Werbeplakate oder Internetauftritt
• Verpflegungskosten für das Standpersonal oder Kunden.

Aufpassen

Auch wenn hier die Anerkennung als Betriebsausgaben unproblematisch ist, müssen Sie die entsprechenden Rechnungen und Belege unbedingt dokumentieren. Je größer der finanzielle Aufwand,  desto interessanter wird es für das Finanzamt.

Werbegeschenke können teuer werden

Unkritisch sind sogenannte „Streugeschenke“. Das sind Werbegeschenke im Wert von bis zu 10 Euro. Hier ist es nicht nötig, diese einzeln zu verbuchen. Anders sieht es bei Geschenken bis zu 35 Euro aus. In diesen Fällen ist eine getrennte Liste mit Namen und Anschrift der Empfänger zu führen.

Wichtiger Hinweis

Für die meisten Unternehmen dürfte die 35 Euro-Grenze eine Nettowertgrenze darstellen. Nur wenn der Schenker nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt ist (Kleinunternehmerprivileg, Ärzte etc.), gelten 35 Euro brutto.

Übersteigen die Werbegeschenke die 35 Euro-Grenze, lehnt der Fiskus den Betriebsausgabenabzug grundsätzlich ab. Das Gleiche passiert auch, wenn mehrere Geschenke beim einzelnen Geschäftspartner die 35 Euro im entsprechenden Veranlagungsjahr überschreiten.

Tipp

Die 35 Euro-Grenze gilt aber dann nicht, wenn das Geschenk für den Empfänger ausschließlich rein beruflich nutzbar ist (bspw. Fachbücher, spezielle Software o. ä.).

Zum Betriebsausgabenabzug berechtigen  in aller Regel auch die immer beliebter werdenden geführten Touren  für Messekunden. Hier organisiert ein externer Veranstalter die sogenannten „guided Tours“ auf Kosten des Messeaustellers.

Externe Bewirtung wird nicht voll berücksichtigt

Wenn der Geschäftspartner nicht am Messestand sondern in einem Restaurant verköstigt wird, liegt für das Finanzamt eine sogenannte „geschäftlich veranlasste Bewirtung“ vor. Der Betriebsausgabenabzug ist hier nur zu 70 Prozent als Betriebsausgabe abziehbar. Die typischen Häppchen oder Gebäckstücke am Stand sind dagegen vollständig abziehbar.

Verlosungen sind gefährlich

Wie riskant Verlosungen sein können, macht ein vor dem Finanzgericht (FG) Köln verhandelter Fall deutlich. Ein Computerunternehmen hatte eine Hausmesse veranstaltet und lud dazu ca. 1.300 Bestandskunden und potenzielle Neukunden ein. Mit der Eintrittskarte konnten diese an einer Verlosung von fünf Pkw im Wert von je 13.200 Euro teilnehmen. Voraussetzung war, dass die Kunden persönlich bei der Messe erschienen. Das Finanzamt versagte den Betriebsausgabenabzug der Anschaffungskosten für die Fahrzeuge komplett. Die diesbezüglichen Anschaffungskosten dürften  nur steuerlich geltend gemacht werden, wenn sie nicht mehr als 35 Euro pro Person betragen hätten. (§ 4 Abs. 5 S. 1 Nr. 1 EStG). Nicht der gewonnene Pkw, sondern die in den Losen verkörperte Gewinnchance sei für den Betriebsausgabenabzug maßgeblich. Der Wert der Loschance ergibt sich aus dem Gesamtgewinn, geteilt durch die aktivierten Lose. Die Richter bezifferten den Wert hier auf ca. 49 Euro (FG Köln, Urteil vom 26.09.2013; Az.: 13 K 3908/09).

Tipp

Steuerrechtlich hat hier dem Unternehmen der konkret zählbare Kundenkreis das Genick gebrochen.  Wäre dies nicht der Fall gewesen (d. h. ein unbeschränkter Kundenkreis hätte teilnehmen können), dürfte dem Betriebsausgabenabzug m. E. nicht im Wege stehen.