Geschenke für Kunden und Mitarbeiter: So klappt‘s auch mit der Pauschalbesteuerung

Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft ...

das ist im geschäftlichen Umfeld nicht anders als im Privatbereich.

Gerade in kleinen Firmen sind sich viele Verantwortliche allerdings unsicher, wie sie denn eigentlich mit dem „Steuerproblem“ des Beschenkten bezüglich Werbegeschenken oder -artikel umgehen sollten. Eine der beliebtesten Lösungen ist sicherlich die sogenannte Pauschalbesteuerung der Sachzuwendungen – d. h. das schenkende Unternehmen übernimmt  durch Zahlung einer Pauschalbesteuerung in Höhe von 30 % die eigentliche Steuerverpflichtung des Beschenkten. Die teilweise unterschiedliche Behandlung durch die Finanzämter und -gerichte stiftete hier in der Vergangenheit allerdings reichlich Verwirrung. Ein BMF-Schreiben vom 19.05.2015 hat jetzt für Durchblick gesorgt.

Das Problem: Steuerpflicht des Beschenkten bei Sachzuwendungen

Macht ein Unternehmen Geschäftsfreunden bzw. Mitarbeitern Geschenke, können diese bei den Empfängern zu steuerpflichtigen Einnahmen führen. Da diese Besteuerung beim Empfänger aber oftmals unterbleibt, hat der Gesetzgeber vor einigen Jahren eine Pauschalierungsmöglichkeit durch den Schenker eingeführt – den § 37b EStG. Damit wird es dem zuwendenden Steuerpflichtigen (also dem Unternehmen) erlaubt, die Steuer auf Sachzuwendungen aus betrieblicher Veranlassung an Arbeitnehmer und Nichtarbeitnehmer pauschal mit 30 % (zzgl. Solidaritätszuschlag) zu übernehmen.

Wichtiger Hinweis

Die Anwendung der Pauschalbesteuerung ist ein Wahlrecht.

Als Bemessungsgrundlage dienen die Aufwendungen des Schenkers einschließlich der entsprechenden Umsatzsteuer. Die Abführung erfolgt für alle Zuwendungen in der Regel im Rahmen der Lohnsteueranmeldung. Mit dem BMF-Schreiben vom 19.5.2015 (IV C 6 - S 2297-b/14/10001) wurde das bisherig einschlägige BMF-Schreiben vom 29.4.2008 außer Kraft gesetzt, es ist in allen noch offenen Fällen anzuwenden.

Zeitpunkt der Wahlrechtsausübung

Oft lassen Unternehmen die mögliche Pauschalbesteuerung der Geschenke und Incentives offen. Das Thema tritt meist erst im Rahmen einer Lohnsteueraußenprüfung zu Tage nämlich dann, wenn der Außenprüfer entsprechende Sachzuwendungen entdeckt. Hier stellte sich bisher die Frage, ob das Wahlrecht überhaupt noch ausgeübt werden kann. Das BMF-Schreiben unterscheidet hier folgendermaßen:

• Bezüglich der  Geschenke an Dritte muss die Entscheidung zur Anwendung der Pauschalbesteuerung spätestens in der letzten Lohnsteuer-Anmeldung des Jahres der Zuwendung ausgeübt werden.
  

  
  Praxistipp
  Diese Voraussetzung ist laut BMF auch dann erfüllt, wenn eine geänderte Lohnsteuer-Anmeldung im Rahmen der Außenprüfung abgegeben wird.

• Bezüglich der Geschenke an eigene Mitarbeiter ist die Entscheidung zur Anwendung der Pauschalbesteuerung spätestens bis zur Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung zu treffen.
  
  Praxistipp
  Wenn bisher noch keinerlei Sachzuwendungen besteuert wurden und erst bei der Außenprüfung offenkundig werden, darf das Wahlrecht zur Pauschalbesteuerung aber (erstmalig) noch geltend gemacht werden.

Empfänger im Ausland und Private

Bisher hat die Finanzverwaltung alle Geschenke in die Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Pauschalsteuer einbezogen – unabhängig davon, ob der Empfänger überhaupt steuerpflichtig ist bzw. sie ihm überhaupt im Rahmen einer Einkunftsart zufließen. Jetzt ordnet das BMF ausdrücklich an, dass nur noch Zuwendungen zu erfassen sind, die beim Empfänger dem Grunde nach zu einkommensteuerbaren und einkommensteuerpflichtigen Einkünften führen- das heißt, dass Geschenke an nicht steuerpflichtige Ausländer und Privatkunden außen bei der Pauschalbesteuerung außen vor gelassen werden.

Streuwerbeartikel bleiben außen vor

Streuwerbeartikel und geringwertige Warenproben (Sachzuwendungen, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten 10 EUR (bei Vorsteuerabzugsberechtigung netto)) nicht übersteigen, können regelmäßig von der Pauschalsteuer nach § 37b EStG ausgenommen werden. Für die Aufwendungen für solche Streuwerbeartikel muss damit keine pauschale Steuer nach § 37b Abs. 1 EStG entrichtet werden. Diese Regelung ist laut aktuellem BMF-Schreiben trotz entgegenstehender Auffassung des BFH weiter anzuwenden. Wenn der Wert der Zuwendung also mehr als 10 € beträgt, handelt es sich nicht um einen Streuwerbeartikel - der Regelungsinhalt des  § 37b EStG ist daher anzuwenden. Hier finden Sie weitere Informationen zu steuerlich absetzbaren Streuwerbeartikeln.

Aufpassen

Die 10 €-Vereinfachungsregelung ist auf jede einzelne Zuwendung anzuwenden, unabhängig davon, ob der Empfänger zuvor bereits weitere Zuwendungen bis 10 € erhalten hat.

Bei der Prüfung der 10 €-Grenze wird vom Finanzamt auf den Wert des einzelnen Werbeartikels abgestellt. Dies gilt auch, wenn ein Zuwendungsempfänger mehrere Artikel erhält. Besteht der einzelne Werbeartikel aus einer Sachgesamtheit (bspw. Etui mit zwei USB-Sticks im Wert von jeweils 7,50 Euro), ist für die Prüfung der 10 €-Grenze der Wert der Sachgesamtheit maßgeblich.