Fahrtenbuch: Finanzamt verzeiht nur kleine Sünden

Beanstandet das Finanzamt die Einträge in Ihrem Fahrtenbuch, setzt es den Anteil für Privatfahrten pauschal fest. Die Arbeit eines ganzen Jahres ist futsch und darüber hinaus werden zumeist auch noch höhere Steuern für den Firmenwagen fällig. Die Rechtsprechung erwartet sorgfältige Aufzeichnungen

Bundesfinanzhof gibt Richtung vor

Der Begriff des ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs ist gesetzlich nicht näher bestimmt. Diese Lücke hat die Rechtsprechung geschlossen und die entsprechenden Anforderungen festgelegt (BFH, Beschluss vom 16.01.2009, Az.: VIII B 140/08).

Das bedeutet die Entscheidung

Die Aufzeichnungen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuch müssen inhaltlich so gestaltet sein, dass sie eine leichte und einwandfreie Überprüfung der Angaben ermöglichen. Dazu müssen die beruflich und privat zurückgelegten Fahrtstrecken gesondert und laufend im Fahrtenbuch aufgeführt werden.

Dokumentation muss ordnungsgemäß und nachvollziehbar sein

Grundsätzlich müssen im Fahrtenbuch alle Angaben zu Ihren beruflichen Reisen enthalten sein. Diese müssen dem Fahrtenbuch selbst zu entnehmen sein. Es muss zeitnah und in geschlossener Form geführt und die Fahrten müssen vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergegeben werden (BFH, Urteil vom 16.03.2006, VI R 87/04).

Das bedeutet die Entscheidung

Für Privatfahrten genügt es, jeweils die Kilometerangaben aufzuzeichnen. Bei Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte reicht ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch, während für beruflich bedingte Fahrten folgende Angaben zwingend vorgeschrieben sind:

• Datum und Kilometerstand zu Beginn und am Ende jeder betrieblichen Fahrt
• Angabe des Reiseziels (bei Umwegen auch Angabe der Reiseroute)
• Angabe des Reisezwecks
• Name der aufgesuchten Geschäftspartner

Geringfügige Mängel sind erlaubt

Einen gewissen Spielraum räumt das Finanzamt ein. Wenn die Angaben insgesamt plausibel sind, werden Ihnen kleinere Mängel verziehen. Maßgeblich ist, ob trotz der Mängel noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben ist.

Im Zweifel gewinnt immer der Fiskus

Vermeiden Sie Schlampigkeiten und formale Fehler. Denn im Zweifel gilt Ihr Fahrtenbuch nicht als Bewertungsgrundlage für eine Besteuerung.

Praxistipp

Für bestimmte Berufsgruppen gibt es formale Erleichterungen. Freiberufler, Ärzte und Rechtsanwälte dürfen aufgrund ihrer Schweigepflicht im Fahrtenbuch die Angabe „Mandanten- bzw. Patientenbesuch“ als Reisezweck ausweisen. Deren Namen und Adresse müssen aber in einem getrennt vom Fahrtenbuch geführten Verzeichnis festgehalten werden. Darüber hinaus sind Aufzeichnungserleichterungen für „Vielfahrer“ vorgesehen, sofern sie regelmäßig aus beruflichen Gründen große Strecken mit mehreren unterschiedlichen Reisezielen zurücklegen.

Vermeiden Sie die folgenden Fehler

In der Praxis hat sich gezeigt, dass die meisten Ansatzpunkte für Kritik vom Finanzamt bei einer nicht zeitnahen Aufzeichnung der Fahrten, unschlüssigen Angaben und bei elektronischer Aufzeichnung lagen.

Praxistipp

Unschlüssige Angaben liegen z. B. vor, wenn im Fahrtenbuch ein anderer Kilometerstand auftaucht als auf der Werkstattrechnung vom gleichen Tag oder bei differierenden Ortsangaben auf der Tankquittung und dem Eintrag im Fahrtenbuch. Wiederholen sich diese Ungereimtheiten mehrmals im Jahr, wird die Ordnungsmäßigkeit des Fahrtenbuchs in Zweifel gezogen.

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