SEPA-Zahlungsverkehr: 5 Schritte für eine erfolgreiche Umstellung
Jetzt umstellen auf den SEPA-Zahlungsverkehr
Viele Unternehmen haben die Umstellung auf SEPA noch nicht vollzogen, obwohl der 1. Februar 2014 – der Stichtag für die Einführung von SEPA – näher rückt. Beginnen Sie deshalb noch heute Ihr Unternehmen für den SEPA-Zahlungsverkehr zu rüsten. Denn nur so bleiben Sie auch nach dem Stichtag liquide.
SEPA-Zahlungsverkehr in 2014: Organisieren Sie Schritt für Schritt die Umstellung
Schritt 1: Projektteam einrichten
Die Umstellung auf den SEPA-Zahlungsverkehr kann je nach Größe und Vernetzungsgrad Ihres Unternehmens einen gewaltigen Aufwand bedeuten. Deshalb sollten Sie unbedingt ein Projektteam einrichten, dass sich aus Vertretern aller relevanten Abteilungen – Rechnungswesen/Buchhaltung, IT, Vertrieb, Corporate Treasury, Personalabteilung – zusammensetzt. Ziel dieses Projektteams ist es, die entsprechende Anpassung aller Systeme auf das SEPA-Verfahren sicherzustellen.
Schritt 2: Zahlungsströme analysieren
Analysieren Sie innerhalb des Projektteams die Zahlungsströme des Unternehmens. Ermitteln Sie auf diese Weise, in welchen Bereichen Sie einen konkreten Bedarf einer Anpassung haben. Prüfen Sie hierfür,
- den nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr Ihres Unternehmens mit Stückzahlen, Volumina und Ländern.
- die Schnittstellen der internen Systeme, die betroffen sind.
- welche Investitionen eventuell für die Systemumstellung notwendig sind.
- ob Ihre derzeitig genutzten Anwendungen und Zahlungsverkehrssoftware bereits SEPA-fähig sind.
Schritt 3: Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank beantragen
Um überhaupt am SEPA-Lastschriftverfahren teilnehmen zu können, benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer – auch oft kurz „Gläubiger ID für SEPA“ oder „Gläubiger ID Nummer“ genannt. Solch eine Gläubiger ID beantragen Sie bei der Deutschen Bundesbank.
Schritt 4: Kontokennung auf BIC und IBAN umstellen
Zahlungskonten werden zukünftig über BIC (Bank Identifier Code) und IBAN (International Bank Account Number) identifiziert. Ergänzen Sie Ihre Rechnungen, Formulare, Verträge und Erfassungsmasken um diese beiden Angaben. Damit die Angaben für Ihre Kunden und Geschäftspartner besser lesbar sind, empfiehlt sich bei der IBAN- Nummer eine Vierer-Block-Darstellung.
Schritt 5: SEPA-Lastschriftverfahren einführen
Das bisher verwendete Lastschriftverfahren wird durch zwei Varianten des SEPA-Lastschriftverfahrens abgelöst:
- Die SEPA-Basislastschrift.
Bei dieser Lastschriftform kann der Zahler bis zu acht Wochen nach der Belastung seines Kontos eine Wiedergutschrift verlangen. Liegen Ihnen bereits vom Kunden erteilte Einzugsermächtigungen vor, müssen Sie hierfür keine neuen SEPA-Lastschriftmandate einholen. Allerdings müssen Sie Ihre Kunden über Ihre jeweilige Mandatsreferenz, Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer und den Zeitpunkt des Wechsels auf das SEPA-Basislastschriftverfahren informieren. - Die SEPA-Firmenlastschrift.
Bei dieser Variante erfolgt keine Wiedergutschrift. Deshalb darf diese Variante nur im B2B-Bereich – also zwischen Firmen als B2B-Lastschrift – und nicht bei Verbrauchern vereinbart werden. Wichtig: Sie können bereits erteilte Einzugsermächtigungen aus rechtlichen Gründen nicht weiter nutzen. Sie müssen unbedingt von jedem Firmenkunden ein SEPA-Firmenlastschrift-Mandat einholen.
Informieren Sie also in beiden Fällen – und natürlich auch zukünftig wie gewohnt – Ihre Privatkunden und Firmenkunden über die Umstellung auf SEPA in Ihrem Unternehmen. Wir haben für Sie 3 Musterschreiben vorbereitet:
Musterschreiben: Umstellung auf SEPA Basislastschrift
Musterschreiben: SEPA-Basislastschrift-Mandat
Musterschreiben: SEPA-Firmenlastschrift
