GoBD 2019: Auf diese Änderungen sollten Sie sich vorbereiten

Für Freiberufler und Unternehmen hat das Gesetzeswerk GoBD eine große Bedeutung, wenn es um die Anerkennung von Belegen beim Finanzamt geht. Nun steht eine Neufassung dieser Grundsätze mit zahlreichen ergänzenden Regelungen zur Aufbewahrung sowie Erfassung steuerrelevanter Sachverhalte im Raum. Diese soll insbesondere der fortschreitenden Digitalisierung und Internationalisierung deutscher Unternehmen Rechnung tragen. Was sich in Kürze ändern könnte.

Neufassung ist weiterer Abstimmung zu unterziehen

Das Bundesministerium für Finanzen (BMF) hat mit Schreiben vom 11. Juli 2019 die Neufassung der "Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" veröffentlicht.

Hiermit hat die Behörde auf die weitreichenden Erweiterungen, welche insbesondere durch die Megatrends Digitalisierung und Globalisierung diktiert werden, reagiert. So findet sich etwa im Regelwerk erstmals ein Bezug zu Cloud-Systemen. Die Neufassung soll insbesondere die Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit der steuerlichen Sachverhalte erhöhen.

Doch so schnell werden die neuen Vorschriften nicht umgesetzt werden. Denn das Bundesfinanzministerium hat derweil ihr Schreiben vom 11. Juli wieder zurückgezogen. Als Grund hierfür gab die Behörde einen weiteren Abstimmungsbedarf an. Bis auf Weiteres behalten somit die GoBD vom 14. November 2014 ihre Gültigkeit. Doch was genau hat das Steuerministerium mit der neuen Reform vor?

Einsatz von Cloud-Systemen

Künftig kann auch die Nutzung von Cloud-Systemen eine ordnungsgemäße Archivierung und Datenspeicherung erfüllen. Ohne Belang ist hierbei, ob die jeweiligen IT-Systeme vom Steuerpflichtigen als eigene Software bzw. Hardware gekauft und verwendet oder in einer Cloud als SaaS beziehungsweise eine Kombination dieser Systeme eingesetzt werden.

Befinden sich Cloud oder Cloud-Anwendungen außerhalb deutscher Grenzen, so gilt es nach wie vor die steuerrechtlichen Besonderheiten des § 146 Abs. 2a AO zu beachten. Diese Vorschrift erfordert einen entsprechenden Antrag bei der Finanzverwaltung für den Fall, dass elektronische Bücher oder Aufzeichnungen im Ausland aufbewahrt oder geführt werden.

Periodenweise Verbuchung der Geschäftsvorfälle

Nicht zu beanstanden ist eine periodenweise Verbuchung dann, wenn ein barer Geschäftsvorfall täglich und ein unbarer Geschäftsvorfall binnen zehn Tagen aufgezeichnet wird. Zudem muss mittels organisatorischer Vorkehrungen gewährleistet sein, dass die Unterlagen bis zu deren Erfassung vorhanden sind. Wissenswertes rund um die Verbuchung und die GoBD im Allgemeinen erfahren Selbständige und Freiberufler unter in diesem kostenlosen E-Book.

Erfassung barer sowie unbarer Tagesgeschäfte im Kassenbuch

Die ursprünglich im Kassenbuch erfassten unbaren Tagesumsätze sind besonders kenntlich zu machen und nachvollziehbar direkt nachfolgend wieder aus dem Kassenbuch auf ein gesondertes Konto auszutragen. Ferner muss die Kassensturzfähigkeit der Kasse weiterhin gegeben sein. Nur dann ist die kurzzeitige gemeinsame Erfassung barer und unbarer Tagesgeschäfte im Kassenbuch regelmäßig nicht zu beanstanden. 

Erleichterungen bei digitaler Datenkonvertierung

Liegen mehrere elektronische Meldungen beziehungsweise Datensätze nach Umwandlung elektronischer Daten in einem unternehmensspezifischen Format vor, muss künftig neben der konvertierten Version nicht zusätzlich die digitale Ursprungsversion vorgehalten werden. Es ist ausreichend, diejenigen weiterverarbeiteten Formate als buchungsbegründende Belege aufzubewahren, welche die höchste maschinelle Auswertbarkeit besitzen. Dieses Format mit komplettem Datenumfang erfüllt die Belegfunktion und ist mit dessen vollständigem Inhalt aufzubewahren. 

Vollständigkeit

Zumutbar ist die Aufzeichnung eines Geschäftsvorfalls lediglich dann nicht, wenn es praktisch, betriebswirtschaftlich sowie technisch unmöglich ist, diesen aufzuzeichnen. Der Steuerpflichtige muss das Vorliegen dieser Voraussetzung jedoch nachweisen. 

Datenzugriff

Werden aufbewahrungs- und aufzeichnungspflichtige Daten aus dem Produktivsystem ausgelagert oder findet ein Systemwechsel statt, reicht es aus, wenn in den folgenden 6. Kalenderjahren lediglich der Z3-Zugriff zur Verfügung gestellt wird. Ausnahme: Die Finanzverwaltung hat bereits mit einer Außenprüfung begonnen.

Historisierung von Änderungen an einer Verfahrensdokumentation

Werden Verfahrensdokumentationen geändert, hat dies nachvollziehbar historisiert zu erfolgen. Hierzu sind sämtliche Verfahrens- beziehungsweise Systemänderungen zeitlich sowie inhaltlich lückenlos in einer aktuellen und aussagefähigen Historie zu dokumentieren. 

Buchführung durch Kleinstunternehmen

Bei Unternehmen mit einem Jahresumsatz von maximal 17.500 Euro, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, ist die Unternehmensgröße zu berücksichtigen, wenn es um die Erfüllung der Vorschriften an die Aufzeichnungen nach den GoBD geht. 

Aufbewahrung von Belegen im Ausland

Ist die Verlagerung der elektronischen Buchführung im Rahmen von § 146 Absatz 2a AO genehmigt worden, ist das Verbringen von Belegen in Papierform außerhalb des GoBD-Geltungsbereichs mit anschließender Digitalisierung im Ausland erlaubt. 

Mobiles Scannen

Dem stationären Scanverfahren ist künftig die Digitalisierung von Belegen mittels eines fotografischen Verfahrens anhand mobiler Endgeräte gleichgestellt. Zulässig ist dies ebenso im Ausland, sofern die Belege auch außerhalb Deutschlands entstanden sind beziehungsweise empfangen und dort unmittelbar erfasst werden. 

Fazit

Insbesondere auf Drängen der Wirtschaft hat das Bundesfinanzministerium die Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten elektronischer Unterlagen im Rahmen einer Neufassung der GoBD präzisiert. Aufgegriffen wurden etwa Themen, welche die bildliche Erfassung von Daten, deren Speicherung in einer Cloud oder deren Format anbelangt.

Aufgrund von Unstimmigkeiten ist jedoch eine Überarbeitung der Neufassung erforderlich, die Ende September 2019 erfolgen soll. Wann die neuen Vorschriften konkret in Kraft treten werden, ist derweil noch unklar.