Schöpfen Sie bei Ihren Reisekosten bereits alle Einsparpotenziale aus?

Bis zu 4 Prozent der unternehmerischen Gesamtkosten entstehen durch Reisekosten. Anlass genug, diesen Kostenfaktor einmal genauer unter die Lupe zu nehmen. Denn auch hier gibt es hohes Einsparpotenzial. 

Hohe Kosten für Geschäftsreisen sollten nie einfach hingenommen werden. Und bereits viele typische Fälle innerhalb des Unternehmens zeigen: Das Reisekostenmanagement sollte optimiert werden. Oft zeigt sich, dass

• zwei Mitarbeiter aus dem Unternehmen zufällig in der gleichen Stadt zu tun haben und sogar im selben Hotel untergebracht sind, jedoch zu unterschiedlichen Zimmerpreisen.
• viele Sekretärinnen ein Sympathieverhältnis zu einem Reisebüro aufgebaut haben und deshalb schon jahrelang dort buchen, unabhängig von den Preisen.
• einfach im Reisebüro um die Ecke gebucht wird, ohne einen Preisvergleich anzustellen und Preisrabatte auszuhandeln.
• einige Mitarbeiter oder Führungskräfte aus Prestigegründen nur eine bestimmte Fluglinie buchen oder generell nur fliegen, statt beispielsweise auf die Bahn umzusteigen.
• oftmals zu schnell ein Außentermin vereinbart wird, statt nach alternativen Kommunikationsvarianten zu suchen.

Fazit: So manche liebgewonnene Gewohnheit offenbart Einsparpotenziale.

Sparen Sie bei den Reisekosten: 4 Schritte

Schritt 1: Analysieren Sie den Ist-Zustand

Bevor Sie den Rotstift ansetzen, erstellen Sie zuerst eine aktuelle Situationsanalyse.

• Wie oft verreisen Ihre Mitarbeiter im Jahr?
• Um welche Art der Geschäftsreise handelt es sich? Ein Messebesuch oder die Teilnahme an Messen und/oder Kongressen? Der Besuch anderer Unternehmensfilialen bzw. des Unternehmensstammsitzes oder ein Kundentermin?
• Sind es vorwiegend Inlandsreisen?
• Wie hoch ist der Anteil an Auslandsaufenthalten?
• Sind es eintägige Reisen oder Geschäftsreisen mit Übernachtungen?
• Mit welchem Verkehrsmittel wird gereist? Flugzeug? Bahn? (Miet-)Auto?
• Wer braucht für seine Reisen eine Genehmigung? Wer genehmigt sich diese selbst?
• Wie hoch sind die Ausgaben für Mahlzeiten und Bewirtung?
• Wer bucht und organisiert die einzelnen Reisen?
• Bei welchen Reisebüros wird die Erstanfrage gestartet bzw. generell gebucht?

Schritt 2: Entdecken Sie Alternativen zur Geschäftsreise

Nicht jede Geschäftsreise ist notwendig oder sinnvoll. Hinterfragen Sie deshalb einmal in Ruhe Ihre Auflistung der gesamten Geschäftsreisen.

• War dieser Termin unumgänglich?
• Musste der Kunde vor Ort besucht werden?
• Hätte die Geschäftsreise auch kürzer gestaltet werden können?
• Musste der Besuch der Filialen bzw. des Stammhauses sein?
• Hätten all diese Termine nicht auch anders realisiert werden können?

Dank der vielen technischen Errungenschaften sind Geschäftsreisen heutzutage nicht die einzige Möglichkeit, um Kontakte aufzubauen, zu halten und zu pflegen. Viele der heutigen Kommunikationsmittel machen Geschäftsreisen oftmals überflüssig. Alternativen wie

• Videokonferenzschaltungen,
• Telefonkonferenzen,
• sich austauschen und/oder chatten übers Intranet bzw. Internet

sparen nicht nur Reisekosten, Ihr Mitarbeiter hat auch ein Mehr an Zeit zur Verfügung, weil er eben nicht in der Bahn oder im Flugzeug sitzt, sondern nach der Telefonkonferenz gleich wieder an seinen Schreibtisch zurückkehren kann.

Schritt 3: Legen Sie eine Firmen-Policy zu Geschäftsreisen fest

Es ist sinnvoll, ein paar einfache Regeln aufzustellen, die jeder, der auf Geschäftsreise geht bzw. gehen möchte, einzuhalten hat. Solche Richtlinien unterstützen Sie dabei, sowohl den Einkauf und die Reiseberechtigungen für jeden Mitarbeiter transparent zu gestalten, als auch die Reisekosten im Griff zu behalten und diese planbar zu machen, um so eine kontinuierliche Optimierung im Reisekostenmanagement einzuführen. Falls Sie solch eine Firmen-Policy bereits erstellt haben, ist es zweckmäßig, diese nach Einsparpotenzialen zu überprüfen und an die heutigen Gegebenheiten anzupassen.

Eine Firmen-Policy sollte folgende Punkte beinhalten:

• Definition einer Dienstreise und wer diese genehmigen muss
• Reisedauer
• Nutzung welcher Verkehrsmittel und welcher Klasse
• Art der Unterbringung
• Nebenkosten wie Telefonate, Parkgebühren
• Verpflegungs- und Repräsentationskosten
• Übernahme von Auslandsversicherungen

Schritt 4: Senken Sie gezielt Ihre Reisekosten

Setzen Sie den Rotstift an:

• Binden Sie sich nicht an eine Inlands- oder Auslandsfluggesellschaft.
• Informieren Sie sich stets über Tarifalternativen.
• Steigen Sie auf die Bahn um, wo sie konkurrenzfähig ist.
• Verlangen Sie bei Hotelbuchungen stets die Corporate Rates, die in der Regel mehr als 25 Prozent unter den öffentlichen Preisen liegen.
• Fordern Sie auch bei Mietwagen Firmentarife. Hier können Sie einen Nachlass bis zu 20 Prozent erreichen.
• Arbeiten Sie grundsätzlich nur mit Firmenreisebüros zusammen, die natürlich entsprechende Rabatte bei Hotels, Fluggesellschaften oder Autovermietungen aushandeln.
• Abhängig vom Geschäftsreise-Aufkommen Ihres Unternehmens sollten Sie sich überlegen, einen Mitarbeiter als zentralen Organisator von Firmenreisen einzusetzen. Zum einen kann dieser stets eruieren, welche günstigen Tarife es wo gibt. Zum anderen liegt dann die Reiseplanung in einer Hand. Denn der Buchungs- und Reiseorganisationsaufwand, den so mancher Mitarbeiter betreibt, ist ein heimlicher Kostentreiber, weil viel zu viel Arbeitszeit darauf verwandt wird.