Outsourcing: Sollte das Forderungsmanagement ausgelagert werden?

Bereits seit einiger Zeit steigen die Lebenshaltungskosten kontinuierlich. Leider gilt dies nicht gleichzeitig für die Gehälter. So haben immer mehr Menschen Probleme, mit ihren verfügbaren finanziellen Mitteln auszukommen. Der Weg in die Schuldenfalle ist dann nicht mehr weit.

Unternehmen stehen jedoch auf der anderen Seite. Sie müssen unverhältnismäßig lange darauf warten, dass ihre Kunden ihre Rechnungen begleichen – sofern sie dies überhaupt tun.

Firmen entstehen jedes Jahr immense Kosten durch unbeglichene Außenstände. Nicht nur auf dem Unternehmenskonto fehlen die entsprechenden Einnahmen, sondern es müssen auch hohe Summen in das Mahnwesen investiert werden – schließlich gehen mit jeder Maßnahme, die ergriffen wird, um Kunden zum Bezahlen ihrer offenen Rechnung zu bringen, Kosten einher.

Das Zahlungsziel klar kommunizieren

Das Mahnwesen ist grundsätzlich von zwei Seiten zu betrachten. Natürlich möchten die Unternehmen nicht auf die Einnahmen verzichten, die ihnen zustehen. Auf der anderen Seite besteht jedoch die Sorge, dass die Kunden verärgert werden können, wenn sie zu oft zur Zahlung aufgefordert werden. Das bedeutet, dass es in diesem Bereich auf ein gutes Fingerspitzengefühl ankommt, damit die Treue der Kunden nicht beeinträchtigt, die Rechnung allerdings dennoch beglichen wird.

Wichtig ist es dafür, bereits beim Ausstellen der Rechnung klar zu kommunizieren. Damit geht einher, dass die Kunden über die jeweiligen Zahlungsziele informiert werden, indem diese prominent auf der Rechnung platziert werden. In dem Segment der besonders hochpreisigen Produkte sollte zudem nicht auf eine Bonitätsprüfung von Neukunden verzichtet werden.

Bleibt die Zahlung dann trotz dieser Vorsichtsmaßnahmen offen, lässt sich jedoch nicht auf einen konsequenten Mahnverlauf verzichten, der beispielsweise durch das Forderungsmanagement auf paywise.de sichergestellt werden kann.

Ausbleibende Zahlungen: Diese Möglichkeiten stehen Unternehmen zur Verfügung

Grundsätzlich können sich Unternehmen unterschiedlichen Kanälen bedienen, um Mahnungen auszusprechen, wie etwa dem Telefon, der E-Mail oder dem klassischen Brief. Welche Lösung sich hier anbietet, ist vor allem von den jeweiligen Rechnungssummen als auch der Anzahl der nötigen Mahnungen abhängig. Vor allem bei langjährigen Kunden oder Großabnehmern ist es häufig sinnvoll, in das persönliche Gespräch zu gehen.

In welchem Turnus die Mahnungen versendet werden, ist unter anderem von den personellen Ressourcen abhängig. Interne Mitarbeiter, die sich ausschließlich um das Mahnwesen kümmern, können sich insbesondere kleinere Unternehmen kaum leisten. Ausschlaggebend ist hier also der Kosten-Nutzen-Faktor – oder das Mahnwesen wird gleich ausgelagert.

Auslagerung des Mahnwesens

Das regelmäßige Versenden von Mahnungen ist mit einem großen bürokratischen Aufwand verbunden. Es stehen jedoch auch spezialisierte Dienstleister zur Verfügung, deren Geschäftsmodell darin besteht, die Einforderung von offenen Rechnungen für ihre Kunden zu übernehmen.

Die Inkassodienstleister können sich unterschiedlichen Methoden bedienen, um ein professionelles Forderungsmanagement sicherzustellen. So treten einige von ihnen im Namen ihres Kundenunternehmens auf, andere agieren wiederum in ihrem eigenen Namen. Bei dieser Variante entsteht der Vorteil, dass der Schuldner die Zahlungsaufforderung nicht direkt mit dem eigentlichen Rechnungssteller verbindet.

Darüber hinaus ist es möglich, die Forderung an das Inkassobüro zu verkaufen. Das Risiko für die offene Rechnung liegt ab diesem Zeitpunkt bei dem Dienstleister. Allerdings müssen die Unternehmen natürlich gewisse finanzielle Einbußen hinnehmen, wenn sie sich für diese Möglichkeit entscheiden.

So profitieren Unternehmen von dem Outsourcing ihres Mahnwesens

Treffen Unternehmen die Entscheidung, ihr Mahnwesen auszulagern, entstehen für die Dienstleistung des Inkassobüros selbstverständlich Kosten. Zudem muss der Schuldner zusätzliche Mahnspesen bezahlen.

Jedoch können die Unternehmen auf der anderen Seite durch geringere Personalkosten im Mahnwesen sparen. Die Mitarbeiter der Buchhaltung können sich vollständig auf ihre eigentlichen Kernaufgaben fokussieren. Nicht zu vernachlässigen ist außerdem, dass Inkassodienstleister auf viele Datenbanken zugreifen können und stets über die aktuellen gesetzlichen Regelungen informiert sind.

Viele Unternehmen entscheiden sich dafür, offene Rechnungen im ersten Schritt selbständig einzufordern. Erst, wenn die Zahlungsaufforderung wiederholt ausgesprochen werden muss, geben sie die Forderung an ein Inkassobüro ab. Da der Schuldner in der Regel die Inkassokosten zusätzlich tragen muss, entstehen dem Unternehmen selbst keine Ausgaben dafür.

Darüber hinaus verfügen die Experten über einen großen Erfahrungsschatz, sodass sie recht schnell einschätzen können, ob die offenen Beträge zeitnah von dem Schuldner beglichen werden. Sollte dies nicht der Fall sein, lässt sich ein unnötiger – und teurer – Rechtsstreit vermeiden.