Dienstreise mit dem Flugzeug: Das sollten Sie wissen

Dienstreisen mit dem Flugzeug gehören für die meisten zum Arbeitsalltag. In der Regel profitieren Sie hierbei von einer zeiteffizienten und komfortablen Reisemöglichkeit. 

Vielfach gewähren Arlines individuelle Angebote für Vielflieger oder Firmen. Hinzu kommen Bonusmeilen oder andere Prämien. Doch dürfen Sie die Prämien privat nutzen oder gehören sie dem Unternehmen? Im Folgenden werden die wichtigsten Fragen zur Dienstreise mit dem Flugzeug beantwortet.

Definition

Eine Dienstreise ist eine Reisetätigkeit, die Sie aus beruflichem Anlass und außerhalb der normalen Arbeitsstätte durchführen. Dazu zählen zum Beispiel Fahrten zu anderen Firmenstandorten, an denen Sie normalerweise nicht beschäftigt sind, Fahrten zu Messen, Ausstellungen oder Tagungen sowie Fahrten zu Kundenbesprechungen.

Nach der letzten Analyse des Verbandes Deutsches Reisemanagement (VDR) waren 2016 11,3 Millionen Geschäftsreisende unterwegs. Das ist ein leichter Anstieg um 2,3 Prozent gegenüber dem Vorjahr. Die Kosten für die Dienstreise werden in der Regel vom Arbeitgeber übernommen und können von der Steuer abgesetzt werden.

Da Dienstreisen zu den arbeitsrechtlichen Pflichten gehören, sind sie meist im Arbeitsvertrag vermerkt. Hier werden oft auch die konkreten Konditionen rund um die Dienstreise festgelegt. Allgemein dürfen solche Reisen nicht sittenwidrig sein oder gegen Gesetze wie das Arbeitszeitgesetz verstoßen.

Gilt Ihre Reisezeit als Arbeitszeit?

Diese Frage wird viel diskutiert, denn es gibt keine eindeutige Rechtslage. Zum einen sollten Sie die Bestimmungen Ihrer Firma kennen. Häufig wird die Reisezeit als Arbeitszeit gesehen. Doch das ist nicht immer der Fall. So kann zum Beispiel die Flugzeit, sofern Sie in diesem Zeitraum keine arbeitsrelevanten Tätigkeiten ausüben, als Privatzeit gelten.

Schauen Sie genau in die Dienstreise-Richtlinien Ihres Unternehmens. Es ist möglich, dass es konkrete Hinweise darauf gibt, dass Sie während der Reise dienstliche Aufgaben erledigen müssen? Dienstliche Tätigkeiten können zum Beispiel Vorbereitungen auf das Kundengespräch oder auch die Beantwortung von E-Mails sein. Zeit, die sie nutzen, um private Zeitschriften zu lesen oder um zu schlafen, gilt in aller Regel als Ruhezeit und ist damit keine Arbeitszeit.

Fahren Sie übrigens mit dem Firmenwagen und sitzen selbst hinter dem Steuer, gilt dies als Arbeitszeit, da sie in dem Zeitraum der Fahrt keiner privaten Beschäftigung nachgehen können. Allgemein sollten Sie bei dienstlichen Reisen auf die CO2-Emission achten: In vielen Fällen können Sie mit dem Auto statt mit dem Flugzeug reisen.

Wie dürfen Sie fliegen?

Business Class oder Economy? Nobel- oder Billig-Airline? Die Antwort darauf, wie Sie fliegen dürfen, kann pauschal nicht gegeben werden, denn sie ist vom Unternehmen abhängig. Die meisten Geschäftsreisen finden im Inland statt. Häufig pendeln Manager zwischen den großen Städten, beispielsweise von Hamburg nach München. Flüge dazu finden sich leicht auf entsprechenden Plattformen.

Jedoch bleibt die Frage: Economy oder Business Class? Nach den Analysen zeichnet sich ein Trend in Richtung Economy ab. 2016 entfielen nur noch 10 Prozent der Buchungen auf die Business Class. Die Analyse des VDR zeigt auch, dass bei 95 Prozent der Unternehmen, die Interkontinentaltickets buchen, der Ticketpreis im Vordergrund steht. Günstige Flüge liegen demnach im Trend. Aber auch Gesamtflugdauer sowie die Möglichkeit, an Bord arbeiten und entspannen zu können, sind wichtige Auswahlkriterien.

Sollten Sie von Ihrem Unternehmen keine konkreten Vorgaben erhalten, welche Airline oder Flugklasse Sie nutzen dürfen, sollten Sie darauf achten, dass sich das Preis-Leistungs-Verhältnis (Kosten, Nutzen, Flugdauer) für den Arbeitgeber rentiert. Im Zweifelsfall sollten Sie sich für die Economy Class entscheiden, sofern diese günstiger ist als die Business Class.

Wem stehen die Bonusmeilen zu?

Wenn Sie viel betrieblich unterwegs sind, sammeln Sie womöglich sehr viele Bonusmeilen und Rabatte. Diese dürfen Sie allerdings nicht privat nutzen, zum Beispiel für die Buchung der nächsten Urlaubsreise. Die Bonusmeilen gehören dem Arbeitgeber, es sei denn, er erteilt Ihnen schriftlich im Arbeitsvertrag oder der Betriebsvereinbarung die offizielle Erlaubnis, die Rabatte privat zu verwenden.

Nutzen Sie die gesammelten Prämien unerlaubt für private Zwecke, kann das zu einer Abmahnung oder sogar zur Kündigung führen. Duldet der Arbeitgeber die Privatnutzung der Rabatte über einen längeren Zeitraum, ohne sich zu beschweren, gilt dies als betriebliche Übung. In solchen Fällen haben Sie auch weiterhin Anspruch auf die Bonusmeilen und Vielfliegerrabatte.

Stehen Ihnen Verspätungsentschädigungen zu?

Hat der Flieger Verspätung, können Ausgleichszahlungen eingefordert werden. Nach der Fluggastrechte-Verordnung steht Ihnen die Entschädigung zu – unabhängig davon, wer den Flug gebucht und bezahlt hat. Einige Firmen lassen sich die Ansprüche darauf allerdings vom Mitarbeiter abtreten. Das ist rechtskonform, sofern es in der Reiserichtlinie des Unternehmens, im Dienstreiseantrag oder direkt im Arbeitsvertrag steht.