Projektplanung in IT-Projekten

Wer erinnert sich nicht an das Schaubild mit der Baumschaukel, die in diversen Ausführungen darstellt, was der Kunde möchte, was der Auftragnehmer verstand und was tatsächlich die beste Lösung gewesen wäre?

© projektcartoon

IT-Projekte sind häufig vorab schwierig einzuschätzen, die Voraussetzungen unklar und die Hauptanforderungen meist sogar dem Kunden unbekannt. Daher ist eine gute Planung bereits vor dem Projektstart das Fundament eines jeden erfolgreichen Projektes.

Warum IT-Projekte schon in der Projektanbahnung scheitern können

Bereits vor Projektbeginn entscheidet sich oft, ob ein Projekt Chancen hat erfolgreich zu werden. Je nach Komplexität des Projektes müssen Details vorab definiert werden, damit eine Machbarkeit gewährleistet ist. Dies kann nicht kompatible Schnittstellen oder unterschiedliche Code-Interpretationen von kommunizierenden Systemen betreffen, die eine einfach erscheinende Anbindung komplex machen.

Mißverständnisse unter den Beteiligten können zudem zu unterschiedlicher Auffassung der Aufgaben führen. In der Initialisierungsphase können diese zu einem falschen Ansatz führen, der nicht mehr Rückgängig gemacht werden kann.

Wie kann ich mich davor schützen, das Projekt schon vor Beginn zu gefährden?

Ein detailliertes Lastenheft des Kunden hilft dabei, die Projektanforderungen klar vor sich zu haben. Daraus empfiehlt es sich ein Pflichtenheft zu erstellen, welches die Aufgabenstellung aus Sicht des Auftragnehmers widerspiegelt und die einzelnen Projektbausteine detailliert beschreibt. Sobald dieses Dokument von beiden Parteien übereinstimmend akzeptiert wurde, können die nächsten Schritte angegangen werden. Im Rahmen eines technischen Konzeptes wird eine Machbarkeitsanalyse erstellt. Schnittstellenbeschreibungen oder Systemkomponenten werden hier detailliert beschrieben und deren Sprache und Syntax auf Kompatibilität überprüft.

Wie kann ich einer Fehlanalyse vorbeugen?

Es besteht die Gefahr, dass nicht alle Gegebenheiten vor Projektbeginn klar sind. Diese Fehlerquelle lässt sich nicht immer vermeiden. Daher ist es wichtig, vor Projektbeginn keinen Gesamtpreis zu nennen, oder sich lediglich auf bereits bekannte Bedingungen zu berufen. Dem Kunden später eine Fehleinschätzung oder gar unvorhersehbare Gegebenheiten zu schildern, kann zu einer Einigung führen, birgt jedoch Konfliktpotential. Eine detaillierte Projektbeschreibung im Rahmen eines Projektvertrages ist die sicherste Variante.

Was mache ich, wenn das Projekt aufgrund eines Fehlers vor Projektbeginn gefährdet ist?

Sprechen Sie das Problem beim Auftraggeber schnellst möglich direkt an, um dann gemeinsam eine Lösung ausarbeiten zu können. Je später Probleme aufgedeckt werden, desto schwerwiegendere Auswirkungen können auftreten.

Doch selbst eine Einigung auf das weitere Vorgehen kann schwierige Fragen aufwerfen: 

• Wer trägt die Mehrkosten?
• Wird der Mehraufwand vergütet?
• Wen trifft die Hauptschuld?

Im Falle eines Streits kann es kompliziert werden: Der Kunde klagt auf Schadenersatz, oder verweigert die Bezahlung der bisher geleisteten Arbeit. Davon sind evlt. auch Dritte betroffen, die aufgrund der Verzögerungen im Zeitplan einen Verdienstausfall zu beklagen haben.

Was mache ich im Falle einer Klage oder Zahlungsverweigerung?

Hier hilft eine Berufshaftpflichtversicherung! Sie fungiert zum einen wie ein passiver Rechtsschutz und deckt zum anderen Schadensansprüche seitens des Kunden oder Dritter ab. Einige Spezialversicherer bieten auch optional Schutz bei Eigenschäden durch Mehraufwand. Häufig sind auch Leistungen von Subdienstleistern mit eingeschlossen.