Neue Mitarbeiter einarbeiten: 3 Gründe für ein Einarbeitungskonzept

Einarbeitung von neuen Mitarbeitern – heute wichtiger denn je

Der schnelle Wandel fordert eine punktgenaue Einarbeitung. Stichworte wie Industrie 4.0, hohe Fluktuationsrate der Digital Natives und Millenniums, Outsourcing von gesamten Abteilungen ins Ausland, kurzfristiger Einsatz von Zeitarbeitern (bzw. Leiharbeitern) zeigen: Die Flexibilisierung und Mobilisierung ist zum Standard in der Arbeitswelt geworden. Alle – also Unternehmen, Vorgesetzte, Führungskräfte und Mitarbeiter – dürfen sich diesem neuen Standard anpassen. Eine Anpassung, die alle Bereiche im Unternehmen betrifft – auch die Einweisung oder besser gesagt gerade die Einweisung neuer und alter Mitarbeiter.

Die Zeiten, in denen Mitarbeiter von der Ausbildung bis zur Rente im Unternehmen verbleiben, gehören längst der Geschichte an. Die heutigen Arbeitsbiografien weisen ganz selbstverständlich Brüche auf: Kündigungen, Arbeitslosigkeit, Umschulung, Auslandsaufenthalte, Quereinstiege (auch innerhalb des Unternehmens), Sabbatical oder Sabbat Jahr (die Auszeit vom Job). Jeder dieser Brüche heißt aber faktisch: Neuer Arbeitsplatz und somit Einarbeitung in einen neuen Arbeitsbereich.

Für beide Seiten, den Mitarbeiter und das Unternehmen, ist diese Zeit der Einarbeitung eine Zeit der Weichenstellung über

• Arbeitsprozesse
• Arbeitsabläufe
• Arbeitsziele
• Befugnisse
• Do´s und Dont´s
• Entwicklungsbedarf
• Wissensvermittlung
• CI mit seinen enthaltenen Visionen, Definitionen und Unternehmensregeln.

Je punktgenauer die Einführung neuer Mitarbeiter in das Unternehmen verläuft, d.h. je präziser die Weichen gestellt werden, umso besser sind die zukünftigen Arbeitsergebnisse und Leistungen des Mitarbeiters. Dieser Fakt gilt auch für „alte“ Mitarbeiter, die neue Aufgaben übernehmen.

Falsches Startsignal senkt die Motivation der Mitarbeiter

Ohne Einweisung und Unterweisung am Arbeitsplatz wird von Seiten des Unternehmens und auch des Vorgesetzten jedoch ein falsches Startsignal gegeben. Der motivierte Mitarbeiter fühlt sich nicht abgeholt in seinem Engagement und seiner Leistungsbereitschaft – und wartet. Je länger diese „Warterei“ auf eine konkrete Einarbeitung dauert, desto mehr sinkt seine Motivation.

In vielen Unternehmen ist es heute selbstverständlich, neue Mitarbeiter willkommen zu heißen, z.B. mit einer Begrüßungsmappe (auch Willkommensmappe genannt). Vielleicht wird auch ein Leitfaden für neue Mitarbeiter erstellt und überreicht. Oft wird dabei jedoch die Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters vernachlässigt. Entweder wird der neue Mitarbeiter in den ersten Tagen geschont oder gleich mit Aufgaben bestückt, für deren Bewältigung ihm das Knowhow der gewünschten Abläufe fehlt. Ein Einarbeitungskonzept schafft hier gezielt Abhilfe.

3 Gründe für ein Einarbeitungskonzept – und erste Impulse, auf was geachtet werden sollte

Grund 1: Mitarbeitermotivation und Engagement

Der jährliche Mitarbeiter-Engagement-Index des Institutes Gallup zur emotionalen Mitarbeiterbindung bestätigt stets eine wichtige Tatsache: Jeder Mitarbeiter, der eine neue Arbeitsstelle antritt, ist hochmotiviert und voller Engagement. Als Führungskraft gilt es, diese Motivation anzuzapfen – und zwar sofort am ersten Tag.

Impulse für das Einarbeitungskonzept:

• Persönliche Begrüßung neuer Mitarbeiter
• Einführungsgespräch neuer Mitarbeiter durch den Vorgesetzten
• Einführungsveranstaltung für neue Mitarbeiter bei einer großen Gruppe
• Überreichen eines Organigramms und Vorstellung der Kollegen
• Gezielte Erstunterweisung mit Überreichung einer Einarbeitungsmappe für neue Mitarbeiter

Grund 2: Hohe Fluktuation fordert gezielte Einarbeitung

Jede Generation stellt eigene Ansprüche an die Arbeit. Jede Generation besitzt auch ein unterschiedliches Verständnis in puncto Mitarbeiterbindung und Loyalität zum Arbeitgeber. Je jünger der Mitarbeiter, desto geringer ist in der Regel seine Bindung ans Unternehmen. Viele Digital Natives oder Millenniums weisen eine hohe Bereitschaft auf, in kurzen zeitlichen Abständen – wie z.B. zwei Jahren – den Arbeitgeber zu wechseln. Um aus solch kurzen Arbeitsverhältnissen die größte Effizienz und Gewinn zu erhalten, ist es wichtig, vom ersten Tag an den neuen Mitarbeiter zu fordern und zu fördern. Die Einarbeitung muss entsprechend ausgerichtet werden.

Impulse für das Einarbeitungskonzept:

• Ziele der Einarbeitung neuer Mitarbeiter definieren – und mit dem neuen Mitarbeiter besprechen
• Fordern und fördern im Einarbeitungsplan für neue Mitarbeiter fixieren
• Deadline der Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter festlegen

Grund 3: Integration neuer Mitarbeiter

Ein neuer Mitarbeiter ist neues Mitglied in der Abteilung oder im Team. Beide Seiten sind sich dieser Tatsache bewusst. Es wird gefremdelt. Deshalb ist es wichtig, neue Mitarbeiter zu begrüßen und mit einem Einarbeitungskonzept schnellstmöglich zu integrieren.

Impulse für das Einarbeitungskonzept:

• Neue Mitarbeiter vorstellen
• Eingliederung neuer Mitarbeiter ganzheitlich planen – wie z.B. mit Kollegen als Paten
• Soziales Miteinander in den ersten Tagen gestalten – Kaffeepause oder Mittagspause
• After Work Veranstaltung zum Kennenlernen durchführen