Informationsmanagement: Erwünschter Informationsfluss benötigt Kategorien

Betriebliches Informationsmanagement: Ohne Kategorien herrscht Chaos im Informationsfluss

Das Informationsmanagement im Unternehmen hat ein wichtiges Hauptziel: Der Informationsfluss im Unternehmen soll ohne Behinderungen fließen können. Solche Behinderungen im Informationsfluss können allerdings vielschichtig sein:

• Die fehlende Plattform wie das Intranet.
• Unzureichende Aufbereitung der Information.
• Fehlende Informationskultur.
• Unzureichende Sensibilisierung der Mitarbeiter gegenüber dem Informationsaustausch.
• Das Erschweren des Informationsaustausches, weil sowohl eine Zuordnung, als auch Abrufung von Informationen unmöglich ist.

Doch all diese Behinderungen können abgebaut werden. Einer der wichtigsten ersten Schritte innerhalb des Informationsmanagement im Unternehmen ist deshalb: Die Informationen zu kategorisieren.

Denn durch das Kategorisieren erhalten die Informationen für alle im Unternehmen eine nachvollziehbare Struktur, die es ermöglicht, dass Informationen eingestellt und auch abgerufen werden können. Denn eine Information ohne Struktur ist eine Information ohne Wert.

Zur Veranschaulichung ein Beispiel:

Wie wichtig solch eine Kategorisierung ist, veranschaulicht das Telefonbuch. Wären die Namen – also die Informationen, die das Telefonbuch enthält – nicht nach alphabetischem System aufgelistet, würde kein Nutzer das Telefonbuch gebrauchen können.

Informationsmanagement im Unternehmen: Kategorisieren Sie die Informationen in 3 Schritten

Schritt 1: Bestimmen Sie die Kategorien

Listen Sie die Kategorien auf, in die die Informationen eingeordnet werden sollen. Damit Sie bereits eine erste Struktur erhalten, empfiehlt es sich ein entsprechendes Mind-Map zu erstellen, das Ihnen Hauptäste und Nebenzweige aufzeigt.

Damit Sie müheloser einzelne Kategorien auflisten können, gibt Ihnen der Fragebogen Informationsmanagement: Informationen kategorisieren wichtige mentale Impulse.

Abhängig von der Größe des Unternehmens sollten Sie jedoch nicht alleine diese Kategorien bestimmen – und zwar aus folgenden Gründen:

• Um nicht allein nur den eigenen Aufgaben- und Führungsbereich zu erfassen.
• Um alle Arbeitsabläufe und Arbeitsprozesse, in denen der Informationsfluss von großer Wichtigkeit ist, aufzunehmen.
• Um der Komplexität der inner- und außerbetrieblichen Zusammenhänge gerecht zu werden.
• Um das Verständnis für die einzelnen Kategorien beim Mitarbeiter zu erhöhen.

Schritt 2: Prüfen Sie Ihre Kategorien

Unterziehen Sie Ihre notierten Kategorien, auch die, die von den anderen Abteilungen und/oder von Ihren Mitarbeitern benannt wurden, einer kritischen Prüfung. Fragen Sie sich bei jeder einzelnen Kategorie:

• Erlaubt diese Kategorie eine mehr oder minder eindeutige Zuordnung der einzelnen Informationen?
• Ist sowohl die einzelne Kategorie, als auch das gesamte Kategoriensystem plausibel?
• Kann diese Kategorie mit einer anderen zusammengelegt werden?
• Ist diese Kategorie im Grunde für den Informationsfluss unbedeutend?
• Ist der Kosten-Nutzen-Aufwand vertretbar, d.h. gibt es vielleicht zu viele (unterschiedliche) Kategorien, die Verwirrung stiften und/oder zu viel Zeit in Anspruch nehmen, um gefüllt zu werden?

Schritt 3: Machen Sie einen Testlauf

Bevor Sie sich endgültig für das Kategoriensystem entscheiden, sollten Sie dieses durch Ihre Mitarbeiter oder Ihre Belegschaft testen lassen. Fordern Sie Ihre Mitarbeiter auf, einzelne Informationen, die deren Arbeits- und Aufgabenbereich betreffen, dem Kategoriensystem zuzuordnen. Gerne kann dies auch innerhalb eines Meetings, das speziell zur Einführung einer Informationskultur veranstaltet wird, geschehen.

Dieser Testlauf offenbart, ob

• die jeweiligen Informationen mühelos den einzelnen Kategorien zugeordnet werden können.
• es Unklarheiten bei der Zuordnung gibt und welcher Art diese Unklarheiten sind.
• Kategorien noch fehlen, die bisher gar nicht in Erwägung gezogen wurden.
• vorhandene Kategorien ungenutzt bleiben.

Optimieren Sie anhand der Ergebnisse die einzelnen Kategorien und somit das Kategoriensystem.