Die besten Add-Ins für Microsoft-Office

Schöner mailen, effizienter schreiben, schlauer rechnen: Sieben clevere Tipps für typische Herausforderungen im Umgang mit Microsoft Outlook finden Sie hier:

Tipp 1

PDF-Dokumente erstellen: Für Microsoft Office 2007 bietet Microsoft selbst ein Add-In,um Speichern in den Dateiformaten PDF und XPS zu ermöglichen. Anwender älterer Office-Versionen (ab Office 2000) können sich mit dem „PDF Brewer" von CIB behelfen, der in einer eingeschränkt nutzbaren Freeware-Version, je nach Anspruch aber auch als kommerzielles Tool für 19 bis 59 Euro erhältlich ist.

Tipp 2

PDF-Dokumente bearbeiten: Wer fertige PDF-Dokumente wie ganz gewöhnliche Texte in Word öffnen und bearbeiten möchte, findet ein geeignetes Werkzeug im PDFgrabber-Home sowie PDFgrabber-Pro, die je nach Anspruch für 39 bis 99 Euro erhältlich sind. Die Professional-Version bietet unter anderem die Möglichkeit, PDF-Dokumente auch direkt in Excel zu öffnen, nach PowerPoint zu konvertieren, und weitere erweiterte PDF-Features wie Meta-Daten, das Inhaltsverzeichnis und ähnliches.

Tipp 3

Globales Suchen: Über den Menüpunkt „Bearbeiten/Ersetzen" können Sie einzelne Wörter und Wortgruppen in aktuell geöffneten Dokumenten austauschen. Mit Hilfe des kostenlosen Add-Ins Globales Suchen und Ersetzen können Sie Text und Formatierungen in allen Dokumenten eines Ordners gleichzeitig ersetzen. Nützlich ist diese Funktion, wenn sich zum Beispiel der Firmenname oder Telefonnummer geänderthaben, und in allen Dokumenten ersetzt werden sollen.

Tipp 4

DIN-gerechte Vorlagen: Wer mit einem frisch aufgesetzten System arbeitet, hat oft das Gefühl, das Rad neu erfinden zu müssen. Hier bietet Successcontrol eine Reihe von Vorlagen für typische Geschäftsbriefe wie Angebote, Lieferscheine oder Rechnungen an, die sogar eine Faltmarkierung enthalten, und deshalb perfekt in DIN-Fensterbriefumschläge passen.

Tipp 5

Vertrauliche Daten entfernen: In Word-Dokumenten steckt mehr, als das Auge sieht: Attribute wie Autor, Firma, vorgenommene Änderungen und andere Metadaten können mit Hilfe der richtigen Werkzeuge sichtbar gemacht werden, unter Umständen sogar Firmengeheimnisse. Mit Hilfe des Metadata Analyzer können Sie diese versteckten Daten entfernen, bevor Sie Word-Dokumente aus dem Haus lassen.

Tipp 6

Excel effizienter nutzen: Der Durchschnittsnutzer verwendet nur rund 10 Prozent der Funktionen in Excel. Das Excel-Add-In umfasst fast 300 Makros, um auch die verborgenen Möglichkeiten der Tabellenkalkulation zugänglich zu machen und die Handhabung zu vereinfachen. In der kostenlosen Demoversion sind 19 davon enthalten, die Vollversion mit allen 300 Add-Ins ist für 10 Euro zu bekommen.

Tipp 7

E-Mails automatisiert versenden und empfangen: Die MAPILab Toolbox for Outlook umfasst 18 Add-Ins, darunter das automatisierte Verschicken von Dateien, wenn diese geändert wurden, eine „Suchen und Ersetzen"-Funktion für Kontakte und Notizen und einige durchdachte Funktionen zur Verwaltung von Mailinglisten. Hier ist eine kostenlose 30-Tage-Version erhältlich, die für 24 US-Dollar dauerhaft genutzt werden kann.

Mehr zu Dokumente im Web bearbeiten - die besten Online-Tools finden Sie hier.