Schnell zum eigenen E-Mail-Newsletter

In Verbindung bleiben - das ist leichter gesagt als getan, wenn es gilt, den Kontakt zu einer größeren Zahl von Personen aufrecht zu erhalten. Ein dazu geeignetes Mittel ist der Versand eines Newsletters per E-Mail. Welche Werkzeuge Sie dazu verwenden, und wie Sie sich rechtlich absichern müssen, hängt von Größe und Art Ihrer Zielgruppe ab.

Tools und Dienste für kleine Verteiler

Geht es Ihnen lediglich darum, ein bis zwei E-Mails pro Monat an fünf bis zehn Mitglieder Ihres Teams zu verschicken, benötigen Sie kein spezielles Tool. Ihr E-Mail-Client, zum Beispiel Outlook, reicht vollkommen aus.

Aus datenschutzrechtlichen Aspekten müssen Sie darauf achten, dass Ihr Verteiler nicht für den einzelnen Empfänger sichtbar ist. Dabei tragen Sie in das Adressfeld „An:" lediglich Ihre eigene E-Mail-Adresse ein, und schreiben die Adressen aller anderen Empfänger in das Adressfeld „BCC:". Die dort eingetragenen Adressen sind für die Empfänger unsichtbar.

Tools und Dienste für große Verteiler

Ist die Zahl von Empfängern deutlich größer, sollten Sie aber speziellere Werkzeuge oder Dienste in Betracht ziehen. Diese bieten nämlich zusätzliche Optionen für die Verwaltung des Verteilers, die Personalisierung der einzelnen Nachrichten und den Versand.

Zwei Dienste, die Ihnen eine webbasierte Verwaltung Ihrer Newsletter und der zugehörigen Adressaten ermöglichen, sind

• Webmart und
• Newstroll.

Beide bieten neben der Möglichkeit, Adressen zu verwalten und Newsletter zu verfassen, auch Statistiken, die Ihnen verraten, wie oft Ihre Leser beispielsweise auf die Links im Newsletter-Text geklickt haben. Außerdem erhalten Sie ein Newsletter-Archiv im Web, und beide ermöglichen eine einfache Einbindung eines An- und Abmeldeformulars in Ihre Website. Neben einer kostenlosen Version - die Webmart allerdings durch Einbindung von Werbung in Ihren Newsletter finanziert - bieten diese Dienste mehrere kostenpflichtige Varianten. Die kostenlose „Bronze"-Version von Newstroll begrenzt die Anzahl von E-Mails pro Monat beispielsweise auf 500.000, während die bezahlten Versionen kein solches Limit kennen.

Wollen Sie von solchen Diensten unabhängig bleiben, können Sie aber auch eine lokal oder auf ihrem Webserver zu installierende Software verwenden. Bekanntestes Beispiel ist OpenEMM, eine Open Source-Entwicklung der Agnitas AG, die kostenlos zur Verfügung steht.

Die Einrichtung setzt ein vertieftes technisches Know-how voraus, da OpenEMM mit einer oft ebenfalls noch einzurichtenden, MySQL-Datenbank verbunden werden muss. Die spätere Handhabung gestaltet sich dagegen sehr komfortabel im Browser. Limits, was die Zahl der Empfänger oder die in einem bestimmten Zeitraum verschickten E-Mails betrifft, gibt es nicht.

Außerdem ermöglicht OpenEMM eine detaillierte Auswertung nach der Zahl gelesener E-Mails, angeklickter Links, Abmeldungen und nicht zustellbarer E-Mails.

Rechtssichere E-Mails

Spammer, die per E-Mail Viagra vertreiben, Zugangsdaten zu Bankkonten stehlen oder Rechner mit Schadsoftware infizieren, haben sehr zum schlechten Ruf des E-Mail-Marketings beigetragen - und zum Erlass strenger gesetzlicher Regeln. Wollen Sie Ihre Leser nicht verärgern und sich vor Abmahnungen schützen, gilt es, beim Verfassen und Versenden Ihres Newsletters einige Regeln zu beachten. Alle oben vorgestellten Dienste und Tools bieten Möglichkeiten, diese Regeln umzusetzen:

Double-Opt-In: Dazu bieten Sie auf Ihrer Website ein Feld, in dass ein Newsletter-Interessent seine E-Mail-Adresse einträgt, und bestätigen den Eintrag per E-Mail. Erst, wenn der Interessent einen Link in dieser Bestätigungs-E-Mail anklickt, wird seine Adresse endgültig in Ihren Verteiler aufgenommen. Deutsche Gerichte haben sich mehrfach zugunsten dieses Verfahrens ausgesprochen. Wichtig: An- und Abmeldevorgänge sollten protokolliert werden, um die Zustimmung im Streitfall nachweisen zu können.

Einfaches Opt-Out: Will ein Newsletter-Empfänger keine E-Mails mehr von Ihnen erhalten, muss ihm eine einfache Möglichkeit geboten werden, sich aus dem Verteiler auszutragen. Dazu empfiehlt sich ein Link an gut sichtbarer Stelle im Newsletter.

Datensparsamkeit: Das einzige Pflichtfeld im Anmeldeformular darf die E-Mail-Adresse sein, eine zwangsweise Erhebung von Realname, Adresse und anderen persönlichen Daten ist in Deutschland bereits ein Rechtsverstoß, auch wenn das häufig zu beobachten ist.

 Impressum:Wie eine Website benötigt ein Newsletter ein vollständiges Impressum, das Namen, Anschrift, Vertretungsberechtigten, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Handelsregister- und Steuernummer nennt. Bei rein privaten Newslettern sind mindestens Name und Anschrift zu nennen. Ein Link auf das Impressum der Website ist nicht ausreichend.

Wie Sie Inhalte online präsentieren, lesen Sie hier.