Meetings: Schwierige Teilnehmer gezielt ausbremsen

Schwierige Teilnehmer in Meetings geschickt ausbremsen

Wenn der Verlauf des Meetings durch Dauerredner blockiert wird, einzelne Teilnehmer unvorbereitet erscheinen oder ein Mitarbeiter versucht von der Agenda abzulenken, indem er neue Tagesordnungspunkte anschneidet, müssen Sie tätig werden.

Lernen Sie jetzt die 5 typischsten Blockaden schwieriger Besprechungsteilnehmer kennen – und was Sie dagegen tun können.

Blockade Nr. 1: Der Teilnehmer redet zu viel

Dauerredner sind die Killer jeder Besprechung und dürfen nicht unterschätzt werden. Denn Sie riskieren, dass

• die anderen Mitarbeiter abschalten.
• das Interesse an der Diskussion verloren geht.
• vom Thema abgekommen wird.
• die Zeit, die für das Meeting angesetzt wurde, nicht eingehalten werden kann.
• wichtige Tagesordnungspunkte unbesprochen bleiben, weil zu viel Zeit durch den Dauerredner verschwendet wurde.

Was Sie dagegen tun können:

• Unterbrechen Sie Dauerredner ganz gezielt, indem Sie ein Stichwort seines Beitrags aufgreifen und ihn bitten sich seine weiteren Gedanken zu notieren um sie gegebenenfalls später, wenn es die Zeit erlaubt, auszuführen.
• Händigen Sie jedem Teilnehmer Stift und Papier aus. Bitten Sie sie Gedanken und Beiträge kurz zu fixieren. So geht nichts verloren. Gleichzeitig kann jeder durch das Aufschreiben beurteilen, ob der Punkt bereits angesprochen wurde, er wirklich wichtig ist oder er in einer Kernaussage zusammengefasst werden kann.
• Bitten Sie jeden Mitarbeiter sich hinzustellen, wenn er seinen Beitrag mitteilt. Eine Variante ist: Der Mitarbeiter stellt sich vorne an den Flipchart. Wer fünf Minuten oder länger auch körperlich so präsent ist, wird sich kürzer fassen, weil er schnell erkennt, wie wenig seine Ausführungen die anderen interessieren.

Blockade 2: Negative Zwischenrufe

Die Bandbreite solcher Äußerungen ist groß:

• Das zynische: „Ach, tatsächlich?!“
• Der persönliche Angriff: „Was du von dir gibst,  hat keine Substanz.“
• Die Standard-Killerphrase: „Wir haben es schon immer so gemacht.“
• Das herablassende: „Wenn Sie es sagen…“
• Das besserwisserische: „Schauen Sie sich doch mal die Zahlen an. Wie kommen Sie nur darauf, dass dies klappen könnte?“
• Die impertinente Frage: „Wollen Sie uns erst einmal erläutern, welche Vorteile das Team von dieser Maßnahme haben soll?“
• Non-verbale Signale wie: breites Grinsen, Kopfschütteln, die Augen verdrehen, demonstratives Gähnen, mit den Fingern auf den Tisch trommeln.

Was Sie dagegen tun können:

• Hinterfragen Sie den Einwand.
• Bitten Sie ihn konkret zu werden, d.h. fordern Sie ihn auf, seine Aussage durch Zahlen und Fakten zu belegen.
• Lassen Sie die Beiträge vom Team beurteilen.
• Schweigen Sie für einen Moment. Einer aus dem Team wird dann den Zwischenruf kommentieren. Falls nicht, fahren Sie einfach an der Stelle fort, an der Sie unterbrochen wurden.
• Wenn Sie non-verbale Signale gut beherrschen, können Sie den Zwischenrufer kurz fixieren.

Blockade 3: Der Mitarbeiter schreibt Zettel und verstrickt andere in Privatgespräche

Während Dauerredner oder Zwischenrufer sich wenigstens am Meeting beteiligen, verweigert der Mitarbeiter, der wie ein Schulkind Zettel schreibt und weiterreicht oder seine Nachbarn in Gespräche einbindet, nicht nur seine aktive Teilnahme am Meeting, er sabotiert es auch durch sein Verhalten. Denn sein Desinteresse demonstriert er offenkundig.

Was Sie dagegen tun können:

• Etablieren Sie eine Sitzordnung. Setzen Sie ihn neben Mitarbeiter, die seine Privatgespräche abblocken.
• Fordern Sie ihn auf, jeden Zettel laut vorzulesen. Auf seine eventuelle Verweigerung „Dies ist privat“ antworten Sie „Dann reicht es ja vollkommen aus, wenn der Empfänger nach dem Meeting über den Inhalt informiert wird.“
• Erteilen Sie ihm eine Aufgabe wie beispielsweis das Meeting zu protokollieren oder die Ideen auf dem Flipchart zu notieren.

Blockade 4: Neue Tagesordnungspunkte hinzufügen

Ob zu Beginn oder während des Meetings, der Mitarbeiter bringt laufend Punkte, die nicht auf der Agenda stehen oder verweist ständig auf Themen, die unbedingt besprochen werden sollten. Oft führt dies zu Irritation der anderen Besprechungsteilnehmer. Einige lassen sich davon auch anstecken und beginnen Beiträge zu dem angeschnitten Themenkomplex zu liefern.

Was Sie dagegen tun können:

• Bevor sich von der eigentlichen Agenda entfernt wird, greifen Sie ein
• Lassen Sie sich nicht auf Diskussionen ein
• Falls derjenige dennoch versucht, sein Thema durchzusetzen, erteilen Sie ihm die Aufgabe, seine Argumente mit Daten und Fakten aufzulisten und diese beim nächsten Meeting vorzustellen.

Blockade 5: Keine Disziplin

Der Mitarbeiter erscheint zu spät, fordert ständig Pausen, zappelt auf seinem Platz herum, will das Fenster geöffnet bzw. geschlossen haben oder steht auf, um sich ein Getränk oder einen Stift zu holen. Im Klartext: Er produziert Unruhe und stört so den Verlauf des Meetings.

Was Sie dagegen tun können:

• Richten Sie ein Bußgeld für jedes Zu spät-Kommen ein: Von 1 Euro bis 5 Euro. Das Geld kommt in die Teamkasse, das das Team für Feiern oder Ausflüge verwenden kann.
• Setzen Sie bei längeren Meetings Pausenzeiten fest, die alle kennen und für alle verbindlich sind. In diesen Pausen sollte dann auch gelüftet werden.
• Getränke oder Stifte und Papier sollten in ausreichender Menge  auf den Tisch gestellt werden, damit niemand aufstehen muss.