Kommunikationstraining: Kommunizieren Sie klar, konkret und konstruktiv

Optimieren Sie Ihre Kommunikation: Beherrschen Sie die 3 K’s.

Verbessern Sie Ihre verbale Kommunikation und beugen Sie dadurch auch Missverständnissen vor. Kommunizieren Sie klar, konkret und konstruktiv.

Anhand der folgenden Beispiele können Sie sehen, wie vielfältig Kommunikation sein kann, und dass nicht immer nur das gesprochene Wort gemeint ist, wenn man von Kommunikationstraining spricht.

• Sie möchten ein erfolgreiches Verkaufsgespräch führen, in dem Ihr Kunde Ihren Argumenten mühelos folgen kann.
• Sie als Führungskraft und Vorgesetzter möchten Aufgaben an Ihren Mitarbeiter so delegieren, dass es später bei der Bearbeitung nicht zu Missverständnissen und Schwierigkeiten kommt.
• Sie wollen ein schriftliches Angebot erstellen, das präzise alle Posten auflistet.
• Sie wollen einen Werbebrief formulieren, der Ihre Zielgruppe direkt anspricht.
• Sie möchten mit Ihrem Kollegen die Zusammenarbeit bei der gemeinsamen Aufgabe klären.

In all diesen Fällen benötigen Sie eins: Eine gute Kommunikation. So eine erfolgreiche Kommunikation zeichnet sich durch die drei K-Kriterien aus:

1. Klar – also verständlich kommunizieren, indem Sie,

• kurze Sätze bilden,
• geläufige Wörter benutzen
• und auf Floskeln oder Fachjargon verzichten.

2. Konkret – also präzise kommunizieren, indem Sie 

• exakte Daten, Fakten und Sachverhalte mitteilen,
• Personen benennen statt „man“ zu sagen,
• deutliche Ziele definieren
• und zuverlässige Versprechen geben.

3. Konstruktiv – also ergebnisorientiert kommunizieren, indem Sie

• respektvoll mit dem Gesprächspartner umgehen,
• das angestrebte Ergebnis benennen,
• sich lösungsorientiert ausdrücken
• und den anderen in seinen Fähigkeiten bestärken.

 

So zu kommunizieren, können Sie üben und lernen.

 

Kommunikationstraining – die 3 K’s:

Zur Unterstützung Ihres Kommunikationstrainings und zur Anregung, wie Sie wirkungsvoll kommunizieren können, laden Sie sich am besten unsere Übersicht: Tipps für Ihr Kommunikationstraining herunter.

Noch ein Tipp: Sprache ist lebendig und wird durch die Interaktion – dem miteinander kommunizieren – täglich bereichert. Genießen Sie deshalb die Übungen. Sie werden sich und Ihre Kommunikation dabei neu entdecken – und nach einer Weile garantiert feststellen, dass sich Ihre Art zu denken auch verändert hat.

 

Besser kommunizieren: „Klar“ kommunizieren

Sich präzise auszudrücken, ob mündlich oder schriftlich, wird durch manche verbale Angewohnheit erschwert:

• Füllwörter wie „Ja“, „äähmm“, „eigentlich“, „im Prinzip“ etc., die zu der Aussage des Satzes nichts oder wenig beitragen. Streichen Sie vor allem im Mündlichen das „äähhm“ aus Ihrem Sprachgebrauch. Im schriftlichen, sollten Sie den Satz einmal mit und ohne das Füllwort schreiben. Bleibt der Sinn des Satzes trotz des Wegfalls des Füllwortes erhalten? Dann benötigen Sie dieses Wort nicht.
• Schachtelsätze, die über mehrere Zeilen gehen und das Lesen bzw. das Verstehen des Inhaltes erschweren. Formulieren Sie aus dem langen Schachtelsatz mehrere Sätze – mal kurz, mal etwas länger. Lesen Sie ihn laut vor. Dadurch können Sie hören, ob er leicht zu verstehen ist.
• Konjunktive wie „Ich möchte“, „Wären Sie so nett…“, „Könnten Sie bitte…“ sind zu wage und fordern deshalb Ihren Mitarbeiter oder Ihren Kunden kaum zum Handeln auf. Sagen Sie lieber „Ich will…“, „Bitte erledigen Sie dies jetzt…“ oder „Rufen Sie mich an“.
• Floskeln wie „Für Rückfragen steht Ihnen unser Mitarbeiter…“, „Ich würde mich freuen, wenn Sie…“ oder „Telefonisch sind wir zu erreichen…“ sind veraltet. Die moderne Kommunikation setzt auf Aussagen, die die Zielperson direkt ansprechen und zum Handeln motivieren, wie „Haben Sie Fragen? Rufen Sie uns an …“, „Teilen Sie mir Ihre Ansichten mit…“ oder „Sprechen Sie uns direkt an. Wir sind für Sie da von…“

Besser kommunizieren: „Konkret“ kommunizieren

Konkret mitzuteilen was Sie wollen und tun werden, minimiert Missverständnisse und bringt Sicherheit für beide Seiten. Denn Ihre konkrete Aussage wird zu einer verlässlichen Aussage. Statt zu sagen „Ich werde mich bemühen, den Bericht bis morgen Nachmittag fertigzustellen“, sagen Sie „Ihnen liegt der Bericht morgen um 15.00 Uhr vor.“. Oftmals werden Sie sich jedoch vor so konkreten Zusagen scheuen, vielleicht weil Sie befürchten, diese Zusage nicht einhalten zu können oder weil Sie nicht genau wissen, wie der Sachverhalt sich darstellt. Deshalb drücken Sie sich lieber vage und ungenau aus. Doch selbst in solchen Fällen können und sollten Sie konkret kommunizieren.

• Exakte Daten. Liegen Ihnen diese vor, sprechen Sie diese aus und punkten Sie dadurch. Sind Ihnen diese unbekannt, teilen Sie dies mit – und auch in diesem Falle werden Sie punkten „Mir liegen dafür keine konkreten Zahlen vor. Deshalb möchte ich jetzt keine Schlussfolgerungen ziehen, die sich später als falsch herausstellen. Ich schlage vor, wir treffen uns morgen nochmals, bis dahin habe ich die Daten recherchiert.“
• Personen benennen. Teilen Sie mit, von wem Sie diese Informationen erhalten haben. Hüten Sie sich vor „Man“-Aussagen, die eine Allgemeingültigkeit suggerieren, die nicht besteht. Sagen Sie in solchen Fällen statt „Man denkt/sagt/tut …“ besser „Ich denke, sage, bin der Meinung…“
• Versprechen ausdrücken. Sie geben ein Versprechen, also eine Zusage, Ihrem Gesprächspartner und sich selbst. Dies hat einen enormen persönlichen Erziehungseffekt. Denn ein Versprechen bindet und Sie werden es einhalten wollen. Deshalb prüfen Sie im Vorfeld der Zusage, ob Sie diese auch halten können. Und geben Sie dann Ihr Wort. Ist Ihr Gesprächspartner mit dieser Zusage nicht zufrieden, dann heißt es, neu zu verhandeln oder eine Absage zu geben.

Besser kommunizieren: „Konstruktiv“ kommunizieren

Das Wort „konstruktiv“ führt schon in die Richtung, in der Sie Ihre Kommunikation führen möchten. Denn „konstruktiv“ bedeutet auch produktiv, schöpferisch, nutzbringend, aufbauend, förderlich und erfolgreich. Konstruktiv zu kommunizieren heißt also sich produktiv, aufbauend und nutzbringend mitzuteilen. Eine Fähigkeit, die viel zu selten innerhalb der Gesprächsführung angewandt wird. Denn die Gewohnheiten – auch die Erfahrungen im täglichen Sprachgebrauch und in der verbalen Kommunikation  – weisen in eine andere Richtung. Typische Aussagen

• beinhalten zu viele Verneinungen wie „Warum machen wir nicht eine Kundenbefragung?“ oder „Am Montag klappt der Termin bei mir nicht“. Mit Verneinungen verweisen Sie zum einen auf etwas, was unmöglich ist (der Termin am Montag). Zum anderen wird durch das „nicht“ die Aussage abgeschwächt (machen wir nicht eine Kundenbefragung). Formulieren Sie lieber positive Aussagen, die aufbauend wirken wie: „Lasst uns eine Kundenbefragung durchführen. Dann wissen wir genau…“ oder „Dienstag um 9.00 Uhr habe ich Zeit für einen Termin. Klappt dies zeitlich auch bei Ihnen?“
• konzentrieren sich auf Probleme und Schwierigkeiten wie „Schon wieder gibt es Schwierigkeiten bei der abteilungsübergreifenden Zusammenarbeit“ oder „Der Wegfall dieses Stammkunden bereitet uns große Probleme“. Selbstverständlich müssen und sollen Probleme und Schwierigkeiten konkretisiert werden. Allerdings sollten Sie sich bei Ihrer Wortwahl bewusst sein, dass in vielen Situationen, solche Problembenennungen zu Angst und Verunsicherung führen. Sagen Sie stattdessen „Die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit beschert uns wöchentlich neue Herausforderungen, an denen wir wachsen und unser Tun optimieren können. Lassen Sie uns jetzt untersuchen, was wir heute lernen werden“ oder „Der Wegfall dieses Stammkunden zeigt uns auf, wie wichtig die Pflege unserer Kunden ist. Wir stehen deshalb jetzt vor zwei entscheidenden Aufgaben: 1. Neue Aufträge zu erschließen und 2. Neue Ideen zur Kundenpflege umzusetzen.“