Geschäftsbriefe: Spannend, kundenorientiert und zeitgemäß formuliert

Jeder Geschäftsbrief ist eine Visitenkarte Ihres Unternehmens. Nur leider entsprechen manche Formulierungen weder dem Unternehmensimage, noch sind sie zeitgemäß und kundenorientiert. Modernisieren Sie Ihre Korrespondenz – dann wird sie auch gelesen.
 

Sie erleben es oft genug: Sie erhalten einen Brief von einem Geschäftspartner, einem Lieferanten oder auch von einer Behörde, der klingt, als wären Textbausteine verwendet worden, die vor 20 Jahren in waren. in vielen Fällen ist es tatsächlich so. Die Sprache hat sich verändert, das Lebensgefühl und die Kommunikationsmittel auch – nur in der Geschäftskorrespondenz wird viel zu oft auf alte Floskeln zurückgegriffen.

Beispiele:

Veraltet:

bezugnehmend auf unser heutiges Telefonat freuen wir uns, Ihnen unsere neue Produktbroschüre in der Anlage überreichen zu dürfen. Sollten Sie noch Fragen haben, rufen Sie uns bitte an. Unser Mitarbeiter Herr D. steht Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Neue Version:

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Moderne Geschäftskorrespondenz: Wecken Sie mit Ihrem Geschäftsbrief Interesse beim Leser: 5 Tipps

Tipp 1: Der Empfänger gehört in den Mittelpunkt

Bevor Sie zu tippen beginnen, vergegenwärtigen Sie sich, an wen Sie eigentlich schreiben wollen. Ist es ein Kunde, der noch wenig über Ihr Unternehmen und Ihre Produkte weiß? Ist es ein Geschäftspartner, der mit Ihnen und Ihrem Geschäftsjargon vertraut ist? Denn Ihr Empfänger bestimmt, wie Sie den Brief gestalten und auf welche Formulierungen Sie zurückgreifen. Stellen Sie sich deshalb zuerst folgende Fragen:

• Wer ist der Empfänger? Wer wird den Brief lesen?
• Was weiß der Empfänger bereits über dieses Thema?
• Welche Informationen benötigt er? Welche hat er durch seinen Anruf oder seine E-Mail von Ihnen angefordert?
• Was ist für ihn interessant?
• Was wird den Empfänger von Ihrem Standpunkt oder Produkt überzeugen?
• Wie wird er auf Ihre Argumente und Vorschläge reagieren?
• Welche Fachausdrücke kennt er? Welche Formulierungen werden ihn ansprechen?

Hinweis:

Vergessen Sie dabei nicht das Unternehmensimage. Sie werden sich zwar auf den Empfänger einstimmen, jedoch nur im Rahmen der Corporate Identity. Im Klartext: Wenn Ihr Empfänger eher jung und flippig ist, Ihr Unternehmen jedoch ein konservatives Image hat, müssen Sie dieses konservative Image dennoch nach außen vertreten – auch in Ihrem geschäftlichen Briefwechsel.  

Tipp 2: Mit dem Betreff punkten

Die Betreffzeile ist Ihre Überschrift, die sofort den Blick des Empfängers auf sich zieht. Ob er nach dem Lesen des Betreffs allerdings noch weiterliest, ist abhängig von Ihrer Aussage. Wagen Sie sich deshalb ruhig an pfiffige, auch gewagte, provokante Formulierungen, die einen kurzen, prägnanten Überblick über den Inhalt des Briefes bieten. Achten Sie allerdings darauf, die beim Empfänger geweckten Erwartungen im restlichen Brief auch zu erfüllen.

Beispiele:

Herzlichen Dank für Ihr Interesse an unserem Catering-Service!

Ihre Treue wird belohnt

Das Gute kommt zum Schluss

Lassen Sie sich von uns verführen

Holen Sie mehr aus Ihrem Drucker heraus – wir verraten Ihnen wie

Vielen Dank für Ihre Anfrage

Hinweis:

Streichen Sie unbedingt das Leitwort Betreff aus dieser Zeile – es wird nicht mehr geschrieben.

Tipp 3: Sie statt Wir

Der Empfänger steht im Mittelpunkt. Drücken Sie dies aus – so konsequent wie möglich. Wählen Sie Formulierungen, die ihn einbeziehen und ansprechen.

Beispiele:

Statt „Wir freuen uns über Ihr Interesse…“ schreiben Sie „Vielen Dank für Ihr Interesse…

Statt „“Wir bieten Ihnen…“schreiben Sie „Sie erhalten bei uns ein Rund-um-Sorglos-Paket…“

Statt „Unser Produkt AFG wurde mit dem Blauen Engel ausgezeichnet…“ schreiben Sie „Ihr Wunsch nach umweltverträglichen Produkten war uns ein Ansporn, der jetzt sogar mit dem Blauen Engel belohnt wurde. Ab heute können Sie das Produkt AFG guten Gewissens erwerben – denn es trägt das Blaue Engel Siegel.“

Tipp 4: Verzichten Sie auf veraltete Floskeln und Wiederholungen im Briefbeginn

Sie haben mit Ihrem gelungenen Betreff das Interesse geweckt. Halten Sie die Spannung. Bleiben Sie kundenorientiert. Gerade nach der Anrede – dem Sehr geehrter Herr…- sollten Ihre Formulierungen auch ansprechen – und nicht langweilen.

Auf was Sie dabei achten sollten:

• Verzichten Sie auf Anfänge mit den Worten „hiermit bestätigen wir“ oder „mit diesem Schreiben erhalten Sie …“.Schreiben Sie „Gern bestätigen wir …“ oder „vielen Dank für Ihr Interesse…Sie erhalten…“
• Streichen Sie „leider müssen wir Ihnen mitteilen…“ oder „bedauerlicherweise hat die Geschäftsleitung beschlossen…“. Schreiben Sie „besten Dank für die Lieferung …Die Qualität der Ware entspricht jedoch nicht den Vereinbarungen…“ oder „die Geschäftsleistung hat beschlossen, dass…“
• Wiederholen Sie in keinem Fall den Betreff – „wir beziehen uns auf o.g. Telefonat und führen gerne die …“ Schreiben Sie „gerne führen wir…“

Tipp 5: Überzeugen Sie mit dem Ende

Bevor Sie sich mit dem Mittelteil abmühen, schreiben Sie erst einmal das Ende. Denn genau dies wird Ihr Empfänger auch tun: Er liest den Betreff, den ersten und eventuell zweiten Satz und wandert mit seiner Aufmerksamkeit sofort zum Ende. Schließlich will er wissen: „Was will der Sender von mir?“ Mit dem Ende runden Sie Ihren Brief ab – durch einen Appell, ein Danke-Schön, mit einer positiven Aussicht oder mit einer Terminvereinbarung. Verschenken Sie deshalb Ihr wichtiges Briefende nicht mit veralteten Floskeln.

Beispiele:

Statt „Wir hoffen, diese Angelegenheit für Sie abschließend geklärt zu haben.“

Schreiben Sie „Haben Sie weitere Fragen? Rufen Sie uns an unter… Wir beraten Sie gern.“

Statt „Vielen Dank im Voraus für Ihre Bemühungen.“

Schreiben Sie „Schon heute vielen Dank für Ihre Unterstützung.“

Statt „Wir bedauern, Ihnen keinen positiveren Bescheid übermitteln zu können.“

Schreiben Sie „Wir sind sicher, dass Sie schon bald die Anstellung finden werden, die Ihren Vorstellungen entspricht. Viel Erfolg!“

Statt „Wir erwarten Ihre Antwort bis…“

Schreiben Sie „Bitte antworten Sie uns bis … Vielen Dank!“

Übersicht zum Download

In unserer Übersicht: Moderne Geschäftskorrespondenz können Sie noch weitere moderne Formulierungen kennen lernen. Lassen Sie sich von diesen einfach inspirieren.