Mehr Zeit haben: Nutzen Sie ein Zeittagebuch

23. Oktober 2013

Zeit sparen und endlich mehr Zeit haben: Realisieren Sie Ihr Ziel

Stehen Sie immer wieder unter Zeitdruck und wünschen Sie sich oft genug „Der Tag müsste mehr Stunden haben“, sollten Sie effektiv gegensteuern.

 

Doch allein Ihr Zeitmanagement zu optimieren oder Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, wird in der Regel nicht dazu führen, dass Sie Zeit sparen und endlich mehr Zeit haben. Denn viel zu oft vergeuden Sie Zeit durch liebgewonnene Gewohnheiten, wie den Small-Talk mit den Kollegen am Kopierer oder durch eine schlechte Tagesplanung. Es schlagen somit Zeitdiebe innerhalb Ihres Zeitmanagements zu, die Sie vielleicht noch gar nicht als solche erkannt und definiert haben.

 

Damit Sie Ihr Ziel realisieren können, empfiehlt es sich, ruhig in regelmäßigen Abständen ein Zeittagebuch über zwei bis drei Tage – besser ist eine Woche - zu führen. So entdecken Sie, wie Sie Ihre Zeit wirklich nutzen und an welchen Stellen des Tages sich zeitliche Schwächen offenbaren, die Sie reduzieren sollten.

 

Zeittagebuch nutzen – und mehr Zeit haben 

Mehr Zeit haben mit dem Zeittagebuch: 3 Schritte

 

Schritt 1: Zeittagebuch führen

Kopieren Sie sich das Arbeitsblatt: Zeit sparen mit dem Zeittagebuch in ausreichender Anzahl. Dadurch können Sie mühelos Ihr Zeittagebuch starten:

  • Tagesdatum notieren.
    Vermerken Sie stets das Datum des Tages.

  • Tagesziele vermerken.
    Notieren Sie im entsprechenden Feld die Ziele, die Sie an diesem Tag realisieren möchten. Ob Sie eine Präsentation fertigstellen möchten oder eine Mitarbeiterbesprechung geplant haben, fixieren Sie drei bis sechs wichtige Aufgaben, die an diesem Tag geplant sind.

  • Uhrzeit eintragen.
    Schreiben Sie auf, wann Sie mit der Tätigkeit begonnen haben und wann Sie diese beendet haben.
     


  • Jede Tätigkeit aufschreiben.
    Jetzt ist Ihre Disziplin gefordert. Sie müssen wirklich jede (!) Tätigkeit aufschreiben, die Sie verrichten. Sobald also beispielsweise Ihre Aufmerksamkeit zu einer anderen Aufgabe überschwenkt – und sei es, weil Sie schnell den Kollegen per Telefon etwas fragen möchten – müssen Sie diese andere Tätigkeit vermerken, egal, wie wichtig oder trivial diese ist. Seien Sie dabei genau. Notieren Sie „Telefonat, Kollege Neumaier, Nachfrage Bericht“. Nur so erhalten Sie einen wahren Tätigkeitsbericht Ihres Tages. Nur so können Sie Zeitdiebe entlarven. 

    Wichtig: Hüten Sie sich auch davor, am Ende des Tages Ihr Zeittagebuch ausfüllen zu wollen. An diesem Zeitpunkt des Tages haben Sie längst vergessen, mit welchen „Kleinigkeiten“ Sie sich wann befasst haben – und riskieren Ihre Aufzeichnungen zu beschönigen.

  • Aufgewendete Zeit festhalten.
    Ein wesentlicher Aspekt: Protokollieren Sie unbedingt die Zeit, die Sie für jede Tätigkeit aufgewandt haben – und seien es „bloß“ drei Minuten.

  • Priorität zuordnen.
    Tragen Sie ein, welche Priorität Sie der einzelnen Tätigkeit geben würden. Dadurch lassen sich noch schneller Zeitdiebe entlarven.

  • Anmerkungen aufzeichnen.
    Notieren Sie ruhig erste spontane Gedanken über die jeweilige Tätigkeit. Halten Sie so fest, wie Sie diese einschätzen. Vielleicht gibt es bereits erste Ideen, ob Sie diese unterlassen sollten oder wann Sie diese besser im Tagesverlauf einplanen – beispielsweise „Routineaufgaben – nach dem Mittagessen erledigen“.

 

Schritt 2: Zeittagebuch auswerten

Gehen Sie jetzt in Ruhe Ihr Zeittagebuch durch. Analysieren Sie Ihre Tätigkeiten. Markieren Sie sofort alle Tätigkeiten, die eine C-Priorität erhalten hat. Hier lauern Zeitdiebe. Umkreisen Sie Tätigkeiten, die Sie zeitlich verlegen sollten. Prüfen Sie so Schritt für Schritt, welche zeitlichen Schwächen Ihr gewohnter Tagesablauf aufweist.

 

Schritt 3: Zeit sparen

Beginnen Sie anschließend Ideen freizusetzen, die Ihnen helfen, Ihre Zeit optimaler zu organisieren und/oder Zeitdiebe zu reduzieren, um letztendlich endlich mehr Zeit zu haben. Fragen Sie sich:


Zur Tagesplanung:

  • Wann ist Ihr Leistungshoch am Tage? Welche Tätigkeiten gehören in diese Zeitphase?
  • Wie können Sie verhindern, innerhalb Ihres Leistungshoch durch Zeitdiebe und ineffizientes Arbeiten Zeit zu verschenken?
  • Welche Tätigkeiten sollten Sie grundlegend zu anderen Zeiten einplanen?
  • Welche Änderungen wollen Sie in diesem Punkte vornehmen?
  • Wie sähe somit Ihre neue Tagesplanung und/oder Wochenplanung aus?
  • Welche Erkenntnisse wollen Sie zukünftig berücksichtigen?

 

Zum Thema „Zeitdiebe“:

  • Welche Zeitdiebe sind regelmäßig und häufig aufgetreten (beispielsweise der Small-Talk mit den Kollegen oder das Surfen im Internet)?
  • Wie können Sie diese Zeitdiebe reduzieren?
  • Was sollten Sie dabei beachten?
  • Welche ersten Handlungsschritte wollen Sie nun konkret einplanen?
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