Zeitmanagement: Mit dem Wochenplan kommen Sie Ihren Zielen effektiv näher

Zeitmanagement: Geben Sie dem Wochenplaner mehr Gewicht

Innerhalb Ihres Zeitmanagements konzentrieren Sie sich hauptsächlich auf Ihre Tagesplanung. Dieser Fokus ist auch durchaus sinnvoll. Denn der einzelne Wochen- bzw. Arbeitstag ist die kleinste Planungseinheit, d.h. Sie können hier übersichtlich Termine, Aufgaben, Routinearbeiten oder Telefonate vermerken. Diese Tagesplanung

• gibt Ihnen ein Gefühl der zeitlichen Kontrolle. Sie haben schließlich im Fokus, was Sie an diesem einzelnen Tag erledigen und bearbeiten müssen.
• unterstützt Sie dabei den Überblick über die Aufgaben des Tages zu behalten.
• lässt Sie Aufgaben sinnvoll bündeln.
• ermöglicht es Ihnen, sich bei Ihren Arbeiten nicht zu verzetteln.

Und so geht es in kleinen Planungs- und Realisierungsschritten voran. Obwohl das Prinzip der „kleinen Schritte“ innerhalb des Zeitmanagements ein wichtiges Element ist, kann Ihre Tagesplanung Sie dabei blockieren, Ihre beruflichen Ziele und Ihre Ziele im Leben zu erreichen. Denn die Tagesplanung rückt Ihren Fokus nicht allein auf die kleinste Planungseinheit, sondern

• sie richtet Ihren Blick speziell nur auf das, was unmittelbar zu tun ist.
• dringliche Aufgaben – wie Telefonate, E-Mails, Anfragen etc. - erhalten dadurch Ihre Aufmerksamkeit und oberste Priorität. Mit der Folge: Sie riskieren sich, in den täglichen (scheinbaren) Wichtigkeiten zu verlieren.
• durch die täglichen beruflichen Anforderungen, die spontan von außen an Sie gestellt werden, kann sich Ihr persönlicher Stress verstärken und ein Gefühl der Hektik breitet sich aus. Denn die Tagesplanung ist plötzlich vollgestopft mit zusätzlichen Aufgaben.
• Sie erlangen an manchen Tagen das Gefühl, nur noch den Ereignissen hinterherzurennen, d.h. Sie reagieren statt zu agieren. Und dies macht es schwer, persönliche Wünsche und Ziele zu erreichen. Denn diese sind in solchen Augenblicken völlig aus dem Fokus gekommen.

Für Ihre persönlichen Ziele, egal ob es

• berufliche Ziele,
• neue Ziele,
• strategische Ziele,
• ehrgeizige Ziele,
• Ziele im Berufsleben,
• oder mittelfristige Ziele sind
• oder es sich sogar um das Ziel Ihres Lebens handelt,

ist es wichtig, einen Planungshorizont zu schaffen, der über Ihren Tag hinausgeht. Denken Sie nicht länger in Tageszielen, sondern nutzen Sie den Wochenplan um innerhalb Ihres Zeitmanagements Ihre Lebensziele mit Ihren täglichen Aufgaben zu verbinden. Dadurch haben Sie auch das Ziel vor Augen, dass Sie in Ihrer Jahresplanung und/oder Lebensplanung definiert haben.

Konzentrieren Sie sich mit der Wochenplanung auf Ihre Ziele: 5 Tipps

Tipp 1: Reservieren Sie einen Jour-Fix für Ihre Wochenplanung

Sie haben es sich bereits zur Gewohnheit gemacht, sich für Ihre Tagesplanung am Morgen oder am Ende des Arbeitstages eine viertel- oder halbe Stunde Zeit zu reservieren. Legen Sie nun für Ihre Wochenplanung einen Tag fest, an dem Sie die kommende Woche planen und vorbereiten. Am besten eignet sich dafür der Freitag, oder falls Sie es mit Ihrer Work-Life-Balance vereinen können, nehmen Sie sich dafür Zeit am Wochenende.

Tipp 2: Sich Ziele setzen und diese auf Wochenziele herunterbrechen

Sie werden Ziele definieren, die Sie langfristig und/oder mittelfristig erreichen möchten. Sicherlich haben Sie die einzelnen Ziele in kleinere Zieletappen umgewandelt. Kontrollieren Sie jede Woche, welche Zieletappe

• Sie in der vergangenen Woche erreicht haben.
• Sie in der kommenden Woche realisieren möchten.

Planen Sie dafür Zeit bei Ihrer Wochenplanung ein. Markieren Sie diese Aufgaben am besten farbig in Ihrem Terminplaner, so motiviert bereits ein Blick auf Ihren Wochenplan.

Tipp 3: Zeitdauer notieren

Abhängig davon, mit welchem Wochenplaner Sie arbeiten – ob Terminplaner, Computer-Software oder Organizer – sollten Sie in Ihrer Wochenübersicht nicht nur ein Stichwort für die Aufgabe, die Arbeit oder den Termin notieren, sondern auch den Zeitumfang, den Sie dafür einplanen. Viele Wochenplaner bieten neben der Aufteilung in die einzelnen Wochentage auch für jeden Tag einen zeitlichen Verlauf – also von 8.00 bis 20.00 Uhr -, so dass Sie Ihre Aufgaben bereits zeitlich korrekt fixieren können.

Tipp 4: Dauertermine fixieren

Ob es private Aktivitäten in Ihrer Work-Life-Balance sind, wie beispielsweise dreimal die Woche zu Joggen oder die Teambesprechung, tragen Sie diese Dauertermine am besten vierteljährlich für das kommende Quartal ein. Sie reservieren so Zeit für Ihre Ziele, die Sie nicht anderweitig verplanen werden.

Tipp 5: Kommunizieren und planen Sie auch als Führungskraft im Wochenrhythmus

Entschleunigen Sie die Arbeitsprozesse, indem Sie mit Ihren Mitarbeitern eine Wochenplanung festlegen. Dies ermöglicht es der Belegschaft Unternehmensziele im Auge zu behalten und mittelfristig die Vorgaben umzusetzen. Empfehlenswert ist es, für diese Wochenplanung eine wöchentliche Organisationsbesprechung zu etablieren, in der die Fortschritte, Rückschritte und neuen Wochenziele für das Team bzw. die Abteilung fixiert werden.