Zeitmanagement: Checklisten für Ihre wöchentlichen Routinearbeiten

Gibt es Aufgaben, die sich täglich oder wöchentlichen wiederholen? Müssen Sie Abrechnungen kontrollieren? Das Jour-Fix-Meeting fürs Team vorbereiten? Oder Ihre Reisespesen einreichen? Erleichtern Sie sich das Erledigen dieser wiederkehrenden Tätigkeiten: Erstellen Sie sich Checklisten für Ihre wöchentlichen Routinearbeiten.

Denn Routinearbeiten werden selten in der eigenen Aktivitätenliste eingetragen – eben weil es Routinearbeiten sind und so selbstverständlich zum Arbeitsablauf gehören. Nur leider wird diese Selbstverständlichkeit beim eigenen Zeitmanagement allzu oft übersehen. Die Folge: Sie geraten unter Stress , weil plötzlich Ihre Routineaufgaben in Ihrer Zeitplanung berücksichtigt werden müssen. Beugen Sie deshalb vor. Mit entsprechenden Checklisten bewahren Sie den Überblick – und haben Ihre Zeit wirklich im Griff.

Erstellen Sie Checklisten für Ihre wöchentlichen Routinearbeiten in 3 Schritten:

Schritt Nr. 1: Listen Sie Ihre Routineaufgaben auf

Notieren Sie, welche Routinearbeiten während der Woche anfallen. Vermerken Sie dabei, an welchem Arbeitstag, Sie diese erledigen müssen wie beispielsweise Spesenabrechnung zur Buchhaltung - Dienstag, Wochenplanung - Freitag.

Schritt Nr. 2: Erstellen Sie eine Checkliste für jeden Arbeitstag

Fertigen Sie für jeden Arbeitstag eine gesonderte Checkliste an. Übertragen Sie anschließend die jeweilige Aufgabe auf die entsprechende Checkliste. Sie verfügen so bei einer 5-Tage-Arbeitswoche über 5 Checklisten: Montag, Dienstag, Mittwoch, Donnerstag, Freitag.

Vermerken Sie auf diesen Checklisten auch die Aufgaben, die tagtäglich anfallen, wie E-Mails abrufen, Telefonate führen, Tagesplanung. Notieren Sie dabei, wie viel Zeit, Sie für die jeweiligen Aufgaben einplanen müssen.

Schritt 3: Heften Sie die Checkliste in Ihr Zeitmanagementsystem

Jede Checkliste wird vor die To-do-Liste des jeweiligen Wochentages einsortiert – also die Checkliste „Meine Routinearbeiten am Montag“ vor die To-do-Liste des Montags. So wird wirklich nichts vergessen und Sie wissen, dass Sie die Routinearbeiten zeitlich mit einplanen. Am Ende der Woche ordnen Sie Ihre Checklisten vor den jeweiligen Arbeitstag der neuen Kalenderwoche ein. Da es sich auch um eine Routinearbeit handelt, findet diese Aufgabe einen Eintrag auf Ihrer Freitags-Checkliste.

Mein Tipp:

Falls Sie die einzelnen Routinearbeiten nach Erledigung gerne abhaken möchten, fertigen Sie sich von Ihren Checklisten Kopien an. Und vergessen Sie nicht: Aufgaben, die als wiederkehrende Tätigkeiten einzustufen sind, müssen Sie sofort auf der Checkliste des entsprechenden Arbeitstages notieren und solche, die Sie nicht länger erledigen müssen, natürlich streichen.