Zeitmanagement: ABC-Analyse für Freiberufler

ABC-Analyse im Zeitmanagement: Passen Sie die Methode Ihren Bedürfnissen an

Bestimmte Zeitmanagement-Methoden 1:1 zu übernehmen, wird Sie als Freiberufler, der oftmals als Ein-Mann-Unternehmen agiert, wenig zufriedenstellen. Schließlich gibt es niemanden, an den Sie Aufgaben delegieren können, um so Ihre Zeitplanung zu optimieren.

Deshalb ist es sinnvoll, einzelne Methoden an Ihre speziellen Bedürfnisse anzupassen.

Passen Sie in Ihrem Zeitmanagement die ABC-Analyse an: 4 Schritte

Schritt 1: Aufgaben auflisten

Erstellen Sie sich in Ruhe eine Liste aller Aufgaben, die Sie erledigen müssen. Ziel dieser Auflistung ist es, dass Sie sich einen korrekten Überblick über all die Aufgaben, die Sie zu bewältigen haben, verschaffen.

Auf diese Liste gehören sowohl aktuelle Arbeiten als auch wiederkehrende Routineaufgaben. Ziehen Sie dafür Ihre To-do-Liste, Ihren Terminkalender und Ihr Zeitmanagementsystem, mit dem Sie Ihre Monats-, Wochen- und Tagesplanung vornehmen, heran. Damit Sie keine Aufgaben vergessen, hilft es, einzelne Arbeitsbereiche in einen Prozessablauf zu zerlegen, so dass Sie wirklich alle Arbeitsschritte erfassen. 

Schritt 2: Führen Sie eine ABC-Analyse durch

Gehen Sie Ihre Liste durch. Seien Sie bei Ihrer Einteilung spontan, d.h. überlegen Sie nicht lange. Teilen Sie die einzelnen Aufgaben in die jeweiligen Prioritäten ein – und zwar nach der klassischen ABC-Einteilung:

• A-Aufgaben: Diese Aufgaben haben den höchsten Vorrang und sind stets mit einer Frist versehen - diese können nicht delegiert werden.
• B-Aufgaben: Diese Aufgaben sind auch wichtig und sind auch an eine Deadline gebunden - diese können delegiert werden.
• C-Aufgaben: Diese Aufgaben sind an keine Frist gebunden und sind in der Regel kleine, unwichtige Arbeiten - diese sollten unbedingt delegiert werden.

Zweifelsfrei wird es Ihnen bei der einen oder anderen Aufgabe schwer gefallen sein, diese in das klassische Schema dieser Analyse einzuteilen. Dies offenbart weniger Ihre Unfähigkeit, klare Prioritäten zu setzen. Vielmehr stoßen Sie gerade an die Grenzen, die diese Einteilung nach Prioritäten jedem Freiberufler bietet, der sie auf die klassische Weise einsetzt. Darüber hinaus gibt es nun mal niemanden, an den Sie die Aufgaben delegieren können!

Nach dieser Kategorisierung würde wahrscheinlich beispielsweise das Ablegen und Kontrollieren der Bankauszüge eher eine B- bzw. C-Priorität erhalten. Allerdings würden Sie den Überblick über den Zahlungseingang Ihrer Rechnung verlieren. Sie könnten Ihre Finanzen nicht mehr richtig kalkulieren, weil Sie nichts über Ihre Einnahmen und Ausgaben sagen könnten. Deshalb ist es riskant, das Ablegen oder Kontrollieren Ihrer Bankauszüge als B- oder C-Aufgabe einzustufen, sie müsste auch eine A-Priorität erhalten. Dadurch erhalten Sie aber plötzlich nur noch A-Aufgaben.

Dieses Beispiel verdeutlicht, dass Sie, auch wenn Sie einzelne Arbeitsbereiche wie vielleicht Ihre Buchhaltung outsourcen sollten, dennoch für alles verantwortlich sind, d.h. Sie können keine B- oder C-Aufgaben delegieren oder C-Aufgaben zu irgendeinem x-beliebigen Zeitpunkt erledigen.

Schritt 3: Die zeitliche Anpassung

Obwohl somit die ABC-Analyse in ihrer klassischen für Führungskräfte und Manager konzipierten Anwendung für Sie ungeeignet ist, heißt es nicht, dass diese Einteilung nach Prioritäten unbrauchbar für Sie wäre. Das Gegenteil ist der Fall. Allerdings sollten Sie diese an Ihre Bedürfnisse anpassen. Dies gelingt, indem Sie Ihren Fokus gezielt auf Ihre Zeit und im Besonderen auf den Zeitrahmen der einzelnen Aufgaben richten.

Notieren Sie dafür neben jeder Aufgabe zwei Zeitangaben:

1. Die Zeit, die Sie für diesen Arbeitsschritt benötigen. Falls Sie keine konkreten Zeitangaben vorliegen haben, schätzen Sie die Zeit.
2. Die Zeit, die Sie für diesen Arbeitsschritt pro Woche oder pro Monat einplanen möchten und müssen.

Verinnerlichen Sie sich den Unterschied zwischen der klassischen Variante und Ihrer Anpassung:

Schritt 4: Planen Sie mit dieser ABC-Liste  

Dank Ihrer erarbeiteten ABC- Liste, die Sie an Ihre Bedürfnisse angepasst haben, können Sie jetzt besser Ihre Monats-, Wochen- und Tagesplanung durchführen. Sie wissen, welche und wie viele Aufgaben die A-Priorität erhalten haben und dadurch in jedem Falle fristgerecht erledigt werden müssen. Darüber hinaus haben Sie jetzt herausgearbeitet, wie viel Zeit die einzelnen Arbeitsschritte der jeweiligen B- bzw. C-Aufgaben benötigen, die Sie auch erledigen müssen. Planen Sie entsprechend:

• Fixzeiten reservieren. Planen Sie beispielsweise für Ihre Kundenakquise oder Ihre Buchhaltung regelmäßig pro Woche eine feste Zeit ein. Diese Fixzeiten dürfen Sie nicht anderweitig verplanen, weil Sie ansonsten zeitlich in Schwierigkeiten geraten und Ihre Work-Life-Balance ins Ungleichgewicht gerät.
• Biorhythmus beachten. Führen Sie Ihre Aufgaben der A-Priorität nach Ihrem Biorhythmus durch, d.h. unterscheiden Sie hierbei nach dem Schwierigkeits- und Aufmerksamkeitsgrad, den die jeweilige Aufgabe hat. So verlangt beispielsweise die Kundenakquise Ihre 100 prozentige Aufmerksamkeit, während das Kontrollieren Ihrer Bankauszüge auch durchgeführt werden kann, wenn Sie ein Tief haben. In solche natürlichen Formtiefs gehören natürlich auch B-oder C-Aufgaben.
• Zeiten für aktuelles freihalten. Reservieren Sie täglich eine gewisse Zeitspanne, um beispielsweise eingehende Anfragen zu beantworten.
• Pufferzeiten einplanen. Halten Sie gut 40 Prozent Ihrer Zeit für unvorhergesehenes frei. Sei es, dass der Drucker streikt, dass ein Kunde etwas reklamiert oder dass Sie sich bei Ihrer Aufgabenplanung zeitlich verschätzt haben. Diese Pufferzeiten helfen Ihnen, zeitlich in keine Engpässe zu geraten.

Tipp:

Heften Sie diese ABC-Liste in Ihrem Terminplaner ab. So können Sie jederzeit mühelos Ihre zeitliche Planung durchführen. Vergessen Sie nicht, die Zeitspannen zu notieren, die Sie tatsächlich für die Erledigung der einzelnen Aufgaben benötigen. Denn diese unterstützen Sie bei der Optimierung Ihres Zeitmanagements.