Zeitfresser im Büro: Zu lange Telefonate

Typische Zeitfresser im Zeitmanagement: Telefonate, die ausufern

Tagtäglich kommunizieren Sie: Mit Ihren Mitarbeitern, Ihren Kollegen, Ihrem Vorgesetzten, Ihren Kunden und Ihren Geschäftspartnern. Einen Großteil dieser Kommunikation werden Sie über das Telefon tätigen. Denn ein Telefonat zu führen,

• lässt Sie persönlich Wichtiges klären.
• beschert Ihnen sofortige Antworten zu Ihren Fragen.
• stellt sicher, dass der andere verstanden hat, was Sie möchten.
• ermöglicht es Ihnen, sich mit dem anderen direkt auszutauschen.

Doch jedes Telefonat kostet Sie auch eins: Nämlich Ihre Zeit. Und oft genug werden Ihre Telefonate zu Zeitfressern, weil das eine oder andere Telefonat einfach viel zu lange dauert.

Zeitfresser im Büro: 3 Ursachen, warum Ihre Telefonate Ihnen Ihre Zeit stehlen

Ursache 1: Das Telefonat wird unvorbereitet geführt

Vielleicht hat der Kunde eine E-Mail geschickt. Vielleicht fällt Ihnen auch spontan ein, dass Sie einen Geschäftspartner noch etwas fragen wollten. Sie greifen zum Hörer und rufen an – unvorbereitet. Im Laufe des Telefonats stellen Sie fest: Sie benötigen Unterlagen oder hätten Zahlen recherchieren müssen. Mit der Folge: Sie müssen später erneut anrufen.

Was Sie gegen diese Ursache des Zeitfressers tun können:

• Bereiten Sie sich vor – auch bei spontanen Anrufen.
• Überlegen Sie, über was Sie kommunizieren wollen, welche Unterlagen Sie benötigen, was das Ziel Ihres Telefonats ist.

Ursache 2: Es wird zu viel geredet

Jedes Telefonat ist natürlich auch ein sozialer Kontakt, d.h. Sie geben dem anderen und sich selbst Raum, sich mitzuteilen. Die Themen, die dabei besprochen werden, haben dann meist nicht mehr viel mit dem eigentlichen Ziel Ihres Anrufs zu tun.

Was Sie gegen diese Ursache des Zeitfressers tun können:

• Ziehen Sie Grenzen. Bei Kollegen oder Mitarbeitern sollten Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren. Denn für Small-Talk ist während einer Pause Zeit. Bei Kunden oder Geschäftspartnern sollten Sie nach zwei bzw. drei Minuten wieder zum Anlass Ihres Gespräches zurückkehren.
• Achten Sie selbst darauf, ob Sie mit Fragen oder persönlichen Erzählungen nicht Ihren Gesprächspartner auffordern, vom Ziel des Telefonats abzuweichen.

Ursache 3: Das Ziel des Telefonats wird nicht mitgeteilt

Statt gleich zu äußern, weshalb Sie anrufen, wird sich beim Kunden erst nach den Kindern erkundigt. Oder der Kollege, kaum hört er Ihre Stimme, bombardiert Sie mit eigenen Fragen. So wird das Ziel aus den Augen verloren.

Was Sie gegen diese Ursache des Zeitfressers tun können:

• Fixieren Sie Ihr Ziel in Stichworten. Dadurch richten Sie Ihren Fokus immer wieder auf Ihr Ziel aus: Beim Beginn des Telefonats, während des Telefongespräches und auch am Ende.
• Teilen Sie den Anlass Ihres Anrufes sofort mit. „Guten Tag, Herr K., hier spricht M.L. vom Unternehmen XVB. Sie hatten mich gebeten, Ihnen…“