Zeitfallen im Zeitmanagement: 3 Tricks, wie Sie Unpünktlichkeit, Stress und Hetzerei stoppen

Zeitfallen im Zeitmanagement ohne Absicht selbst errichten

Unpünktlich zu erscheinen, verärgert nicht allein Ihren Vorgesetzten oder Ihren Kunden. Es setzt Sie auch zeitlich unter Druck, so dass Sie sich gestresst fühlen. Denn so manche dieser Verspätungen können Sie mühelos verhindern.

Sie müssen nur erkennen, dass Sie selbst Zeitfallen in Ihrem Zeitmanagement errichtet haben – ohne Absicht und oftmals ohne es zu wissen:

• noch schnell kleine Aufgaben, wie Telefonieren oder etwas kopieren, einschieben.
• nach dem frühzeitig geendetem Meeting mit einem Kollegen sprechen.
• zu denken „Ach, dass Meeting beginnt um 15.00. Dann kann ich bis 15.00 Uhr noch an meinen Bericht arbeiten“.
• Reisezeiten zu knapp kalkulieren.

Alle diese Zeitfallen werden deshalb kaum von Ihnen wahrgenommen, weil Sie ja produktiv sind. Sie versuchen in der kurzen Zeit – beispielsweise den fünf Minuten vor oder nach dem Meeting – noch etwas zu erledigen. Nur oft genug haben Sie dann die Erfahrung gemacht: Diese kleine Aufgabe dauert länger, als Sie dachten. Und schon geht die Hetzerei los, der Stress steigt und Sie werden unpünktlich sein. Ändern Sie dies ab heute.

Zeitfallen im Zeitmanagement reduzieren: 3 Tricks

Trick Nr. 1: Keine kleinen Aufgaben einschieben

Effizient zu arbeiten, heißt auch, zeitliche Prioritäten richtig zu setzen. Hüten Sie sich deshalb davor, jede freie Minute vor einem Termin füllen zu wollen. Schieben Sie nicht länger ein Telefonat oder das Abrufen Ihrer E-Mails ein, wenn Sie noch zehn oder fünf Minuten Zeit haben, bevor Sie aufbrechen müssen.

Nutzen Sie lieber die Zeit,

• um sich kurz zu entspannen.
• um sich auf den Termin mental einzustimmen.
• um Argumente oder Diskussionsbeiträge noch einmal mental abzurufen.

Trick Nr. 2: Zeitliches Vakuum ignorieren

Endet ein Meeting oder ein Gespräch früher als eingeplant, entsteht ein zeitliches Vakuum, das Sie oftmals dazu verführt, zu bummeln, sich mit jemandem zu unterhalten oder ein Telefonat einzuschieben. Die Folge kennen Sie nur zu gut: Sie geraten deshalb unter Zeitdruck.

Ignorieren Sie deshalb ein zeitliches Vakuum, das Ihnen zehn oder fünf Minuten schenkt. Brechen Sie lieber in Ruhe zu Ihrem nächsten Termin auf.

Trick Nr. 3: Reisezeiten pessimistisch kalkulieren

Sich im Vorfeld Ihrer Geschäftsreise die Reiseroute auch zeitlich berechnen zu lassen, hilft Ihnen dabei Ihre Zeit bestens zu planen. Dennoch sollten Sie sich niemals auf diese Reisezeit verlassen, weil Sie nicht von einer optimalen Verkehrslage ausgehen können. Planen Sie stattdessen, abhängig von der Entfernung, die Sie zurücklegen müssen, zwischen 15 und 75 Minuten mehr Zeit ein.