Business-Netz Logo
Bestes Zeitmanagement mit Microsoft Outlook Business-Netz Logo

Registrieren
Passwort vergessen?
Startseite » Job & Karriere » Zeitmanagement » Bestes Zeitmanagement mit Microsoft Outlook
  • Anzeigen
  • What links here

Bestes Zeitmanagement mit Microsoft Outlook

7. April 2010

Zeitmanagement mit Microsoft Outlook : Nichts leichter als das! Schließlich lässt sich mit Outlook ein komfortabler Terminkalender führen, eine Übersicht über anstehende Aufgaben erstellen, die Fortschritte beim Erledigen dieser Aufgaben aufzeichnen - und gäbe es da nicht den sich stetig füllenden E-Mail-Posteingang, man käme tatsächlich auch dazu, seine Aufgaben zu erledigen.

 Outlook Zeitmanagement

Effektives Zeitmanagement mit Outlook darf die E-Mail-Verwaltung nicht ausklammern - im Gegenteil: Eine Studie aus dem vergangenen Jahr hat ergeben, dass Mitarbeiter etwa zwei Stunden täglich damit verbringen, E-Mails zu lesen oder zu verfassen, von denen nach Angaben der Befragten etwa ein Drittel aus irrelevant einzustufen sind. Daraus ergeben sich rechnerisch vierzig Minuten reine Zeitverschwendung, und dabei ist noch nicht einmal der Verlust an Produktivität erfasst, der sich aus dem (inneren) Zwang ergibt, seine aktuelle Arbeit zu unterbrechen, sobald eine neue E-Mail eintrifft, um sie zu lesen.

 

 

Unterbrechungen minimieren

 

Sobald eine neue E-Mail in Ihrem Postfach eintrifft, hören Sie ein akustisches Signal und sehen eine kleine Vorschau, die Desktop-Benachrichtigung. In der Theorie hilft Ihnen die Desktop-Benachrichtigung abzuwägen, ob die gerade eingetroffene Nachricht Ihre sofortige Aufmerksamkeit benötigt, oder ob Sie Ihre aktuelle Arbeit fortsetzen können.

In der Praxis beeinträchtigen die akustischen und optischen Benachrichtigungen aber auf jeden Fall Ihre Aufmerksamkeit.

Die einfache Lösung: Schalten Sie diese Funktionen ab. Per Rechtsklick auf das Outlook-Symbol in der Systemleiste entfernen Sie das Häkchen vor „Desktop-Benachrichtigung bei neuer Mail anzeigen". Falls es tatsächlich E-Mails von bestimmten Absendern gibt (von einem Vorgesetzten oder einem wichtigen Geschäftspartner zum Beispiel), die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern, erstellen Sie mit Hilfe des Regelassistenten eine Regel, die dafür sorgt, dass Sie dann (und nur dann) eine Desktop-Benachrichtigung erhalten, wenn von diesem Absender eine E-Mail eintrifft.

 

 

E-Mails ins Zeitmanagement integrieren

 

Viele E-Mails stellen an und für sich bereits Aufgaben dar. Solche E-Mails können Sie per Klicken und Ziehen in die Aufgabenleiste verschieben. Öffnen Sie dann die neu entstandene Aufgabe, und weisen Sie ihr zumindest eine Priorität und ein Erledigungsdatum zu. Bezieht sich die E-Mail stattdessen auf einen konkreten Termin, zum Beispiel einen Besuch bei einem Kunden, können Sie sie auch auf den entsprechenden Termin im Outlook-Kalender verschieben.

Auch beim Verfassen von E-Mails können Sie von Outlooks Zeitmanagement-Funktionen profitieren. Ein nützliches Werkzeug ist hier die „Nachverfolgung", mit deren Hilfe Sie sich an eigene verschickte E-Mails erinnern lassen können - zum Beispiel, wenn der Empfänger nicht innerhalb einer bestimmten Frist geantwortet hat.

 

E-Mails, die Sie nicht einer konkreten Aufgabe oder einem Termin zuweisen können, weil sie zum Beispiel Information allgemeiner Art enthalten, können Sie in Outlook 2007 mit Hilfe eines Kategorie-Systems farblich kennzeichnen. Bei konsequenter Anwendung sparen Sie dadurch viel Zeit, weil Sie nach E-Mails mit bestimmten Inhalten nicht mehr lange suchen müssen, sondern diese in Ihrem Posteingang sofort an Hand der farblichen Markierung erkennen.

 

Expertenrat

Die Aufgaben, die Sie in die Aufgabenverwaltung von Outlook aufnehmen, sollten jede für sich innerhalb relativ kurzer Zeit zu erledigen sein, und dann auch als erledigt markiert werden. Oft werden die von der Unternehmensführung definierten Jahresziele als Aufgaben angelegt. Sinnvoller ist es, diese Ziele in konkrete, überschaubare Teilaufgaben zu zerlegen, und nur diese in die Aufgabenverwaltung aufzunehmen.

Die E-Mails der Geschäftsleitung, in denen die Ziele definiert sind, können Sie den konkreten Aufgaben als Anlage beifügen.

 

 

Mehr zum 4-Stunden-Arbeitstag: Jetzt mit optimalem Zeitmanagement finden Sie hier.

 

 

Autor: Dirk Bongardt
Stichworte: Zeitmanagement, Outlook, E-Mails, Kontakte, Aufgaben, Besprechungen, E-Mail Verwaltung
Diesen Artikel:
  • Kommentieren
  • 12440 Aufrufe
Twittern
Average: 2 (1 vote)
Auf anderen Social Networks posten:
  • del.icio.us logo
  • Facebook logo
  • Linkarena logo
  • Webnews logo
  • Xing logo

News

  • Personal
  • Wirtschaft
  • Steuern
  • Recht

Management & Unternehmensführung

  • Existenzgründung
  • Unternehmensführung
  • Marketing
  • Personalmanagement
    • Personal-Praxis
    • Mitarbeiterführung
    • Konfliktmanagement
    • Teamarbeit
  • Controlling
  • Projektmanagement
  • Einkauf & Vertrieb
  • Qualitätsmanagement
  • Arbeitsschutz & Arbeitssicherheit

Recht & Urteile

  • Arbeitsrecht
  • Wirtschaftsrecht
  • Verbraucher
  • Betriebsrat
  • Altersvorsorge & Sozialversicherungen

Job & Karriere

  • Karriereentwicklung
  • Karrierefrauen
  • Kommunikation
  • Selbstmanagement
  • Zeitmanagement
  • Work-Life Balance
  • Büromanagement & IT
    • Internet
    • Tech Tricks
    • Organisation
    • Getting Things Done

Steuern & Finanzen

  • Umsatzsteuer
  • Einkommensteuer
  • Sonstige Steuern & Abgaben
  • Lohn & Gehalt
  • Geld & Kredit

Themen & Tools

  • Themen von A-Z
  • Checklisten
  • Zeugnisse
  • Abmahnungen
  • Kündigungen
  • Arbeitsverträge
  • Betriebsvereinbarungen
  • Musterschreiben
  • Muster
  • Formulare & Anträge
  • Fragebögen
  • Arbeitsblätter
  • Übersichten
  • Selbsttests
  • Podcasts & Videos

jede Woche neu

Business-Netz Newsletter bestellen

Neue Impulse für Ihren beruflichen Alltag - kostenlos und aktuell!

 

Registrieren
 

Zeugnisse

Einfaches Zeugnis: Muster-Arbeitszeugnis für eine Bürogehilfin
  • Einfaches Zeugnis: Muster-Arbeitszeugnis für eine Bürogehilfin
  • Zeugnis: Muster-Arbeitszeugnis Azubi und Trainee (Volontariat zum...
  • Zeugnis: Muster-Arbeitszeugnis für gewerbliche Arbeitnehmer (...

Verbraucher

Hilfe im Alltag: Die Rechtsschutzversicherung
  • Streitfall Mietminderung: Wie Sie als Mieter erfolgreich Ihre Miete...
  • Für Kreative – Adventskalender selbst gestalten
  • Verspätung oder Flugausfall: EU-Fluggastrechteverordnung verhilft...

Wirtschaftsrecht

Revision: Rechtsmittel gegen Urteile
  • Haftungsfalle Bedienungsanleitung: Mountainbike ist nicht für...
  • Widerrufsfalle für Händler: Ist der Messestand ein beweglicher...
  • Markenrecht: Von Anfang an ein Fall für den Fachanwalt

Tech Tricks

Vorlagen: Ein unverzichtbares Tool für kleine und große Unternehmen
  • Backups zur Datensicherung – 3 wichtige Regeln für Unternehmen
  • 3 Tipps, wie Sie Ihren Mac wieder schneller machen
  • Excel Tabelle erstellen: Datum im Diagramm korrekt darstellen

Recht & Urteile

Streitigkeiten im Job: Mit einer Rechtsschutzversicherung sind Sie auf der sicheren Seite
  • Absicherung vor Veränderungen - mit Beratung und Schutz auf der...
  • Lohnfortzahlungsbetrug: Was Führungskräfte tun können
  • Wenn Mitarbeiter unter Verdacht stehen – Was können und dürfen...

Quiz

Adventsquiz: 13 Fragen zur Adventszeit
  • Quiz: Fehlerfalle englische Grammatik - Testen Sie Ihre Kenntnisse!
  • Online-Quiz: 14 Fragen zum Internationalen Frauentag
  • Quiz: Karneval, Fastnacht und Co - Sind Sie ein echter Narr?

Projektmanagement

Projektmanagement: Die 5 bedeutendsten Agile-Methoden
  • SaaS für das Projektmanagement
  • So halten Sie die Kosten für Ihr Projekt im Griff
  • Projektzeiterfassung: So optimieren Sie Ihr Projektmanagement

Musterschreiben

Musterschreiben SEPA Lastschriftmandat: Umstellung auf SEPA Basislastschrift
  • Musterschreiben SEPA Lastschriftmandat: SEPA-Firmenlastschrift
  • Musterschreiben SEPA Lastschriftmandat: SEPA-Basislastschrift-Mandat
  • Musterschreiben: Kündigung Fitnessstudio

Karrierefrauen

Karrierekiller Körpersignale: Falsche Körpersignale bremsen Ihre Karriere
  • Internationaler Frauentag – auch für Unternehmen wichtig
  • Karriere ab 50: So meistern Sie die Herausforderungen
  • Jobwechsel – Warum Frauen jetzt eine berufliche Veränderung ins Auge...

Lohn & Gehalt

Netto-Lohn als Angestellter richtig berechnen - So gehts!
  • Entgeltumwandlung – die richtige Vorsorge durch das Bruttogehalt
  • Gehaltsverhandlung: Wie Frauen richtig verhandeln
  • Lohnbuchhaltung 2018: Diese Steueränderungen sollten Sie kennen

Karriereentwicklung

IT-Weiterbildung im Beruf: Neue Chancen und Möglichkeiten für die Karriere
  • Streitigkeiten im Job: Mit einer Rechtsschutzversicherung sind Sie...
  • Gute Vorsätze fürs neue Jahr – und für Ihre Karriere
  • Die gläserne Decke durchbrechen: 5 Tipps für die Karriereplanung

Einkommensteuer

Steuerjahr 2022: Homeoffice bringt Steuererleichterungen
  • Corona: So können Sie im Homeoffice Steuern sparen
  • Steuer 2020: Das ändert sich für Fach- und Führungskräfte
  • Umzugskosten absetzen – So geht’s

Geld & Kredit

Die Schlüsselrolle von Kreditvermittlern im Finanzmarkt: Ein umfassender Leitfaden
  • Ist die FTX-Kryptobörse bald wieder online?
  • Ethereum: Was steckt hinter dieser Kryptowährung?
  • Business gründen: So viel Startkapital benötigen Sie

Arbeitsblätter

Arbeitsblatt: SWOT-Analyse
  • Arbeitsblatt: 4-Stunden-Arbeitstag
  • Arbeitsblatt: Strukturierung Ihrer Rede mit der EMMA-Analyse
  • Arbeitsblatt: Selbstbewertung Ihres Telefonats

Betriebsrat

Betriebsratsarbeit während der Corona-Krise
  • Arbeitgeber scheitert bei Manipulation der Betriebsratswahl
  • Schulungskosten des Betriebsrats: Oft, aber nicht immer muss der...
  • Massenentlassung ist für den Betriebsrat kein Geschäftsgeheimnis

Arbeitsverträge

Arbeitsvertrag Muster: Arbeitsvertrag – Minijob (450 Euro Job – Geringfügige...
  • Arbeitsvertrag Muster: Arbeitsvertrag – Minijob (450 Euro Job –...
  • Arbeitsvertrag Muster: Arbeitsvertrag – Minijob (450 Euro Job –...
  • Arbeitsvertrag Muster: Unbefristeter Arbeitsvertrag ohne Tarifbindung...

Zeitmanagement

Stressfrei durch die Adventszeit: Gönnen Sie sich 15 besinnliche Minuten
  • Mehr Zeit haben, höhere Effizienz erzielen: 7 Wege, wie Sie effektiv...
  • Besser abends oder morgens planen? Ihre persönliche Leistungskurve...
  • E-Mail-Postfach: Prüfen Sie Ihre Post 3x am Tag

Erstgespräch

 

Work-Life-Balance

Fitness im digitalen Zeitalter: Der transformative Einfluss von Influencern auf Fitness und...
  • Vom Schenken und sich beschenken lassen – eine kleine...
  • Eine kurze Weihnachtsgeschichte
  • Richtig sitzen: zu Hause, unterwegs, im Büro
  • News
    • Personal
    • Wirtschaft
    • Steuern
    • Recht
  • Management & Unternehmensführung
    • Existenzgründung
    • Unternehmensführung
    • Marketing
    • Personalmanagement
      • Personal-Praxis
      • Mitarbeiterführung
      • Konfliktmanagement
      • Teamarbeit
    • Controlling
    • Projektmanagement
    • Einkauf & Vertrieb
    • Qualitätsmanagement
    • Arbeitsschutz & Arbeitssicherheit
  • Recht & Urteile
    • Arbeitsrecht
    • Wirtschaftsrecht
    • Verbraucher
    • Betriebsrat
    • Altersvorsorge & Sozialversicherungen
  • Job & Karriere
    • Karriereentwicklung
    • Karrierefrauen
    • Kommunikation
    • Selbstmanagement
    • Zeitmanagement
    • Work-Life Balance
    • Büromanagement & IT
      • Internet
      • Tech Tricks
      • Organisation
      • Getting Things Done
  • Steuern & Finanzen
    • Umsatzsteuer
    • Einkommensteuer
    • Sonstige Steuern & Abgaben
    • Lohn & Gehalt
    • Geld & Kredit
  • Themen & Tools
    • Themen von A-Z
    • Checklisten
    • Zeugnisse
    • Abmahnungen
    • Kündigungen
    • Arbeitsverträge
    • Betriebsvereinbarungen
    • Musterschreiben
    • Muster
    • Formulare & Anträge
    • Fragebögen
    • Arbeitsblätter
    • Übersichten
    • Selbsttests
    • Podcasts & Videos
Busienss netz logo
  • Impressum
  • Kontakt
  • Datenschutz
  • Nutzungsbedingungen
  • Mediadaten
  • Partner
  • RSS-Feeds
Copyright Webmedia4business GmbH, alle Rechte vorbehalten