Informationsflut eindämmen: 3 Tricks gegen ein Zuviel an Information

7. Januar 2015

Informationsflut bewältigen – und dennoch informiert bleiben

Der Informationsbedarf ist in einer globalisierten Welt enorm gestiegen. Das Miteinander-Vernetzt sein – nicht allein durch das Internet – hat eine Komplexität erschaffen, die, um sie überhaupt begreifen und mit ihr umgehen zu können, viele Informationen benötigt.

Informationsflut eindämmen - 3 Tricks auf www.business-netz.com

Doch in der entstandenen Datenflut stellen sich immer öfter zwei Fragen:

Welche Informationen benötigen Sie überhaupt für Ihre Arbeit?
Wie filtern Sie die richtigen Informationen für sich heraus?

Es ist entscheidend, auf diese Fragen zufriedenstellende Antworten zu finden. Nur so kann es gelingen, der Informationsüberflutung Herr zu werden. Und gleichzeitig weiter gut informiert zu bleiben. Ein Muss in der heutigen Arbeitswelt.

Informationsflut steuern: 3 Tricks, wie Sie mit einem Zuviel an (unnötigen) Informationen umgehen

Trick 1: „Was wäre wenn“-Frage stellen

Erhalten Sie täglich viele E-Mails, lohnt es sich, die Frage zu stellen „Was wäre passiert, wenn Sie diese E-Mail nicht empfangen hätten?“ Lautet Ihre Antwort ohne zu zögern „Nichts“, dann tun Sie zwei Dinge:

Abmelden.
Falls es sich um eine E-Mail handelt, bei der Sie auf einen Verteiler stehen (beispielsweise für einen Newsletter), scrollen Sie sofort zum Ende der E-Mail. Dort finden Sie den ganz wichtigen Link „Falls Sie diese E-Mail nicht mehr erhalten möchten, dann klicken Sie bitte hier“ (sprachliche Varianten gibt es natürlich viele. Doch der Inhalt bleibt gleich). Klicken Sie diesen an. Warten Sie, dass sich die entsprechende Webseite öffnet und bestätigen Sie dort Ihre Abmeldung.
Löschen.
Zum Schluss löschen Sie selbstverständlich mit einem Klick diese E-Mail aus Ihrem E-Mail-Account.

Trick 2: Personen filtern

Filtern Sie nicht nur ausschließlich nach der Betreffzeile. Konzentrieren Sie sich einmal auf die Personen, die Ihnen eine E-Mail senden. Fragen Sie sich:

Ist es Ihr Vorgesetzter?
Dann lesen Sie die E-Mail.
Ist es ein Kollege?
Betrifft die E-Mail die Zusammenarbeit, das Projekt oder eine Aufgabe, sollten Sie die E-Mail auch lesen. Lautet der Betreff dagegen „Oh, wie lustig“, sofort löschen.
Ist es ein Kunde?
Falls Sie für ihn zuständig sind, lesen Sie die E-Mail. Ansonsten leiten Sie diese weiter.
Kennen Sie die Person oder das Unternehmen nicht?
Dann orientieren Sie sich an zwei Dingen: Erstens am Betreff (Ist er aussagefähig? Falls nein, löschen). Zweitens an der Adresse. Bewegen Sie langsam Ihren Cursor über die angegebene Adresse. Oftmals verbergen sich hinter den seriös klingenden Namen Spams, wie Sie dann mühelos an den tatsächlichen aufblinkenden E-Mail-Adressen wie beispielsweise „hotstuff@connmail.fr.com erkennen können.

Trick 3: Unnötiges markieren

Um sich dafür zu sensibilisieren, welche Informationen unnötig sind, markieren Sie für eine Woche oder einen Monat alle gedruckten Informationen, auf die Sie hätten verzichten können. Sammeln Sie alles, was Sie doppelt (oder schlimmstenfalls dreifach) erhalten haben. Werden Sie anschließend aktiv:

Interne Verteiler aktualisieren.
Lassen Sie sich von internen Verteilern streichen, deren Informationen für Sie keine Bedeutung mehr haben. Oft haben sich die Zuständigkeiten geändert. Sie haben vielleicht neue Aufgaben übernommen und dennoch erhalten Sie beispielsweise weiterhin für Sie unnütze Memos.
Verteilersystem neu festlegen.
Sollten Sie Informationen doppelt erhalten haben, sollte geklärt werden, wer zukünftig dafür zuständig ist, dass Sie die notwendigen Informationen erhalten. Besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern und/oder Kollegen, wie der Informationsfluss auf die jeweiligen Arbeitsabläufe abgestimmt werden kann.
Kriterien benennen, um gezielt weitere Informationen auszutauschen.
Legen Sie gemeinsam fest, welche Kriterien die Information aufweisen soll. Die Struktur der Information entscheidet auch darüber, ob diese sinnvoll ist oder nur Missverständnisse erzeugt. Am besten wird ein Standard-Aufbau für den Informationsaustausch im Unternehmen bestimmt, an den sich jeder halten kann.