Aufgabenmanagement: Planen Sie doch mal rückwärts

Aufgaben Planung: Von hinten gelingt es noch besser

Ihre Aufgaben zu planen, ist ein wichtiger Schritt im Zeitmanagement. Erhöhen Sie hierbei Ihre Effizienz. Planen Sie mal rückwärts. Denn dies bietet Ihnen viele Vorteile:

• Sie halten Ihren Abgabetermin garantiert ein, weil Sie von diesem beginnend planen.
• Sie vergessen nichts, weil Sie Ihre Planung von hinten chronologisch aufziehen.
• Sie setzen sich durch zu enge Planung nicht länger selbst unter Zeitdruck, da Sie bestens festlegen können, wie viele Stunden pro Tag bzw. pro Woche Sie an dieser Aufgabe arbeiten möchten.
• Sie bestimmen einen Termin für Ihren Start, der realistisch ist und an dem Sie spätestens beginnen müssen.

Aufgaben organisieren: Gehen Sie zurück in Ihrem Zeitmanagement

• Markieren Sie in Ihrem Terminplaner die Deadline, an der Sie die Aufgabe beendet haben müssen. 
• Listen Sie jetzt erst einmal alle Zwischenschritte auf, die Sie für die Bearbeitung benötigen.
• Bringen Sie diese in eine chronologische Reihenfolge, d.h. welcher Schritt baut auf welchem auf.
• Notieren Sie, wie viel Zeit Sie für den einzelnen Schritt einplanen müssen.
• Nehmen Sie nun Ihren Terminplaner erneut hervor. Beginnen Sie rückwärts zu planen: Welcher Schritt folgt vor der Abgabe? Welcher Schritt folgt vor diesem Schritt? Kontrollieren Sie auf diese Weise erneut, ob Sie wirklich alle Zwischenschritte bereits aufgelistet haben.
• Fixieren Sie schließlich, wann Sie welchen Zwischenschritt beim Rückwärts-Planen erledigt haben wollen.
• Machen Sie dies für jeden Schritt, bis Sie am Starttermin angelangt sind. Wann werden und müssen Sie mit der Aufgabe beginnen? Markieren Sie dies farbig in Ihrem Terminplaner.

Mein Tipp:

Setzen Sie die Rückwärts-Planung vor allem bei Aufgaben ein, die komplex sind und deren Bearbeitung über mehrere Wochen bzw. Monate verläuft. Es lohnt sich. Denn diese Rückschau verschafft einen anderen zeitlichen Blickwinkel, als die Planung von heute bis zur Deadline. Sie setzen sich dadurch garantiert keinen zu engen Zeitrahmen.