Einladungen zur GmbH-Gesellschafterversammlung

Die Gesellschafterversammlung ist als Vertretung aller Anteilseigner das oberste Organ der GmbH. Deshalb nimmt es das GmbH - Gesetz (GmbHG) auch äußerst genau mit der entsprechenden Einladung zur Versammlung. In den meisten Fällen dürften Sie als GmbH-Geschäftsführer zur Gesellschafterversammlung einladen. Der einzuladende Kreis bezieht sich dabei auf alle Gesellschafter - auch diejenigen, die nicht stimmberechtigt sind.

Die Einladung selbst muss mit eingeschriebenem Brief erfolgen. So steht es zumindest im Gesetz.

§ 51 GmbH-Gesetz (GmbHG): Form der Einberufung

(1) Die Berufung der Versammlung erfolgt durch Einladung der Gesellschafter mittels eingeschriebener Briefe. Sie ist mit einer Frist von mindestens einer Woche zu bewirken

(2) Der Zweck der Versammlung soll jederzeit bei der Berufung angekündigt werden.

(3) Ist die Versammlung nicht ordnungsmäßig berufen, so können Beschlüsse nur gefasst werden, wenn sämtliche Gesellschafter anwesend sind.

(4) Das gleiche gilt in Bezug auf Beschlüsse über Gegenstände, welche nicht wenigstens drei Tage vor der Versammlung in der für die Berufung vorgeschriebenen Weise angekündigt worden sind.

Einwurfeinschreiben oder Übergabeeinschreiben - was ist richtig?

Die Beantwortung dieser Frage ist keineswegs banal - eine falsche Antwort kann weitreichende Konsequenzen für Sie bzw. die Gesellschaft haben.

Die Nichteinhaltung der gesetzlichen Form führt zur Gefahr

• einer gerichtlichen Anfechtbarkeit der auf der GmbH-Gesellschafterversammlung gefassten Beschlüsse (bspw. bei zu kurzer Ladungsfrist oder bei verspätet oder unzureichend mitgeteilter Tagesordnung) und damit zu einer daraus resultierenden
• Feststellung der Nichtigkeit der Beschlüsse (z. B. bei fehlender/falscher Angabe von Ort bzw. Zeitpunkt der Gesellschafterversammlung, Einladung durch einen Unbefugten oder Nichteinladung von Gesellschaftern).

Das GmbHG schreibt vor, dass mittels eines Einschreibens eingeladen werden muss.

Seit mehr als 12 Jahren gibt es aber zwei Arten von Einschreiben:

Übergabeeinschreiben (früher Einschreiben mit Rückschein) oder Einwurfeinschreiben.

Rechtlich ist der Zugang der Einladung aber keine Voraussetzung für die Wirksamkeit der Einladung. Es müssen allerdings die formalen Anforderungen wie die Einhaltung der Ladungsfrist, Adressierung der Gesellschafter, Mitteilung von Ort, Zeit und Tagesordnung etc. eingehalten werden.

Landgericht hält beides für zulässig

Das Landgericht Mannheim hat entschieden, dass die Einladung zur Gesellschafterversammlung einer GmbH auch durch Einwurfeinschreiben erfolgen kann.

Dieser Auffassung stehe zwar zunächst der Wortlaut des § 51 Absatz 1 GmbHG entgegen, da dort nicht zwischen den verschiedenen Einschreibearten unterschieden werde. Es sei jedoch zu berücksichtigen, dass die Vorschriften auch von nicht rechtskundigen Geschäftsführern angewendet werden müssten, die anhand des Gesetzeswortlautes nicht in der Lage sind, die Notwendigkeit einer besonderen Einschreibeart zu erkennen.

Da es die zwei verschiedenen Einschreibearten seit längerem gibt, hätte der Gesetzgeber durch eine Änderung des GmbHG nur eine bestimmte Art des Einschreibens für zulässig erklären können. Da dies nicht geschehen sei, müsse auch die Verwendung eines Einwurfeinschreibens ausreichend sein (LG Mannheim, Urteil vom 08.03.2007, Az.: 23 O 10/06).

Urteil sorgt für Verunsicherung

Leider gab es keine Revisionsüberprüfung der Entscheidung durch den Bundesgerichtshof. Unter GmbH-Rechtsexperten stellt die Auffassung der Mannheimer Richter eine absolute Mindermeinung dar. Wir empfehlen Ihnen auf jeden Fall das Übergabeeinschreiben, um auf Nummer Sicher zu gehen.

GmbH-Satzung kann andere Form erlauben

Ihre individuelle GmbH- Satzung kann allerdings auch eine andere Art der Einladungsübermittlung zulassen oder vorschreiben. Denkbare Varianten wären

• Mündliche Einladungen
• Einladung mittels persönlicher Übergabe,
• Einladung per Fax oder
• per E-Mail.

Der Vorteil dieser Einladungsarten liegt darin, dass die Gesellschafter die Einladung auch an anderen Orten als ihrem Wohn- oder Geschäftssitz erhalten können.

Expertenrat

Achten Sie gerade bei E-Mail- oder Faxeinladungen darauf, dass Sie eine Zugangsbestätigung der jeweiligen Gesellschafter erhalten.

Wochenfrist ist bindend

Die Versammlung muss von Ihnen als GmbH-Geschäftsführer binnen einer Frist von mindestens einer Woche einberufen werden.

Diese Frist wird nach den Bestimmungen des Bürgerlichen Gesetzbuchs (BGB) berechnet. Danach läuft sie an demselben Wochentag ab, an dem die Einladung in der vorhergehenden Woche bewirkt wurde.

Ein Praxisbeispiel

Soll die Gesellschafterversammlung beispielsweise am nächsten Mittwoch stattfinden, muss das Einladungsschreiben spätestens am Dienstag der Vorwoche bewirkt sein. Fällt das eigentliche Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder gesetzlichen Feiertag, endet die Frist erst am nächsten Werktag.

Dies bedeutet, dass Sie die Einladung entsprechend früher bewirken müssen.

„Bewirken" bedeutet im juristischen Sprachgebrauch, dass Sie alles getan haben, damit die Einladung inhaltlich und formell die „Interessensphäre" der GmbH verlassen hat. Ein tatsächlicher Zugang beim Empfänger ist nicht erforderlich. 

Tipp

Bei unbekanntem Aufenthalt eines Gesellschafters sollten Sie eine öffentliche Zustellung der Einladung in Betracht ziehen.

Alternativ können Sie in derartigen Fällen einen sogenannten Abwesenheitspfleger beim Amtsgericht bestellen.

Abwesenheitspfleger dürfen nicht nur dann bestellt werden, wenn ein Gesellschafteraufenthalt unbekannt ist, sondern auch wenn - egal, aus welchem Grund - eine Benachrichtigung nicht möglich ist oder mit einer rechtzeitigen Rückkehr des zu ladenden Gesellschafters zum Zeitpunkt der Versammlung nicht zu rechnen ist.

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Bedienen Sie sich!

Einladung zur Gesellschafterversammlung Allgemeines Muster

Einladung zur Gesellschafterversammlung Kapitalherabsetzung

Einladung zur Gesellschafterversammlung Kapitalerhöhungsbeschluss

Einladung zur Gesellschafterversammlung Einforderung eines Nachschusses

Einladung zur Gesellschafterversammlung Entlastung des Geschäftsführers

Einladung zur Gesellschafterversammlung Bestellung eines neuen Geschäftsführers

Einladung zur Gesellschafterversammlung Abberufung eines Geschäftsführers

Einladung zur Gesellschafterversammlung Wahl eines Abschlussprüfers

Einladung zur Gesellschafterversammlung Verweigerung des Einsichts- und Auskunftsrechts