Fast jeder hat schon einmal von den drei Buchstaben ERP gehört und weiß vielleicht, dass es sich hierbei um Software-Lösungen handelt, die Unternehmen einsetzen, um die eigenen Wirtschaftsprozesse einfach und effektiv zu verwalten.

ERP – das steht für die Anglizismen „Enterprise Resource Planning“ und heißt übersetzt soviel wie „Planung der Unternehmensressourcen“. Konkret geht es um die Steuerung und Planung von Produktionsmitteln, Kapital und Mitarbeitern. Ein ERP-System organisiert folglich alle Tätigkeiten eines Unternehmens mit dem Ziel, 

• die Organisation von Strukturen im Unternehmen zu verbessern,
• die Geschäftsprozesse zu optimieren,
• sich durch Kontrolle im Inneren schneller an Marktveränderungen draußen anzupassen.

Welche Bereiche werden unterstützt?

Fertigungsbetriebe können beispielsweise mithilfe von modularen ERP-Lösungen zahlreiche Prozesse abbilden. Dazu gehören die Produktionsplanung sowie -steuerung, die Lagerverwaltung und die gesamte Logistik. Angebote und Rechnungen lassen sich leicht und zielgerichtet erstellen. Moderne ERP-Systeme lassen sich also ganz nach Bedarf an alle Anforderungen von Unternehmen anpassen und unterstützen folgende Bereiche:  

• Produktion und die Materialwirtschaft
• Beschaffung
• Vertrieb und das Marketing
• Dokumentenmanagement
• Finanz- und Rechnungswesen
• Controlling
• E-Commerce
• Personalwesen

Somit glänzt eine ERP-Software durch zwei wesentliche Qualitätsmerkmale: eine einfache Datenpflege für einen vollständigen Überblick.

Wer braucht eigentlich ein ERP-System?

ERP-Systeme wurden ursprünglich für Großunternehmen innerhalb der Fertigungsindustrie konzipiert. Weil es dort besonders darauf ankam, komplexe Produktionsabläufe, diverse Zulieferer sowie unterschiedliche Produkttypen bestmöglich zu organisieren, war eine ERP-Software zunächst nur für jenen Anwenderkreis relevant. Heute bietet ERP aber auch mittelständischen Unternehmen zahlreiche Vorteile.

Denn auch kleinere Unternehmen stehen vor der Herausforderung, sich im globalen Marktgeschehen professionell aufzustellen. Die eigenen Prozesse und Ressourcen müssen gut planbar, leicht zu steuern und tagesaktuell kontrollierbar sein.

Mittlerweile bieten ERP-Systeme kaum noch Einstiegshürden, so dass auch bei einer geringen Mitarbeiterzahl ab einer bestimmten Kundengröße eine digitale Verwaltung mithilfe von ERP Sinn macht. Führungskräfte von großen und kleineren Unternehmen stehen folglich vor fast vergleichbaren Herausforderungen.

Der Unterschied liegt allerdings in der Wahl der richtigen ERP-Lösung. Denn erstens darf das ERP-System für kleinere Betriebe nicht so viel kosten wie für einen Konzern und zweitens muss für kleinere Unternehmensgrößen die ausgewählte ERP-Form in ihrer Anwendung überschaubar sein.

Wann sollte ein Unternehmen ERP einführen?

Oft verwalten kleinere Firmen alle Stamm- und Bewegungsdaten mithilfe von Excel-Tabellen und Access-Datenbanken. Beispiele sind Kunden-, Lieferantenstammdaten sowie Stücklisten. Ab einer bestimmten Größenordnung sind jedoch Auswertungen kaum noch realisierbar.

Auch wenn verschiedene Abteilungen darauf zugreifen wollen, kommt es zu Konflikten. ERP-Systeme beheben diesen uneffektiven Zustand und sorgen für Datenzentralisierung sowie für reibungslose Workflows.

Ein weiterer Vorteil von ERP-Lösungen für Firmen jeder Größe ist deren hohes Maß an Transparenz. Denn für Führungskräfte müssen alle Informationen gesichert und tagesaktuell greifbar sein. Nur wenn bekannt ist, wie sich Kennzahlen entwickelt haben, können diese sinnvolle Entscheidungen treffen. Somit liefert ein gut ausgewähltes ERP-System alle wesentlichen Reports und Analysen mit einem Klick.

Bereit für Digitalisierung

Unternehmen jeder Größe müssen ihre Firmensoftware folglich kritisch im Blick haben. Denn Grundvoraussetzung für unternehmerischen Erfolg ist es, in einer digitalisierten Geschäftswelt wettbewerbsfähig zu bleiben. Ein modernes ERP liefert hierzu die Basis. Folgende Bedingungen sollte ein ausgewähltes ERP-System erfüllen: 

• Das Preis-Leistungsverhältnis sollte wirtschaftlich sein
• Der Funktionsumfang sollte dem Bedarf im Unternehmen angepasst werden
• Die Usability sollte sehr gut sein
• Die Flexibilität und Wandelbarkeit sollten hoch sein

Die Auswahl der besten ERP-Lösung setzt voraus, dass alle wesentlichen Prozesse innerhalb der Firma verstanden wurden und die favorisierte ERP-Software diese abbilden kann. Unternehmensentscheider sollten in diesem Zusammenhang darauf achten, dass der Anpassungsaufwand nicht zu groß ausfällt. Oft empfehlen sich deshalb Branchenlösungen, weil sie bereits in ihrer Standardkonfiguration einen Großteil der Anforderungen abdecken.

Folglich können ERP-Lösungen heute in fast allen Unternehmensgrößen effektiv eingesetzt werden. Der Einstieg ist leichter als je zuvor. Mit Blick auf die Digitalisierung kann man feststellen, dass auch mittelständische und kleinere Unternehmen ohne eine intelligente Software auf dem globalen Markt nicht mehr mithalten können.