E-Rechnung: Pflicht ab 2025 – das gibt es zu beachten

Ab dem Jahr 2025 wird die elektronische Rechnungsstellung (E-Rechnung) für viele Unternehmen in Deutschland zur Pflicht. Dies ist Teil der Digitalisierung des Finanzwesens und soll den Verwaltungsaufwand für Unternehmen reduzieren sowie die Steuertransparenz verbessern.

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Doch was bedeutet diese Neuerung konkret, und welche Schritte müssen Unternehmen einleiten, um ab 2025 rechtskonforme E-Rechnungen zu erstellen? Hier sind die wichtigsten Punkte, die Sie wissen müssen.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Sie unterscheidet sich von einer PDF-Rechnung oder einem eingescannten Papierdokument dadurch, dass sie maschinenlesbar ist und alle relevanten Rechnungsdaten in einem standardisierten Format enthält, das von Buchhaltungssoftware und Steuerbehörden direkt verarbeitet werden kann.

Die gängigen Formate für E-Rechnungen sind XRechnung (der Standard in Deutschland) und ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland).

Diese Formate stellen sicher, dass Rechnungen digital versandt und automatisiert verarbeitet werden können.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht ab 2025 betroffen?

Die E-Rechnungspflicht wird ab dem 1. Januar 2025 für alle Unternehmen gelten, die an andere Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber Rechnungen stellen. Besonders betroffen sind dabei:

• B2B-Geschäfte:
  Unternehmen, die Leistungen oder Waren an andere Unternehmen verkaufen, müssen ab 2025 E-Rechnungen ausstellen.
  
  
• B2G-Geschäfte (Business-to-Government):
  Wer Dienstleistungen oder Produkte an Behörden oder öffentliche Institutionen liefert, muss bereits heute in vielen Fällen E-Rechnungen verwenden. Ab 2025 gilt dies flächendeckend.

Auch kleinere Unternehmen, die bisher noch auf manuelle Prozesse setzen, sollten sich frühzeitig auf die Umstellung vorbereiten.

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Welche technischen Anforderungen müssen erfüllt werden?

Um E-Rechnungen ab 2025 gesetzeskonform zu erstellen und zu versenden, müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie über die notwendige technische Infrastruktur verfügen.

Zum einen benötigen sie eine Buchhaltungssoftware mit E-Rechnungs-Support. Sie sollten prüfen, ob Ihre bestehende Software das Erstellen und Versenden von E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD unterstützt.

Um die Authentizität und Integrität der Rechnungen sicherzustellen, können elektronische Signaturen notwendig sein, je nach den Anforderungen des Kunden oder der Behörde. Befassen Sie sich mit dieser Funktion, damit alles reibungslos ablaufen kann.

Zu guter Letzt muss die E-Rechnung elektronisch über sichere Kanäle an den Empfänger übermittelt werden. Hier bieten sich spezielle Plattformen an, die E-Rechnungen direkt an den Kunden oder die zuständige Behörde weiterleiten.

Wie können sich Unternehmen auf die E-Rechnungspflicht vorbereiten?

Die Umstellung auf die E-Rechnung sollte frühzeitig geplant werden, um mögliche Verzögerungen oder Fehler zu vermeiden. Unternehmen sollten folgende Schritte in Betracht ziehen:

1. Interne Prozesse überprüfen:
   Unternehmen sollten ihre Rechnungsstellungsprozesse überprüfen und optimieren. Welche Abteilungen sind beteiligt, und welche Systeme werden verwendet? Wo gibt es noch manuelle Schritte, die durch Automatisierung verbessert werden können?
   
   
2. Buchhaltungssoftware aktualisieren:
   Falls die bestehende Software keine E-Rechnungsfunktionen bietet, ist es ratsam, rechtzeitig auf ein geeignetes System umzusteigen.
   
   
3. Schulung der Mitarbeiter:
   Es ist wichtig, dass Mitarbeiter, die mit der Rechnungsstellung betraut sind, in den neuen Prozessen geschult werden. Nur so kann eine reibungslose Umstellung gewährleistet werden.
   
   
4. Kommunikation mit Geschäftspartnern: Da die Pflicht zur E-Rechnung auch auf der Empfängerseite greift, sollten Unternehmen ihre Geschäftspartner rechtzeitig über die Umstellung informieren und sicherstellen, dass diese in der Lage sind, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Die Einführung der E-Rechnungspflicht ab 2025 stellt für viele Unternehmen eine große Umstellung dar, bietet aber auch die Chance, Rechnungsprozesse zu modernisieren und effizienter zu gestalten.

Wer sich frühzeitig mit den technischen und organisatorischen Anforderungen auseinandersetzt, kann von den zahlreichen Vorteilen profitieren und bleibt gleichzeitig rechtskonform.

Nutzen Sie die Zeit bis 2025, um Ihre internen Prozesse anzupassen und Ihre Mitarbeiter zu schulen, damit der Übergang zur E-Rechnung reibungslos verläuft.

Die Vorteile der E-Rechnung auf einen Blick

• Effizienzsteigerung:
  Durch automatisierte Rechnungsprozesse entfällt das manuelle Eingeben von Daten, was den Verwaltungsaufwand verringert und Fehler minimiert.
  
  
• Schnellere Zahlungen:
  Da E-Rechnungen schneller verarbeitet werden, kann sich dies positiv auf die Zahlungsfristen auswirken.
  
  
• Kostenersparnis:
  Papier-, Druck- und Portokosten entfallen, was langfristig Kosten senkt. Zudem muss kein physischer Platz bereitgestellt werden.
  
  
• Umweltfreundlichkeit:
  Der Verzicht auf Papier und der digitale Versand tragen zu einer nachhaltigeren Geschäftsführung bei.