Word: Metadaten von Dokumenten prüfen, schützen und löschen

Personenbezogene Daten: Ihre Word-Dokumente verraten viel über die Metadaten

Jedes Word-Dokument verrät mehr als bloß den eigentlichen Inhalt. Denn jedes Word-Dokument enthält versteckte Informationen, die den meisten kaum oder gar nicht bewusst sind:

• Persönliche Daten wie den Namen des Autors
• Die Namen aller Personen, die an dem Dokument mitgewirkt haben.
• Kommentare, Überarbeitungen und Anmerkungen
• Aufgabenbereich-Apps
• Reduzierte Überschriften
• Kopfzeilen, Fußzeilen und Wasserzeichen
• Nicht sichtbarer Inhalt

All diese sogenannten Metadaten sind in der Regel hochsensibel. Meist sollten diese nicht an den Adressaten, beispielsweise den Kunden, weitergeleitet werden – und doch geschieht es ohne Absicht.

Die Lösung ist jedoch sehr simpel. Lassen Sie sich in Word die Metadaten des jeweiligen Dokumentes anzeigen – und entscheiden Sie, welche Metadaten Sie von Word entfernen lassen. So sind Sie stets auf der sicheren Seite. Der Adressat, ob Kunde oder Geschäftspartner, erhält wirklich nur den Inhalt, den er auch erhalten soll. Und keine beispielsweise kritischen Kommentare, die der Kundenbeziehung Schaden zufügen würden. Nutzen Sie den Dokumentinspektor in Word – und lassen Sie Word Ihr Dokument prüfen.

Word Dokumente prüfen: Sensible Metadaten löschen lassen

• Öffnen Sie die Registerkarte Datei – die Backstage Ansicht.
  
  
• In der Regel ist der Befehl Informationen aktiviert – falls nicht, klicken Sie diesen an.
  
  

• Word zeigt Ihnen bereits erste Metadaten an, wie Eigenschaften, Relevante Datumsangaben und Relevante Personen.
  
  
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Auf Probleme überprüfen. Im Drop-down-Fenster klicken Sie auf den Befehl Dokument prüfen.
  
  
• Word öffnet das Dialogfenster Dokumentprüfung.

• Alle Elemente der Metadaten, die geprüft werden, sind aktiviert. Deshalb gehen Sie in Ruhe die Liste durch. Legen Sie fest, welche Elemente geprüft werden sollen. Entfernen Sie anschließend das Häkchen aus dem Kontrollkästchen vor dem Element, das nicht geprüft werden soll.
  
  
  Hinweis: Lassen Sie lieber ein Prüfkriterium aktiviert – wie beispielsweise Kommentare, Überarbeitungen, Versionen und Anmerkungen - selbst wenn Sie diese Elemente gelöscht haben. So sind Sie wirklich sicher, dass Sie beim Löschen nichts übersehen haben.  
  
  
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Prüfen. Word beginnt mit der Analyse des Dokumentes.

• Nach Abschluss der Analyse zeigt Ihnen Word kritische Bereiche an – durch ein rotes Ausrufezeichen und durch die Schaltfläche Alle entfernen.
  
  
• Bei jedem einzelnen kritischen Element können Sie somit erneut entscheiden: Metadaten löschen lassen oder nicht. Denn sobald Sie die Schaltfläche Alle entfernen anklicken, löscht Word diese Daten komplett aus Ihrem Dokument. Schließlich war dies ja das erstrebte Ziel.