Word-Überarbeitungsmodus: Word-Dokument korrigieren und ändern

Word-Dokument bearbeiten und korrigieren

Ob Brief, Bericht oder Kundenanschreiben, Sie erstellen täglich in Word Dokumente. Manches Mal gelingt alles von Anfang an. Manches Mal heißt es aber das Word-Dokument zu korrigieren und zu ändern. Vielleicht auch, weil ein Kunde Änderungswünsche in einem Text geäußert hat.

Sie gehen frisch ans Werk und beginnen Ihren Text zu korrigieren. In Word ist dies mit dem Überarbeitungsmodus und Änderungsmodus kein Problem. Allerdings gibt es dabei einiges zu beachten. 5 Tipps verraten Ihnen, wie Sie den Überarbeitungsmodus in Word optimal für sich nutzen, um Ihren Text zu korrigieren.

In Word Änderungen vornehmen: 5 Tipps

Tipp 1: Änderungen und Korrekturen protokollieren

Natürlich geht alles ganz einfach – auch ohne Überarbeitungsmodus. Sie überschreiben die Textstelle oder löschen einzelne Worte. Bei kleineren Texten ist dies machbar. Doch bei umfangreicheren, gar komplexeren Texten sollten Sie mit dieser Art der Textkorrektur zurückhaltend sein. Denn schnell wird in Word eine Korrektur durchgeführt, die dann später (kann auch am nächsten Tag sein) bereut wird. Deshalb arbeiten Sie am besten stets mit dem Überarbeitungsmodus in Word.

• Wechseln Sie zur Registerkarte Überprüfen.
• Aktivieren Sie den Überarbeitungsmodus. Klicken Sie dafür in der vierten Gruppe Nachverfolgung auf die Schaltfläche Änderungen nachverfolgen. Diese wird dann sofort blau hinterlegt.

• Sobald Sie nun beginnen, Änderungen und Korrekturen in Ihrem Text vorzunehmen, erscheint am linken Seitenrand eine Korrekturmarke. Gleichzeitig hebt Word Ihre bearbeitete Textstelle optisch hervor. So können Sie bequem Ihre Änderungen in Word nachverfolgen – auch zu einem späteren Zeitpunkt.

Tipp 2: Änderungen in Word nachvollziehen können

Damit Sie die Änderungen auch angezeigt bekommen, heißt es: Die Einstellung für das Markup in Word zu kontrollieren.

• In der vierten Gruppe Nachverfolgung prüfen Sie, ob im obersten Befehlsfenster Markup: alle eingestellt ist. Falls nicht, bitte unbedingt ändern.

• Wichtig: Die Einstellungen Original oder Keine sind trügerisch. Ihr Dokument sieht anschließend perfekt aus, d.h. alle Ihre Korrekturen in Word sind nicht mehr zu sehen, aber im Hintergrund sind sie nach wie vor vorhanden. Sollten Sie diese Version dann versenden, kann der Empfänger all Ihre Änderungen erkennen.

Tipp 3: Markup Optionen einstellen

Sie können festlegen, wie Word beispielsweise Ihr Wort durchstreichen soll. Oder wie die Textkorrektur farblich dargestellt wird.

• Klicken Sie in der vierten Gruppe Nachverfolgung auf den kleinen Pfeil in der rechten Ecke.

• Es öffnet sich das Menüfenster Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen.
• Klicken Sie auf die untere Schaltfläche Erweiterte Optionen.

• Ein neues Menüfenster öffnet sich: Erweiterte Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen.

• Word gibt Ihnen standardmäßig bereits einige Optionen für die Markups vor. Natürlich können Sie diese entsprechend Ihren Wünschen ändern - beispielweise
  • Einfügungen ändern. Hier haben Sie die Auswahl (ohne), Nur Farbe, Fett, Kursiv, Unterstrichen, Doppelt unterstrichen oder Durchgestrichen.

• Um Änderungen bei den unterschiedlichen Markup-Einstellungen vornehmen zu können, klicken Sie einfach auf den Pfeil in dem jeweiligen Menüfeld.
• Führen Sie Ihre Änderungswünsche durch. Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit einem Klick auf OK. Und schließen Sie nacheinander die beiden geöffneten Menüfenster.

Tipp 4: Überarbeitungsbereich verschafft zusätzlichen Überblick

Word gibt Ihnen eine weitere, hervorragende Hilfestellung. Sie können sich in einer Sidebar all Ihre Änderungen und Korrekturen anzeigen lassen – losgelöst vom Text. Eine Nachverfolgung der durchgeführten Änderungen lässt sich somit in Word bestens erreichen.

• Klicken Sie in der vierten Gruppe Nachverfolgung auf die Schaltfläche Überarbeitungsbereich.

• Wählen Sie im Drop-down-Menü, wie der Überarbeitungsbereich angezeigt werden soll:
• Überarbeitungsbereich vertikal.
• Überarbeitungsbereich horizontal.
• Word öffnet dann entsprechend Ihrer Einstellung entweder seitlich am linken Rand – vertikal – oder unten – horizontal – die Sidebar. In dieser sind dann Ihre vorgenommenen Änderungen zu sehen.

Tipp 5: Änderungen in Word annehmen oder ablehnen

Sie haben Ihren Text korrigiert. Oder Ihnen liegt ein korrigierter Text vor. Beim Lesen dieser Korrekturen gibt es jetzt zwei Möglichkeiten: Annehmen oder ablehnen. Nur so verschwinden alle die Markups im Text – und das ist der letzte wichtige Schritt. Sie wollen ja schließlich Ihren Text versenden oder ausdrucken, ohne störende sichtbare Korrekturen.

• Beginnen Sie am Anfang Ihres Word-Dokuments.
• Die Registerkarte Überprüfen muss auch bei diesem Tipp aktiviert sein.
• Wenden Sie sich in der fünften Gruppe Änderungen zwei Schaltflächen zu:
• Annehmen.
• Ablehnen.

• Setzen Sie Ihren Cursor in das erste Wort oder die erste Textstelle, die verändert wurde.
• Wählen Sie dann aus, ob Sie diese Änderung annehmen oder ablehnen. Klicken Sie dafür auf die entsprechende Schaltfläche.
• Word wird dann sofort Ihren „Befehl“ ausführen. Es werden an dieser Stelle keine Markups mehr angezeigt. Gleichzeitig verschwindet die Markierung am linken Seitenrand. Das Beste ist: Word springt automatisch zur nächsten Änderung in Ihrem Text.
• Deaktivieren Sie jetzt nur noch die Schaltfläche Änderungen nachverfolgen. Denn falls Sie jetzt noch eine Kleinigkeit umschreiben wollen, würde ja Word sofort seinen Überarbeitungs- und Änderungsmodus aktivieren.