Microsoft Office Word 2013: Dokumente online teilen

Microsoft Office 2013: Mit Word mühelos Dateien teilen

Dokumente oder Dateien online mit anderen teilen war bereits in PowerPoint 2010 möglich. In PowerPoint kam und kommt diese Funktion bei Online-Präsentationen zum Einsatz. Endlich gibt es diese Option auch für Microsoft Office Word 2013 – und ist ein großer Segen. Denn Word-Dokumente online stellen und teilen erleichtert die Zusammenarbeit:

• Bei Telefonkonferenzen mit Kunden.
• Bei Kollegen, die im Home Office arbeiten.
• Für die Koordination virtueller Teams.
• Es gilt, Dateien online weltweit zu teilen (mit Außendienstmitarbeiter, Teams, Zweigstellen).

Dateien in Word teilen: Ein simples Online-Verfahren mit vielen Vorteilen

Microsoft Office stellt in Word 2013 mit dem Online-Verfahren ein simples und bequemes Instrument zur Verfügung. Die Vorteile auf einen Blick sind:

• Der Betrachter muss keine Software
• Word Web App zeigt das Word-Dokument auf jedem beliebigen Browser an.
• Nur so lange die Übertragung läuft, h. wird die Übertragung beendet, hat der Betrachter keinen Zugriff mehr auf das gezeigte Word-Dokument.
• Änderungen während der Übertragung. Sie können, während Sie das Word-Dokument online teilen, mühelos Änderungen an diesem vornehmen und diese sind auch für den Gesprächspartner sichtbar.
  
  

  
  
   

Download erlauben: Prüfen Sie Ihr Dokument auf verborgene Informationen

Bevor Sie die Übertragung starten und Ihre Dateien hochladen und teilen, sollten Sie einen Dokumenten-Check durchführen. Denn oft genug erhält der Gesprächspartner später die Erlaubnis, sich das Dokument herunterzuladen. Prüfen Sie deshalb im Vorfeld, ob Ihr Dokument persönliche oder verborgene Informationen enthält, die der Gesprächspartner nicht sehen soll.

• Öffnen Sie die Backstage-Ansicht. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei.
• In der Regel wird die Funktionsebene Informationen Wählen Sie auf dieser Ebene Dokument prüfen. Klicken Sie auf den Icon Auf Probleme überprüfen.
• Im Drop-down-Menü wählen Sie den Befehl Dokument prüfen.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Prüfen. Word 2013 prüft daraufhin Ihr Dokument. Es werden alle Elemente angezeigt, die persönlich oder verborgen sind. Gleichzeitig werden entsprechende Element mit einer Schaltfläche Alle Entfernen Falls Sie dem Gesprächspartner keinen Einblick in diese Elemente geben möchten, klicken Sie auf diese Schaltfläche.

Hinweis: Um Dokumente online teilen zu können, benötigen Sie ein Microsoft-Konto.

Microsoft Office Word 2013: Dokumente online teilen

• Wählen Sie das Word-Dokument aus, das Sie online stellen und teilen möchten. Öffnen Sie es.
• Klicken Sie auf die Backstage-Ansicht Datei.
• Wählen Sie auf der linken Navigationsleiste den Befehl Freigeben.

• Wählen Sie die Funktion Online vorführen.
• Wollen Sie dem Gesprächspartner das Download während der Übertragung erlauben, setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen Remotebetrachtern das Herunterladen des Dokuments ermöglichen.
• Klicken Sie auch die Schaltfläche Online vorführen.
• Geben Sie im Menüfenster Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. Word beginnt anschließend das Dokument für die Online-Präsentation vorzubereiten. Nachdem dieser Vorgang abgeschlossen ist, öffnet Word das Fenster Online vorführen, indem der Link für die Online-Betrachtung angezeigt wird.
• Gleichzeitig bietet Ihnen Microsoft Office Word 2013 zwei Optionen, um den angegebenen Link dem Gesprächspartner zur Verfügung zu stellen:
  • Mit der Schaltfläche Link kopieren fügen Sie diesen in die Zwischenablage ein. Dadurch können Sie ihn den Betrachtern beispielsweise über ein Chatprogramm zur Verfügung stellen.
  • Mit der Schaltfläche Als E-Mail senden wird der entsprechende Link dem Gesprächspartner per E-Mail zugestellt.
• Klicken Sie auf Präsentation starten. Das Word-Dokument wird im Präsentationsmodus angezeigt.
• Da während der Übertragung der Bearbeitungsmodus deaktiviert ist, klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche Bearbeiten. Jetzt können Sie die besprochenen Änderungen eingeben. Klicken Sie anschließend auf den Befehl Onlinepräsentation fortsetzen. Bei dem Gesprächspartner wird die Ansicht aktualisiert – die Änderungen werden angezeigt.
• Wollen Sie die Übertragung beenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Onlinepräsentation beenden.