Word 2007: Worte oder Textstellen suchen und ersetzen

Suchen Sie in Ihrem (umfangreichen) Dokument nach einer bestimmten Textstelle? Wollen Sie einzelne Begriffe zur leichteren Bearbeitung markieren oder müssen Sie gar einzelne Textpassagen oder Wörter ersetzen? Aktivieren Sie für solche Fälle die Suchfunktion von Word.

Starten Sie die Suchfunktion

• Öffnen Sie die Registerkarte Start.
• Klicken Sie in der fünften Gruppe Bearbeiten auf die oberste Schaltfläche Suchen.
• Im Drop-down-Menü wählen Sie den Befehl Suchen.
• Es öffnet sich das Menüfenster Suchen und Ersetzen. Geben Sie Ihren Suchbegriff – also das Wort nachdem Sie suchen – in das Textfeld Suchen nach: ein.
• Jetzt können Sie entscheiden, wie Word 2007 nach Ihrem Wort suchen soll. Beachten Sie dafür die folgenden 3 Tipps.

Tipp 1: Legen Sie fest, welche Aufgaben die Suchfunktion für Sie erledigen soll

Die Suchfunktion von Word 2007 bietet Ihnen folgende Suchoptionen:

• Fundstelle anzeigen lassen: Hierbei zeigt Ihnen Word 2007 der Reihe nach alle Fundstellen, die das gesuchte Wort enthalten – klicken Sie dafür auf die Schaltfläche Weitersuchen.
• Markieren lassen: Dabei können Sie jede Fundstelle des Wortes markieren lassen: Klicken Sie für diesen Befehl auf die Schaltfläche Suchen in. Wählen Sie anschließend entweder Aktuelle Auswahl, Hauptdokument oder Kopf- und Fußzeilen. Word 2007 hinterlegt dann nicht nur das gewünschte Wort blau, sondern zeigt Ihnen im Dialogfeld auch an, wie oft das Wort in Ihrem Dokument gefunden wurde.
• Farbig hervorheben: Dies dient der Lesefreundlichkeit. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche Lesehervorhebung und anschließend auf Alles hervorheben. Wichtiger Hinweis: Word 2007 unterlegt dabei das gewünschte Wort farbig. Diese farbige Unterlegung wird beibehalten, außer
  
  
  • Sie klicken auf Hervorhebung löschen.
  • Sie doppelklicken mit der linken Maustaste auf irgendeine Stelle in Ihrem Dokument.
  • Sie schließen das Dokument.

Tipp 2: Erweitern Sie Ihre Suchoptionen

Verfeinern Sie Ihre Suche, um Ihre Trefferquote zu erhöhen oder zu präzisieren.

• Klicken Sie dafür im Menüfenster Suchen und Ersetzen auf die Schaltfläche Erweitern.
• Sofort zeigt Word 2007 eine Auswahl von Optionen an, mit denen Sie Ihre Suche optimieren können:
  
  
  • Suchen: Mit dieser Schaltfläche legen Sie die Suchrichtung fest: Nach oben, nach unten oder im gesamten Dokument. Wichtig: Sollten Sie sich für eine Richtung entscheiden, sucht Word 2007 ab der aktuellen Position Ihres Cursors
  • Groß-/Kleinschreibung beachten: Sollten Sie diesen Befehl aktivieren, müssen Sie unbedingt darauf achten, dass Sie Ihr Wort bzw. Ihren Begriff im Textfeld Suchen nach korrekt eingegeben haben. Denn Ihr Wort wird nur dann gefunden, wenn die Groß- und Kleinschreibung im Text mit Ihrer Eingabe übereinstimmt.
  • Nur ganzes Wort suchen: Diese Option sucht nur eigenständige Wörter, die durch Leerzeichen, Tabulatoren oder Satzzeichen voneinander getrennt sind. Word 2007 hat diese Option ausgeschaltet – dadurch werden auch Textstellen gefunden, in denen Ihr gesuchter Begriff nicht eigenständig vorkommt: Beispiel: Das Wort ein würde auch in klein, mein, dein etc. angezeigt werden. Wichtiger Hinweis: Suchen Sie einen Begriff deren Buchstabenfolge in vielen anderen Wörtern mit enthalten ist, sollten Sie unbedingt diesen Befehl aktivieren. Ansonsten zeigt Ihnen Word 2007 eine hohe Trefferquote an, mit der Sie im Grunde nichts anfangen können.
  • Präfix/Suffix: Dadurch begrenzen Sie die Suche auf den Anfang bzw. das Ende eines Wortes.
  • Leerzeichen ignorieren: Falls Sie dazu tendieren, aus Versehen mehr als ein Leerzeichen zwischen zwei Wörter zu setzen, sollten Sie diese Option einschalten. Denn hierbei spürt Word 2007 auch zwei oder mehr Wörter auf – wie „unter anderem“ oder „sowohl als auch“ -, zwischen denen mehr als ein Leerzeichen steht.

Tipp 3: Ersetzen Sie einzelne Worte oder Textstellen

Die Suche nach bestimmten Worten oder Textstellen hilft Ihnen nicht nur wichtige Passagen in Ihrem Dokument wiederzufinden. Natürlich können Sie auch einzelne Worte durch andere ersetzen. Vielleicht haben Sie festgestellt, dass der verwendete Begriff

• zu häufig vorkommt.
• in einigen Textpassagen nicht so treffend ist.
• vielleicht ein Kundename oder Markenname ist, den Sie durch einen anderen Kunden- bzw. Markenname ersetzen möchten.

So gehen Sie vor:

• Klicken Sie im Menüfenster Suchen und Ersetzen auf die Schaltfläche Ersetzen.
• Es wird sofort eine weitere Befehlszeile angezeigt: Ersetzen durch.
• Tragen Sie in das Textfeld dieser Befehlszeile das Wort ein, das anstelle des gefundenen Wortes in Ihr Dokument aufgenommen werden soll. Wichtiger Hinweis: Lassen Sie dieses Feld leer, entfernt Word 2007 das gefundene Wort einfach aus Ihrem Dokument.
• Anschließend können Sie den Prozess starten. Hierfür stehen Ihnen drei verschiedene Optionen zur Verfügung:
  
  
  • Weitersuchen: Sucht Ihnen die erste bzw. die nächste Fundstelle Ihres Suchbegriffes. Dadurch haben Sie die Möglichkeit individuell zu entscheiden, ob Sie an der gefundenen Stelle das andere Wort einfügen möchten oder nicht. Falls ja, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Ersetzen. Falls nein, klicken Sie auf Weitersuchen. Word 2007 geht dann automatisch zur nächsten Fundstelle.
  • Ersetzen: Sie können auch sofort auf die Schaltfläche Ersetzen klicken. Word 2007 markiert Ihnen dann das gefundene Wort. Wollen Sie es dann tatsächlich ersetzen, klicken Sie erneut auf diese Schaltfläche.
  • Alles ersetzen: Mit nur einem Klick auf diese Schaltfläche werden alle gesuchten Worte durch den neuen Begriff ersetzt. Word 2007 zeigt Ihnen an, wie viele dies im gesamten Dokument gewesen sind.