Mit der Sicherungskopie bei Word und Excel 2007 auf Nummer Sicher gehen

Schützen Sie Ihre Dokumente und Tabellen. Aktivieren Sie die Sicherungskopie. Dadurch können Sie den Schaden beim Programmabsturz oder einem versehentlichen Überschreiben Ihrer Datei abwenden. Denn in solchen Situationen greifen Sie auf Ihre Sicherungskopie zurück, die die vorherige Version der Datei mühelos wiederherstellt.

Einen kleinen Wermutstropfen gibt es allerdings schon: Die Sicherungskopien lassen sich nur für Dateien und Dokumente von Word 2007 und Excel 2007 erstellen. Um PowerPoint-Folien zu sichern, sollten Sie innerhalb der AutoWiederherstellen-Funktion eine niedrige Minutenzahl der Speicherintervalle angeben. So gehen Ihnen beispielsweise bei einem Programmabsturz nur wenige Minuten Arbeit verloren.

Aktivieren Sie den Sicherungskopien-Modus bei Word 2007

Bei Word 2007 haben Sie den Vorteil: Ist einmal dieser Modus aktiviert, ist er immer aktiviert. Im Klartext: Word 2007 erstellt automatisch eine Sicherungskopie für jedes Ihrer Dokumente. Und mit nur wenigen Schritten haben Sie diesen wichtigen Sicherungskopien-Modus aktiviert:

• Klicken Sie auf den Office-Knopf, um die Office-Schaltfläche von Word 2007 zu öffnen.
• Klicken Sie auf Word-Optionen.
• Wählen Sie in der Liste auf der linken Seite die Schaltfläche Erweitert.
• Es öffnet sich das Menü Erweiterte Optionen für die Arbeit mit Word. Scrollen Sie auf der rechten Seite nun in diesem Menü soweit, bis Sie die Gruppe Speichern entdecken.
• Setzen Sie in das Kontrollkästchen vor dem Befehl Immer Sicherungskopie erstellen ein Häkchen – dadurch ist das automatische Erstellen von Sicherungskopien aktiviert.
• Bestätigen Sie diese Änderung durch klicken auf OK.

Word 2007 legt nun von jeder Datei eine Sicherungskopie an. Und zwar mit der Erweiterung .wbk. - dies steht für Word Backup Document – und unter dem Namen Sicherungskopie von (Originalname). Jedes dieser wbk-Dokumente wird im gleichen Ordner wie das Originaldokument abgelegt. Falls Sie beim Anklicken des Dialogfeldes Öffnen diese Sicherungskopie nicht angezeigt bekommen, müssen Sie im unteren Bereich kontrollieren, welcher Dateityp angegeben wurde. Wählen Sie den Eintrag Alle Dateien aus. Dann können Sie auch auf Ihre Sicherungskopie zurückgreifen.

Aktivieren Sie den Sicherungskopien-Modus bei Excel 2007

Anders als bei Word 2007, kann dieser Modus bei Excel 2007 leider nicht generell aktiviert werden. Im Klartext: Sie müssen für jede Arbeitsmappe die Sie anfertigen und für die Sie eine Sicherungskopie haben möchten, die folgenden Schritte durchführen.

• Klicken Sie bei geöffnetem Excel-Programm auf den Office-Knopf.
• Wählen Sie im geöffneten Menü Speichern unter.
• Klicken Sie im geöffneten Menü die Dateiform an, in der Sie Ihr Excel-Dokument abspeichern möchte – wie Excel-Arbeitsmappe, Excel-Binärarbeitsmappe, PDF oder XPS.
• Durch diesen Klick öffnet sich das Menüfenster Speichern unter. Geben Sie jetzt noch keinen Dateinamen ein.
• Neben der Schaltfläche Speichern – die blau umrandet ist – finden Sie die Schaltfläche Tools. Klicken Sie auf den Pfeil.
• Im Drop-down-Menü wählen Sie den Befehl Allgemeine Optionen.
• Im geöffneten Dialogfeld Allgemeine Optionen klicken Sie in das Kontrollkästchen Sicherungsdatei erstellen. Ein Häkchen erscheint.
• Bestätigen Sie mit OK.
• Automatisch kehren Sie zum Menüfenster Speichern unter zurück.
• Geben Sie jetzt Ihren gewünschten Dateinamen ein. Klicken Sie anschließend auf Speichern, um Ihre Arbeitsmappe zu sichern. Sie kehren zu Ihrer Arbeitsmappe zurück.

Excel 2007 legt nach dieser einmaligen Aktivierung für das gewählte Dokument eine Sicherungskopie an. Mit dem Namen Sicherungskopie von (Originalname) und mit der Erweiterung .xlk. Diese Sicherungskopie finden Sie im gleichen Ordner wie die Originaldatei und kann am schnellsten geöffnet werden, wenn Sie im Dialogfeld Öffnen unter Dateityp den Eintrag Sicherungsdateien auswählen. Oder Sie belassen es bei Ihrer Einstellung Alle Dateien, dann wird sie automatisch angezeigt.