PowerPoint optimieren - Die richtigen Einstellungen sparen Ihnen Zeit und Speicherplatz

PowerPoint wird zum Speicherfresser und zum Zeitdieb, sollten Sie die vorgegebenen Einstellungen beibehalten. Passen Sie die die Software Ihren Bedürfnissen an  - es lohnt sich.

Den Zeitdieben auf der Spur

Gerade die Dialoge beim Starten von PowerPoint und beim PowerPoint Folie einfügen kosten Zeit, denn sie unterstützen kaum Ihre Arbeit und werden nach einer Weile richtig lästig. Abschalten ist angesagt:

• Klicken Sie auf das Menü Extras.
• Wählen Sie Optionen und anschließend Ansicht.
• Deaktivieren Sie die folgenden Kästchen: Aufgabenbereich und Folienlayout Aufgabenbereich beim Einfügen.

Ein weiterer Zeitdieb, den Sie sicher schon kennengelernt haben, ist die verkürzte Auflistung der Menüpunkte Datei, Bearbeiten oder Ansicht. Die hier angezeigten Untermenüs erscheinen nicht vollständig, sondern listen nur die zuletzt genutzten Punkte auf. Erst nach einer Wartezeit ist PowerPoint so gnädig, alles darzustellen. Im Klartext: Sie investieren Zeit für die Suche des gewünschten Befehls oder warten bis alles angezeigt wird. Auch hier ist eine Anpassung sinnvoll:

• Klicken Sie auf Menü Extras.
• Wählen Sie Optionen und anschließend Allgemein.
• Erweitern Sie jetzt das Gedächtnis von PowerPoint, indem Sie bei dem Kästchen Liste zuletzt geöffneter Dateien den Wert 9 einstellen.

Speicherfresser vorbeugen

Ihre Dateien bei PowerPoint können durch die Bilder, die Sie einfügen, sehr groß werden. Spätestens beim Verschicken per E-Mail oder dem Abspeichern auf CD-Rom kann dies durchaus zu einem Problem werden.

Selbst wenn Sie das Bild wieder entfernen, bleibt je nach Einstellung, die Datei dennoch gleich groß. Und je länger Sie daran arbeiten, gibt es leicht mehrere Gigabyte große Dateien. Ursache dafür ist die automatische Schnellspeicherung bei PowerPoint, denn PowerPoint speichert nur die Änderungen, gibt aber keinen Speicherplatz wieder frei. Auch hier sollten Sie eine praxisgerechte Anpassung vornehmen:

• Klicken Sie auf Menü Extras.
• Wählen Sie Optionen und anschließend die Registerkarte Speichern.
• Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Schnellspeicherung zulassen, indem Sie das Häkchen entfernen.