PowerPoint: 6 Tipps für Ihren Einsatz von Grafiken

Grafische Darstellungen in Ihrer Präsentation sind ein Muss. Denn sie bleiben länger in Erinnerung und erleichtern Ihren Zuhörer das Verständnis. Was Sie bei dem Einsatz von Grafiken jedoch beachten sollten, verraten Ihnen die folgenden Tipps.

Erleichtern Sie sich den Einsatz von Grafiken: 6 Tipps 

Tipp 1: Entwerfen Sie erst einmal auf Papier

Es ist sinnvoll, Ihre konkrete Vorstellung, wie die Grafik aussehen soll, kurz auf Papier zu skizzieren. So sehen Sie, ob die Anzahl der Kästchen ausreichend ist, was wie miteinander verbunden werden soll und wo Sie was platzieren möchten. Planen Sie so den Aufbau Ihrer Folie. Denn später am Bildschirm die Anzahl der Kästchen zu erhöhen, kann bedeuten, dass Sie Ihre gesamte Grafik komplett neu gestalten müssen.

Tipp 2: Konstruieren Sie nicht für die Ewigkeit – aber zum Wiederverwenden

Änderungsfreundlichkeit ist beim Erstellen von Präsentation ein wichtiges Element. So können Sie immer wieder Änderungen in bestehenden Präsentationen vornehmen und erhöhen dadurch das effiziente Arbeiten: Durch Kopieren und Anpassen von Elementen entsteht schnell eine neue Grafik. Im Klartext: In der Praxis werden Sie einmal entwickelte Grafiken für zukünftige Vorträge wiederverwenden und anpassen.

Hinweis:  

Um die Wieder- und Weiterverwendung von Grafiken zu erleichtern, speichern Sie Ihre PowerPoint-Grafik in den üblichen Grafikformaten ab – als gif oder jpg. Dafür klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die markierte Grafik. Im erscheinenden Kontextmenü wählen Sie Als Grafik speichern. Dies ist möglich ab PowerPoint XP.

Tipp 3: Achten Sie auf selbsterklärende Grafiken

Ihr Vortrag wird auch von Menschen betrachtet und gelesen, die nicht persönlich bei Ihrer Präsentation anwesend sind und Ihre Ausführungen hören können. Stattdessen erhalten diese Ihren Vortrag als ausgedruckten Anhang zu einem Protokoll oder als E-Mail. Deshalb ist es wichtig, dass nicht nur Ihre Folien, sondern auch Ihre Grafiken selbsterklärend sind. Leichte Verständlichkeit und Eingängigkeit - d.h. Diagramme oder Kreise müssen sich dem Leser gut einprägen und schnell die Fakten transportieren - sind dabei Voraussetzungen.

Tipp 4: Die Salami-Taktik ist auch für Ihre Grafiken geeignet

Statt eine komplexe Grafik als Ganzes zu präsentieren, empfiehlt es sich, diese nach und nach aufzubauen – also nach der Salami-Taktik vorzugehen. Folie für Folie werden die Informationen dem Publikum nähergebracht. Der Vorteil: Die Komplexität wird stufenweise entwickelt und kann so besser nachvollzogen werden. Bauen Sie dafür Ihre Grafik über mehrere aufeinander folgende Folien auf. Diese Technik ist bereits eine einfache Form der Animation.

Tipp 5: Halten Sie sich an einen Stil

Ihre Präsentation verliert an Wirkung, wenn Sie grafische Elemente mixen. Es passt nicht zusammen, wenn einige Objekte mit Schatten versehen werden, und andere nicht oder wenn Sie plötzlich auf einer Folie dreidimensionale Zeichnungen präsentieren, obwohl Sie davor nur flache Objekte zeigen. Achten Sie auf eine durchgängige Bildersprache:

• auf jeder einzelnen Folie,
• bei der Abfolge Ihrer Folien und
• bei Ihrem Gesamtpaket von Präsentations-Folien.

Dabei ist es auch wichtig, dass Sie immer die gleichen Farben und die gleichen grafischen Elemente einsetzen.

Tipp 6: Erhöhen Sie Ihre Flexibilität durch Ihre Grafiken

Sie wissen selbst, jeder Vortrag verläuft anders – selbst, wenn Sie den gleichen Vortrag erneut präsentieren, nur einem anderen Publikum. Denn Ihr Publikum bestimmt den Verlauf Ihrer Präsentation mit. Mal werden Zwischenfragen gestellt. Ein anderes Mal stellen Sie fest, dass das Publikum an dem vorgestellten Fakt weniger interessiert ist, und Sie leiten schnell zum nächsten Punkt über.

In all diesen Fällen ist Flexibilität gefragt. Und diese Flexibilität verschaffen Ihnen Ihre Grafiken. Sie können diese Ihrem Publikum und Ihrem eigenen Timing anpassen. Denn Sie haben die Wahl, ob Sie Ihre Grafik stundenlang erörtern oder nur durch eine Kernaussage verständlich machen. Gleichzeitig wirkt Ihr Vortrag durch das freie Formulieren lebendiger und interaktiver.

Beachten Sie bei all Ihrer Flexibilität zwei Risiken:

• Sie geraten zu sehr ins Plaudern und schweifen vom Thema ab.
• Ihre Kernaussagen fallen Ihnen bei Ihrer Präsentation nicht mehr ein, weil Sie diese in Ihren Gedanken ungenügend mit der Grafik verknüpft haben.

Eine einfache und wirksame Hilfe ist: Erstellen Sie sich Notizen. Diese können sogar Bestandteil Ihrer PowerPoint-Datei sein. Über den Menüpunkt Ansicht – Notizseite können Sie mühelos Ihre Notizen zu einer Folie hinzufügen. Beim Präsentieren bleiben diese Notizen unsichtbar. Ihren Ausdruck können Sie jedoch so gestalten, dass Ihr Folieninhalt zusammen mit Ihren Notizen auf einer Seite steht. Klicken Sie dafür auf Drucken - Notizseiten im Druckmenü. Nehmen Sie diesen Ausdruck mit zu Ihrer Präsentation so haben Sie Ihre Notizen stets griffbereit.