PowerPoint: So fügen Sie Ihren Text passend in die Autoform ein

Power Point 2007 bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten Texte und Formen zu verbinden. Bevor Sie jedoch anfangen mit der Return-Taste Ihren Text an die richtige Stelle zu platzieren oder den Icon Textfeld angeklickt, um in Ihre gewählte Form Ihren Text zu schreiben, lesen Sie unsere Tipps, denn: es geht alles ganz einfach.

7 Tipps, die Ihnen die Arbeit merklich erleichtern 

Tipp Nr. 1: Schreiben Sie Ihren Text einfach in die Autoform

Vergessen Sie die zusätzliche Arbeit, die viele sich aufbürden: Erst wird beispielsweise ein Kreis gemalt. Dann das Textfeld angeklickt, um den gewünschten Text in die Autoform – also in Ihren Kreis – zu tippen.

Sparen Sie sich ab heute das Anklicken der Schaltfläche Textfeld. Markieren Sie die Autoform. Falls Sie diese gerade erst in Ihre Präsentationsfolie eingefügt haben, ist diese sogar noch markiert. Tippen Sie dann einfach, schnell und mühelos Ihren Text in diese Autoform – also beispielsweise Ihren Kreis. PowerPoint nimmt dabei selbst die notwendigen Zeilenumbrüche vor und zeigt Ihnen auch auf, falls der Text zu lang wird.

Tipp Nr. 2: Zu viel Text – dann kürzen Sie

Bevor Sie sich den Formatierungskniffen zu wenden, überlegen Sie erst einmal, ob sich Ihr Text nicht zusammenfassen lässt. Bedenken Sie, dass Ihre Präsentationsfolien zwar selbsterklärend sein sollten, jedoch nicht Ihre Erklärungen und Ausführungen ersetzen dürfen. Deshalb formulieren Sie besser kurze und prägnante Aussagen, die Sie in Ihrem Vortrag ausführlicher behandeln.

Tipp Nr. 3: Automatisch verkleinern lassen

In vielen Fällen wird Ihr Text über die Autoform hinauslaufen. In solchen Fällen ist es sinnvoll, den Schriftgrad zu verkleinern – und zwar automatisch.

• Öffnen Sie die Registerkarte Format, indem Sie diese anklicken.
• In der geöffneten Registerkarte Format wenden Sie sich der zweiten Gruppe zu – den Formenarten.
• Klicken Sie auf das kleine Kästchen in der rechten Ecke. Es öffnet sich daraufhin das Drop-down-Menü Form formatieren.
• Wählen Sie die Funktion Textfeld, ganz unten auf der linken Seite.
• Es öffnet sich jetzt rechts das Menü Textfeld. Unter der Rubrik Automatisch anpassen klicken Sie den kleinen Kreis vor der Funktion Text bei Überlauf verkleinern an.
• PowerPoint 2007 wird sofort Ihren Text entsprechend anpassen. Wollen Sie anschließend weiteren Text einfügen, wird Ihr eingegebener Text automatisch verkleinert, um in die Autoform zu passen. Sie erkennen so bestens, ob Ihr Text überhaupt noch lesbar bleibt.

Tipp Nr. 4: Die Autoform dem Text anpassen

Falls auf Ihrer Präsentationsfolie ausreichend Platz ist, können Sie natürlich auch Ihre gewählte Form vergrößern, um Ihren gewünschten Text einfügen zu können. Bevor Sie beginnen, selbst die Autoform durch Ziehen vergrößern und gleichmäßig auf Ihrer Folie verteilen, übergeben Sie diese Arbeit an PowerPoint 2007.

• Wählen Sie erneut auf der Registerkarte Format, die Gruppe Formenarten. Klicken Sie auf das rechte kleine Kästchen in der rechten Ecke.
• Öffnen Sie im Drop-down-Menü Form formatieren die Funktion Textfeld.
• Aktivieren Sie unter der Rubrik Automatisch anpassen den Befehl Größe der Form dem Text anpassen.
• PowerPoint 2007 wird dies sofort für Sie umsetzen. Bei Ihrer weiteren Texteingabe wird die Autoform sich so automatisch entsprechend Ihrer Texteingabe auf Ihrer Präsentationsfolie ausbreiten.

Tipp Nr. 5: Schriftgröße oder Zeichenabstand neu wählen

• Markieren Sie Ihren Text.
• Öffnen Sie die Registerkarte Start.
• Verändern Sie in der dritten Gruppe Schriftart die Schriftgröße.

Hinweis: Unter Schriftgröße 14 Punkt sollten Sie jedoch bei Ihrem Text nie gehen, sonst haben die Zuschauer Schwierigkeiten beim Lesen.

• Falls Sie eine feinere und kleinere Abstufung Ihrer Schriftgröße – statt der möglichen 2 Punkt-Verkleinerung bzw. Vergrößerung – vornehmen möchten, klicken Sie auf das kleine Kästchen rechts in der Ecke.
• Im Drop-down-Menü Schriftart haben Sie die Möglichkeit, Ihre Schriftgröße in Minischritten beispielweise auf 14,1 Punkt oder 15,9 Punkt anzupassen. Klicken Sie dafür auf die Pfeile im Kästchen Schriftgrad. Bestätigen Sie mit OK.
• Wollen Sie zusätzlich noch den Zeichenabstand ändern, klicken Sie im Drop-down-Menü Schriftart auf die Rubrik Zeichenabstand. Unter der Funktion Abstand können Sie unter drei verschiedenen Zeichenabstandsgrößen wählen: Normal, Gesperrt oder Schmal. Bestätigen Sie Ihre Wahl mit OK.

Tipp Nr. 6: Wählen Sie eine andere Autoform

Ein quadratischer Kasten nimmt 40 Prozent mehr Text auf als ein Kreis. Wollen Sie also Ihre Autoform ändern – oder einfach einmal eine andere ausprobieren, in die eventuell mehr Text hineinpasst – gehen Sie wie folgt vor:

• Markieren Sie die Autoform, die Sie ändern möchten.
• Öffnen Sie die Registerkarte Format.
• Wählen Sie in der ersten Gruppe Formen einfügen neben dem kleinen Kasten mit den angezeigten Autoformen das oberste Icon Form bearbeiten – klicken Sie es an.
• Im Drop-down-Menü klicken Sie auf Form ändern.
• Leider gibt es hier keine Live-Vorschau. Sie müssen die jeweilige Autoform, die Sie neu einfügen möchten, anklicken. PowerPoint 2007 wird diese dann sofort an Stelle Ihrer alten Autoform einsetzen – und Sie können so erkennen, ob Sie Platz für mehr Text gewonnen haben.

Tipp Nr. 7: Lassen Sie Ihren Text über die Autoform hinauslaufen

Dafür darf Ihre gewählte Autoform allerdings keinen Rand haben – der Ihren Text ja einrahmt und damit eingrenzt – und sollte nur durch eine sehr helle Farbe gefüllt sein, um den Effekt des Darüber-hinaus-fließens nicht zu zerstören. Denn nur so wirken der Text im Vordergrund und Ihre Autoform als Symbol im Hintergrund.

• Markieren Sie Ihre Autoform.
• Öffnen Sie anschließend die Registerkarte Format.
• In der zweiten Gruppe Formenarten klicken Sie erst auf das Icon Fülleffekt. Wählen Sie eine entsprechende Füllfarbe aus. Lassen Sie dafür einfach den Mauszeiger über die jeweilige Farbe fahren – PowerPoint 2007 aktiviert die Live-Vorschau.
• Wenn Sie den Effekt des Darüber-hinaus-fließens noch verstärken möchten, klicken Sie beim Drop-down-Menü des Icons Fülleffekt auf den Befehl Farbverlauf. Hier zeigt Ihnen PowerPoint 2007 an, wie die jeweilige gewählte Füllfarbe innerhalb Ihrer Autoform verteilt wird – dank der Live-Vorschau können Sie diesen Effekt gleich an Ihrer Autoform ausprobieren.
• Klicken Sie anschließend auf das Icon Formkontur, die Ihrer Autoform den Rand gibt. Wählen Sie hier unbedingt das weiße Kästchen, damit Sie wirklich keinen Rand erhalten.