Outlook 2013: Termine einstellen und erstellen

Terminverwaltung in Outlook: Im Kalender Ihre Termine einstellen

Termine und Aufgaben mühelos verwalten – all dies gelingt mit dem Outlook 2013 Kalender. Ob es sich nun um einen einmaligen Termin handelt, wiederkehrende Termine oder gar eine Terminserie, für all dies können Sie den Outlook Kalender nutzen. Lernen Sie jetzt die grundlegenden Schritte kennen, um Ihre Termine in Outlook zu erstellen und einzustellen.

Den Kalender öffnen

• Rufen Sie Outlook 2013 auf, ist der Kalender nicht automatisch geöffnet. Ihnen werden der Kalender mit dem Tagesdatum angezeigt, Ihre Aufgaben und Ihre Nachrichten. Um den Outlook Kalender zu öffnen,
  • klicken Sie auf das Wort Kalender
  • oder Sie nutzen die Tastenkombination Strg + 2.
    
    

    
    

Einen Termin einstellen

• Klicken Sie in der ersten Gruppe Neu auf die Schaltfläche Neuer Termin.
• Es öffnet sich das Menüfenster Unbenannt – Termin.
• Tragen Sie in die Zeile Betreff ein, um welchen Termin es sich handelt. Sobald Sie dies getan haben, heißt das Menüfenster nicht länger Unbenannt – Termin, sondern laut Ihren Angaben in Ihrer Betreffzeile – Termin.
• In die Zeile Ort, wo der Termin stattfinden soll.
• Im Feld Beginn wird das Datum des aktuellen Tages angezeigt. Klicken Sie einfach auf den kleinen angezeigten Kalender. Im Drop-down-Menü können Sie nun das Datum auswählen. Falls es sich um einen Termin in einem späteren Monat handelt, klicken Sie einfach auf den kleinen Pfeil rechts – und Outlook blättert im Kalender.
• Wählen Sie die Uhrzeit aus, indem Sie auf den kleinen Pfeil klicken und nun nach oben oder unten scrollen, bis Sie die korrekte Uhrzeit angezeigt bekommen. Hinweis: Outlook geht in 30minütigen Schritten vor.
• Im Feld Ende wiederholen Sie die obigen Schritte. Sie haben jetzt Ihren Termin in Outlook erfasst.
• Hinweis: Falls es sich um einen ganztägigen Termin handelt, setzen Sie einfach ein Häkchen in das Kästchen vor den Befehl Ganztägiger Termin. Dann entfallen die beiden obigen Schritte.

Daten und Informationen über den Termin notieren

Das große mittlere Feld eignet sich hervorragend, um Notizen zum Termin zu erfassen: Mit wem Sie sich treffen, was der Anlass ist, welche Unterlagen Sie hierfür benötigen oder wann Sie losfahren sollten. Tragen Sie alles Relevante ein. Gerne können Sie den Text gestalten, d.h. einzelne Notizen hervorheben oder unterstreichen. Vielleicht wollen Sie auch ein Bild einfügen oder einen Screenshot. Oder eine Tabelle, in die Sie wichtige Daten einfügen möchten. Wechseln Sie hierfür zwischen den einzelnen Registerkarten Einfügen und Text formatieren.

Outlook: Funktion Erinnerung aktivieren

• Aktivieren Sie schließlich die Funktion Erinnerung. Wenden Sie sich der fünften Gruppe Optionen zu.
• Wählen Sie neben der Schaltfläche Erinnerung die Zeitspanne aus, in der Sie auf den Termin hingewiesen werden möchten: Von Ohne, 15 Minuten bis zu einem Tag, einer Woche, zwei Wochen. Klicken Sie den Zeitpunkt an, der für den Termin als Erinnerungsanker sinnvoll erscheint.
• Hinweis: Sie können selbstverständlich unterschiedliche Zeiten auswählen, d.h. z.B. einen Erinnerungsanker für einen Tag vor dem Termin, falls Sie wichtige Unterlagen zusammenstellen müssen. Sobald Outlook Sie an den Termin per Pop-up-Fenster erinnert, werden Sie doppelt aktiv: 1. Sie setzen sich eine neue Erinnerung – beispielsweise 1 Stunde, um rechtzeitig zu starten und 2. Sie ordnen die Unterlagen.

Abwesenheitsassistent in Outlook

Jeder Termin beansprucht Ihre Zeit. Vermerken Sie, wie sich der Termin auf Ihre Anwesenheit auswirkt. So können Sie, als auch andere Einsicht in Ihre Terminplanung erhalten - falls Sie den Outlook-Kalender per E-Mail versenden oder ihn für andere freigeben. Verankern Sie deshalb von Anfang, im Outlook-Kalender Ihre Abwesenheit einzutragen.

• Klicken Sie in der fünften Gruppe Optionen auf die Schaltfläche Anzeigen als auf den kleinen Pfeil.
• Im Drop-down-Menü wählen Sie zwischen
  • Frei
  • An anderem Ort tätig
  • Mit Vorbehalt
  • Beschäftigt
  • Abwesend
  • Durch Ihre Wahl wird Ihr Termin entsprechend im Outlook Kalender dargestellt.

In Outlook Kalender Termine übertragen

Als letzten Schritt, um Ihren Termin komplett zu erstellen, müssen Sie jetzt nur noch den Termin in den Kalender übertragen lassen.

• Klicken Sie in der ersten Gruppe Aktionen entweder auf die Schaltfläche Speichern & Schließen oder In meinen Kalender kopieren.
• Outlook 2013 schließt dann das Fenster – Termin – und wird den Termin in Ihrem Hauptkalender anzeigen.