E-Mails empfangen in Outlook: Automatische Übermittlung festlegen

E-Mail-Nachrichten abfragen und lesen

Ihr E-Mail Posteingang lässt sich in Outlook wunderbar steuern. Denn Sie können festlegen, wann Outlook neue E-Mail-Nachrichten abruft, um sie auf dem Posteingangsserver in Outlook abzuspeichern. Dies ist Zeitmanagement par excellence, da Sie ja auch nur dreimal am Tag Ihre E-Mails abrufen wollen, um ansonsten in Ruhe arbeiten zu können.

Nutzen Sie deshalb die Funktion Automatische Übermittlung in Outlook. Legen Sie fest, in welchen zeitlichen Intervallen Outlook Ihre E-Mail-Nachrichten abfragen soll. Planen Sie die Zeitintervalle entsprechend. In jedem Falle so, dass sie, kurz bevor Sie Ihren E-Mail-Posteingang öffnen wollen, alle neuen E-Mails abrufen kann. Wie dies gelingt, verraten Ihnen die folgenden Schritte.

In Outlook die automatische Übermittlung Ihrer E-Mail-Nachrichten festlegen

• Öffnen Sie Ihren Posteingang.
• Wechseln Sie zur Registerkarte SENDEN/EMPFANGEN.

• Klicken Sie in der ersten Gruppe Senden und Empfangen auf die Schaltfläche Senden-Empfangen-Gruppen.
• Im Drop-down-Menü klicken Sie auf den Befehl Senden-Empfangen-Gruppen definieren.

• Es öffnet sich das Menüfenster Senden-Empfangen-Gruppen.
• Wenden Sie sich dem zweiten Abschnitt Einstellungen für Gruppe „Alle Konten“ im Menüfenster zu.

• Kontrollieren Sie unbedingt, ob das Kontrollkästchen Automatische Übermittlung alle x Minuten aktiviert ist. Falls nicht, setzen Sie ein Häkchen in das Kontrollkästchen.
• Verstellen Sie anschließend das vorgegebene Zeitintervall, indem Sie auf die Pfeile nach oben oder nach unten klicken. Outlook verändert die Einstellung im Minutenschritt.

• Nachdem Sie die neue Zeit eingegeben haben, klicken Sie einfach auf Schließen.

Übermittlungsdaten für andere E-Mail-Konten einrichten

Sie können nicht allein ein E-Mail-Konto in Outlook einrichten, sondern mehrere. Ist dies der Fall, ist es sinnvoll, für die einzelnen Konten festzulegen, ob

• nur der Empfang,
• nur der Versand
• oder beides automatisch erfolgen soll.

So gehen Sie vor:

• Wiederholen Sie die obigen Schritte bis Sie erneut das Menüfenster Senden-Empfangen-Gruppen geöffnet haben.
• Markieren Sie im obigen Dialogfeld die Senden-Empfangen-Gruppe, deren Einstellungen Sie neu festlegen möchten.
• Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Bearbeiten.

• Es öffnet sich das Menüfenster Übermittlungseinstellungen – Name der Senden-Empfangen-Gruppe.

• Auf der linken Seite sehen Sie alle E-Mail-Konten, die zur Senden-Empfangen-Gruppe gehören. Im Dialogfeld daneben werden alle Eigenschaften angezeigt, die Sie für jedes Konto ändern können. Markieren Sie das Konto, für das Sie neue Einstellungen eingeben möchten. Entscheiden Sie dann, welche Einstellungen Sie ändern möchten: 
  • Kontrollkästchen Konto in dieser Gruppe mit einbeziehen. Schalten Sie dies ein bzw. aus, um festzulegen, ob für das markierte Konto E-Mail-Nachrichten übertragen werden sollen oder nicht.

• Im Bereich Kontooptionen legen Sie fest, welche Übermittlungen durchgeführt werden:
  • Nachrichten senden. Bei Deaktivierung kann mit diesem Konto keine E-Mail geschickt werden.
  • Anzahl ungelesener Elemente im Ordner für abonnierte Ordner ermitteln. Bei Deaktivierung prüft Outlook nicht, ob ungelesene E-Mails im jeweiligen Ordner enthalten sind.
  • Nachrichten Bei Deaktivierung können mit diesem Konto keine E-Mails empfangen werden.

• Um den Bereich Ordneroptionen zu aktiveren, aktivieren Sie den Befehl Das unten definierte benutzerdefinierte Verhalten Klicken Sie dafür in den kleinen Kreis, der vor diesem Befehl platziert ist.
• Die unten angezeigten Ordneroptionen werden dann aktiviert. Sie können in die jeweiligen Kästchen ein Häkchen setzen.
• Bestätigen Sie all Ihre Eingaben mit einem Klick auf OK.