Outlook-Aufgabenmanagement: Ansichten definieren und filtern

Aufgabenverwaltung mit Outlook: Sortieren Sie Ihre Aufgaben ganz gezielt

Die meisten To-do-Listen - auch Outlook-Aufgabenlisten genannt – enthalten viele Aufgaben. Tagtäglich kommen neue hinzu. Mit der Outlook Aufgabenverwaltung lassen sich mühelos die neuen Aufgaben planen und erstellen. Ab einem bestimmten Zeitpunkt ist jedoch die Aufgabenliste so voll, dass es schwierig wird, den Überblick – inhaltlich, als auch zeitlich – zu behalten.

Outlook löst dieses Problem jedoch schnell. Lassen Sie Ihre Aufgaben ganz gezielt sortieren. Für diese Selektion stellt Ihnen Outlook 3 Optionen bereit, um ein Selektionskriterium zu wählen:

1. Die sechste Gruppe Aktuelle Ansicht auf der Registerkarte Start.
2. Die erste Gruppe Aktuelle Ansicht auf der Registerkarte Ansicht. Klicken Sie dort auf den Befehl Ansicht ändern. Im Drop-down-Menü wählen Sie den gewünschten Filter.
3. Die zweite Gruppe Anordnung auf der Registerkarte Ansicht zeigt diverse Filter-Funktionen an. Wählen Sie den gewünschten aus.

Es gibt aber noch den einen oder anderen Trick, wie Sie Ihre Aufgaben selektieren und filtern lassen können.

5 Tricks, wie Sie im Outlook-Aufgabenmanagement Ihre Aufgaben filtern lassen

Damit Sie den jeweiligen Filter zur Selektion nutzen können, müssen Sie natürlich entsprechende Daten in die Aufgabenliste eingetragen oder aktiviert haben. So können Sie nur nach Prioritäten selektieren lassen. Überlegen Sie sich also bereits, während Sie Ihre Aufgaben auf der Aufgabenliste erstellen, welche Kriterien Sie aktivieren möchten – wie beispielsweise:  

• Prioritäten wie Niedrig, Normal oder Hoch.
• Fällig am. Dafür müssen Sie eine Deadline eingeben.
• Beginnt am. Für diesen Filter müssen Sie einen Startbeginn eingeben.
• Kategorien. Richten Sie sich dieses Selektionskriterium ein. Aktivieren Sie auf der Registerkarte Start in der achten Gruppe Kategorien den Befehl Kategorisieren. Im Drop-down-Menü wählen Sie den Befehl Alle Kategorien. Im sich öffnenden Menüfenster Farbkategorien können Sie Kategorien Neu erstellen oder vorhandene Umbenennen.

Ihre gewählten Kriterien werden in der Aufgabenliste angezeigt.  

Trick 1: Das Heute als Filter

Erleichtern Sie sich die Planung für den aktuellen Tag. Rufen Sie auf, welche Aufgaben Sie heute erledigen müssen.

Auf der Registerkarte Start gehen Sie wie folgt vor:

• Wenden Sie sich in der sechsten Gruppe Aktuelle Ansicht dem Menüfenster zu. Klicken Sie dort auf den kleinen Pfeil. Die zweite Zeile des Menüfensters wird angezeigt. Wählen Sie in der Ansicht den Befehl Heute.

Auf der Registerkarte Ansicht gehen Sie wie folgt vor:

• Klicken Sie in der ersten Gruppe Aktuelle Ansicht auf den Befehl Ansicht ändern. Im Drop-down-Menü wählen Sie den Befehl Heute

Outlook filtert alle Aufgaben – und zeigt Ihnen nur noch die Aufgaben an, die am heutigen Datum bearbeitet werden müssen.

Trick 2: Nach Prioritäten filtern

Prioritäten im Zeitmanagement für einzelne Arbeiten zu setzen hilft, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren. In der Outlook Aufgabenliste können Sie sich mühelos Ihre Prioritäten anzeigen lassen.

• Wählen Sie für Ihre Aufgabenliste oder Vorgangsliste in der sechsten Gruppe Aktuelle Ansicht den Modus Detailliert.
• Im Menüband klicken Sie auf den dritten Icon Sortieren nach: Priorität. Sofort listet Outlook die Aufgaben auf: Mit der Priorität Hoch ganz oben, gefolgt von der Priorität Normal und zum Schluss die Priorität Niedrig.

Trick 3: Nach Kategorien filtern

Kategorien bündeln Aufgaben. Ob es alle Aufgaben eines Projektes sind oder Aufgaben, die in einen Tätigkeitsbereich – wie z.B. Lesen -, fallen. Da jedoch die einzelnen Aufgaben oftmals unterschiedliche Starttermine oder Deadlines haben, werden diese in der To-do-Liste nicht gebündelt angezeigt. Mit einem Klick können Sie dies jedoch ändern.

• Öffnen Sie die Registerkarte Ansicht.
• Klicken Sie im Menüfenster der zweiten Gruppe Anordnung auf den Befehl Kategorien. Die Aufgabenliste wird in Outlook nach Kategorien angezeigt, wobei in der Kategorienzeile benannt wird, wie viele Aufgaben es pro Kategorie gibt.

Trick 4: Nach Deadlines filtern

Behalten Sie den Überblick über Ihre Abgabetermine.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste im Menüband auf die Kategorie Fällig am.
• Im Drop-down-Menü klicken Sie auf den Befehl Anordnen nach.
• Es öffnet sich ein weiteres Menüfenster. Setzen Sie dort das Häkchen vor den Befehl Fällig am (falls dort keins stehen sollte).

Trick 5: Nach Überfällig und Erledigt filtern

Zwei Filter, die Sie regelmäßig aktivieren sollten, sind: Überfällig und Erledigt. Mit diesen Selektionstools werden keine Aufgaben vergessen – weder in puncto Bearbeitung, noch in puncto Löschen. Obwohl Outlook überfällige Aufgaben rot anzeigt, lohnt es sich dennoch, einmal die gesamte Aufgabenliste entsprechend sortieren zu lassen.

• Öffnen Sie die Registerkarte Start.
• Klicken Sie im Menüfenster der sechsten Gruppe Aktuelle Ansicht auf den gewünschten Befehl: Überfällig oder Erledigt.