Microsoft Outlook 2013: Automatische Signaturen erstellen

Elektronische Signatur in Outlook erstellen

Seit 2007 ist die Verwendung von Signaturen gesetzlich geregelt. Ihre E-Mails müssen im kaufmännischen Verkehr die gleichen Angaben haben wie Ihre Geschäftsbriefe. Doch nicht allein deshalb ist es sinnvoll, sich eine E-Mail Signatur in Microsoft Outlook 2013 zu erstellen. Eine Microsoft Office Outlook Signatur hat weitere Vorteile:

• Zeitersparnis. Die E-Mail Signatur wird in jeder E-Mail-Vorlage oder bei jeder E-Mail Antwort/Weiterleitung angezeigt. Somit müssen Sie die geforderten Angaben nicht jedes Mal neu eingeben.
• Effizient. Neben einer Zeitersparnis unterstützt solch eine Signatur Ihr effizientes Arbeiten.
• Für jeden Anlass. Sie können für jeden Zweck in Outlook E-Mail-Signaturen erstellen. So beispielsweise eine für Ihre elektronische Geschäftskorrespondenz und eine für Ihre privaten E-Mails. Sie können für jeden Bedarf eigene digitale Signaturen erstellen.

So stellt sich jetzt eigentlich nur eine Frage: Wie erstelle ich eine Signatur in Outlook? Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie es ganz mühelos gelingt.

Professionelle E-Mail-Signatur erstellen in Outlook – mit wenigen Klicks

• Öffnen Sie in Microsoft Outlook 2013 die Backstage-Ansicht. Klicken Sie dafür auf die Registerkarte Datei.
• Im geöffneten Menüband der Backstage-Ansicht klicken Sie auf den Befehl Optionen. Es öffnet sich das Menüfenster Outlook-Optionen.
• Wechseln Sie zur Kategorie E-Mail.

• Klicken Sie im Menüfeld Nachrichten verfassen auf die dritte Kategorie Erstellen oder ändern Sie Signaturen für Nachrichten auf die Schaltfläche Signaturen.
• Es öffnet sich das Dialogfeld Signaturen und Briefpapier.

• Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Es öffnet sich das Menüfenster Neue Signatur.

• Geben Sie im leeren Feld den Namen für Ihre neue E-Mail-Signatur ein. Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit einem Klick auf OK. Das Menüfenster Neue Signatur schließt und Sie kehren zum Dialogfeld Signaturen und Briefpapier zurück.
• Geben Sie im Menüfeld Signatur bearbeiten den gewünschten Text ein.

• Falls Sie möchten können Sie Ihren Text entsprechend formatieren – Schrifttyp, Schriftgröße, fett, kursiv und welche Ausrichtung Ihr Text haben soll.
• Wechseln Sie zur rechten oberen Seite: Dem Menüfeld Standardsignatur auswählen. Bestimmen Sie dort,
  • für welches E-Mail-Konto die E-Mail-Signatur gilt.
  • welche Neue Nachricht verwendet werden soll.
  • ob die E-Mail-Signatur auch für Antworten/Weiterleitungen gilt. 

• Geben Sie die gewünschten Daten ein, indem Sie auf den kleinen Pfeil klicken und im Drop-down-Menü den benötigten Eintrag auswählen.

• Zum Schluss klicken Sie auf Speichern und dann auf OK. Und nochmal auf OK, um alle Menüfenster zu schließen. In Microsoft Outlook 2013 ist die E-Mail-Signatur gespeichert und einsetzbar.

E-Mail-Signatur verwenden

• Microsoft Outlook 2013 zeigt Ihnen die zuletzt gespeicherte Signatur an, sobald Sie ein E-Mail schreiben möchten.
• Um zwischen den verschiedenen E-Mail-Signaturen zu wechseln, klicken Sie auf der Registerkarte Nachricht in der vierten Gruppe Einfügen auf die Schaltfläche Signatur.

• Im Drop-down-Menü wählen Sie die gewünschte Signatur aus. Klicken Sie diese an. Outlook setzt die gewünschte E-Mail-Signatur sofort in das Textfeld ein.