Office 2007: Add-Ins für das Speichern von PDF und XPS aktivieren
Wenn Sie Ihr Dokument unabhängig vom Ausgabegerät immer gleich angezeigt haben möchten, benötigen Sie ein Speicherformat, das Ihr Dokument in einer plattformunabhängigen Datei abspeichert: PDF oder XPS. Microsoft bietet mit Office 2007 beide als kostenlose Add-Ins zum Herunterladen an.
PDF oder XPS: Lernen Sie beide kennen
Bevor Sie die Add-Ins herunterladen und später eigene Dokumente in dem jeweiligen Format abspeichern, sollten Sie natürlich wissen, was Sie Ihrer Software hinzufügen und auf Ihren Computer herunterladen. Das PDF-Format wird Ihnen sicherlich schon geläufig sein, XPS wahrscheinlich weniger. Ein kurzer Überblick gibt Ihnen die wichtigsten Informationen
PDF-Format |
XPS-Format |
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PDF steht für Portable Document Format. |
Speichert die endgültige Darstellung Ihres Dokumentes – seitenweise und so wie es ausgedruckt wird. |
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Es wurde von Adobe entwickelt. |
XPS wurde von Microsoft entwickelt. |
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Speichern Sie Ihr Dokument unter diesem Format, bleibt das Aussehen – einschließlich Schriftarten, Grafiken und Formatierung – erhalten. |
XPS besitzt Ähnlichkeiten mit PDF, basiert jedoch auf XML und ist somit auch plattformunabhängig. |
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Ihr Dokument wird unabhängig vom Ausgabegerät immer gleich angezeigt. |
Eine XPS-Datei ist eine ZIP-komprimierte Datei, in der sich weitere Dateien und Unterordner befinden, die die eigentlichen Informationen zu den Seiten Ihres Dokumentes enthalten. |
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Um PDF-Dateien ansehen zu können, benötigen Sie oder derjenige, dem Sie Ihr Dokument zum Lesen zur Verfügung stellen, Acrobat Reader – und zwar mindestens die Version 6. Falls Sie diese noch nicht auf Ihrem Computer haben, können Sie diese kostenlos von der Adobe-Website herunterladen unter www.adobe.de. |
Sie benötigen keine zusätzliche Software – also einen Viewer – um sich die XPS-Datei anschauen zu können. Denn XPS-Dateien werden standardmäßig im Internet Explorer geöffnet. |
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PDF-Dateien haben in der Regel ca. ein Drittel der Dateigröße einer XPS-Datei, wodurch diese natürlich auch schneller geladen werden. |
XPS-Dateien sind in der Regel größer als PDF-Dateien. |
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PDF-Format ist schon lange in Nutzung und verfügt über eine große Verbreitung. |
Das XPS-Format muss sich als neuer Standard noch durchsetzen. |
Laden Sie die Add-Ins mühelos herunter: 5 Schritte
- Gehen Sie im Internet zur Website Office-Online – Adresse: www.office.microsoft.com. Oder klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen, wählen Sie dort ClipArt. Im geöffneten Dialogfenster klicken Sie auf ClipArt auf Office Online.
- Die Website Office Online öffnet sich. Wählen Sie dort die Registerkarte Downloads. Sobald diese geöffnet ist, geben Sie in das Suchfeld die Begriffe 2007 xps pdf ein.
- Unter den Suchergebnissen achten Sie auf den Zusatz Herunterladen, da Microsoft auch Informations-Artikel auflistet.
- Wählen Sie Add-In für 2007 Microsoft Office: Speichern unter PDF oder XPS zum Herunterladen aus.
- Im geöffneten Fenster klicken Sie auf Download. Folgen Sie den weiteren Anweisungen, bei denen Microsoft auch die Gültigkeit Ihrer Office-Version überprüft und Ihre Zustimmung zu den Lizenzbestimmungen erfragt. Alles Weitere geschieht automatisch.
Jetzt sind Sie in der Lage Ihr Dokument als PDF- und/oder als XPS-Format abzuspeichern. Wie dies geht, erfahren Sie in der folgenden Anleitung.
Speichern Sie Ihr Dokument im XPS- oder PDF-Format: 10 Schritte
- Klicken Sie auf den Office-Knopf. Wählen Sie den Befehl Speichern unter.
- Klicken Sie auf PDF oder XPS.
- Geben Sie in das Feld Dateiname den Namen der exportierten Datei ein oder verändern Sie den Namen der ursprünglichen Datei, den die Office-Programme standardmäßig einfügen.
- Unter Dateityp legen Sie fest, ob Sie das Dokument als PDF- oder XPS-Format abspeichern möchten.
- Achtung: Falls das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen nicht aktiviert ist, setzen Sie unbedingt ein Häkchen in das Kästchen. Denn nur so können Sie Ihre erzeugte Datei später auch ansehen.
- Mit dem Befehl Optimieren legen Sie fest, ob Sie Ihr Dokument für den Druck oder die schnelle Bildschirmansicht optimieren möchten. Die Option Mindestgröße (nur Veröffentlichung) verkleinert Ihre Datei, wodurch die Qualität des Ausdruckes verschlechtert wird. Die vorgegebene Einstellung Standard ist somit am besten beizubehalten.
- Wollen Sie weitere Einstellungen für Ihr Dokument vornehmen, klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen. Hier können Sie beispielsweise den Seitenbereich festlegen. Unter Was veröffentlichen, ob Sie nur das Dokument oder das Dokument mit Markups (dies sind Kommentare) veröffentlichen wollen, oder ob Sie Nicht druckbare Informationen einschließen möchten.
- Nehmen Sie Ihre gewünschten Änderungen vor, oder belassen Sie es bei den vorgegebenen Einstellungen. Klicken Sie in jedem Falle zur Bestätigung auf OK. Sie kehren so zum Dialogfenster Als PDF oder XPS veröffentlichen zurück.
- Klicken Sie jetzt auf die Schaltfläche Veröffentlichen. Es dauert einen Moment, bis die jeweilige Datei erstellt wird.
10. Da Sie das Kontrollkästchen Datei nach dem Veröffentlichen öffnen mit einem Häkchen versehen haben, können Sie sich jetzt Ihre Datei im entsprechenden Viewer – also Acrobat Reader oder Internet Explorer - ansehen. Office 2007 wird diese automatisch nach der Speicherung für Sie öffnen.
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