Excel: Listen sortieren – mehrstufig und benutzerdefiniert

Excel: Umfangreiche Listen nach Ihren Kriterien sortieren lassen

Excel hält viele Funktionen bereit, um Ihnen das Verwalten Ihrer Listen und Tabellen zu erleichtern. Eine davon ist das Sortieren Ihrer Tabelleninhalte. Sehr bekannt ist die aufsteigende bzw. absteigende Schnellsortierung – beispielsweise Von A bis Z sortieren oder Von Z bis A sortieren – bei denen Sie durch Excel die Liste automatisch sortieren lassen. Aber Excel bietet noch mehr: Excel kann Ihre Listen mehrstufig und benutzerdefiniert sortieren.

Denn enthält Ihre Liste mehrere Datensätze, bei denen das erste Kriterium fürs Sortieren übereinstimmt, reicht eine einstufige Sortierung in Excel einfach nicht aus. Sie müssen weitere Sortierkriterien festlegen, um die Datensätze Ihrer Tabelle nach Ihren Wünschen korrekt zu filtern. Dies gelingt, indem Sie in Excel eine benutzerdefinierte Sortierung festlegen.

Zur besseren Veranschaulichung hier ein Video von eduthek.  

Excel: Listen sortieren – mehrstufig und benutzerdefiniert

Um Ihre Tabellen und Listen benutzerdefiniert zu sortieren, müssen Sie Excel 2010 Ihre Kriterien mitteilen. Die folgenden Schritte zeigen Ihnen, wie Sie dies machen.

• Öffnen Sie die gewünschte Tabelle in Excel.
• Markieren Sie die gesamte Tabelle oder den Bereich Ihrer Tabelle, den Sie sortieren lassen wollen.
• Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der siebten und letzten Gruppe Bearbeiten auf die Schaltfläche Sortieren und Filtern.
• Im Drop-down-Menü aktivieren Sie durch einen Klick den Befehl Benutzerdefiniertes Sortieren.
• Excel öffnet das Dialogfenster Sortieren.
• Falls Ihre Tabelle Überschriften enthält, stellen Sie jetzt erst einmal sicher, dass Excel diese erkannt hat. In diesem Falle ist das Kontrollkästchen Daten haben Überschriften aktiviert (ein Häkchen befindet sich im Kontrollkästchen). Ansonsten aktivieren Sie selbst das Kontrollkästchen und setzen durch einen Klick ein Häkchen hinein.

• Wenden Sie sich anschließend im mittleren Feld dem ersten Bereich Spalte zu. Klicken Sie im Listenfeld Spalte: Sortieren nach den kleinen Pfeil an.
• Excel wird daraufhin ein Menüfeld öffnen, das alle Ihre Inhalte der einzelnen Spalten – wie beispielsweise Name, Artikel-Nr., Größe, Serie, Kilometer – anzeigt. Wählen Sie die Spalte aus, nach der Sie die Hauptsortierung durchführen möchten.
• Im Listenfeld: Sortieren nach belassen Sie den vorgegebenen Eintrag Werte.
• Legen Sie allerdings im Listenfeld Reihenfolge die geforderte Reihenfolge der Excel-Sortierung fest. Excel wird hier verschiedene Vorschläge für die Sortierung angeben – wie beispielsweise Von A bis Z oder Von Z bis A. Markieren Sie die gewünschte.
• Stimmen die Datensätze im ersten Sortierkriterium überein, sollten Sie weitere Sortier-Ebenen hinzufügen. Klicken Sie hierfür auf die Schaltfläche Ebenen hinzufügen.
• Excel wird dann automatisch im mittleren Feld unter das erste Sortierkriterium eine weitere Ebene einfügen Dann nach. Wählen Sie unter Spalte das entsprechende Sortierkriterium aus. Ebenso bestimmen Sie wie beschrieben die Reihenfolge.
• Sind Sie im Anschluss mit Ihren Prioritäten für die einzelnen Ebenen nicht mehr zufrieden, können Sie diese mühelos wieder ändern. Benutzen Sie die kleine Pfeil-Schaltfläche in der obersten Reihe zwischen Ebenen kopieren und Optionen. Damit können Sie die jeweiligen Ebenen höher oder tiefer stellen – und so neue Sortierprioritäten bestimmen.

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit einem Klick auf OK. Excel wird darauf Ihre Listen nach Ihren Vorgaben mehrstufig sortieren.