Excel-Funktionen: Daten-Fehler bei Eingabe in Tabelle vermeiden

Excel Tabellen erstellen: Eingabe-Fehler im Vorfeld reduzieren

Nicht jede Excel-Tabelle, die Sie erstellen, ist klein und übersichtlich. Oft heißt es in Excel viele Daten in eine Tabelle einzutippen, die sogar im Laufe der Zeit anwächst. Verwunderlich ist es dann kaum, dass sich bei der Dateneingabe trotz größter Sorgfalt Fehler einschleichen. Sind in der Excel Liste nur bestimmte Einträge vorgesehen – wie beispielsweise drei Kriterien für das Produkt -, gestaltet sich die nachträgliche Kontrolle als Sysiphos-Aufgabe.

Allerdings ist diese mühsame Nachkontrolle gar nicht notwendig. Denn eine der wunderbaren Excel-Funktionen übernimmt für Sie diese Aufgabe: Und zwar bereits bei der Eingabe, d.h. Sie erteilen Excel den Befehl, bereits Ihre Eingabe zu kontrollieren. Diese brillante Excel-Funktion ist die „Datenkontrolle“, mit der Excel Ihnen sofort eine Fehlermeldung anzeigt, sobald Sie bei der Eingabe Ihrer Daten etwas Falsches eintippen.

In Excel fehlerfrei Daten in Tabelle eintragen: Schritt-für-Schritt  

Damit Excel Ihre Fehlermeldung anzeigen kann, erledigen Sie zuerst zwei wichtige Arbeitsschritte: 1. Die Gültigkeitskriterien festlegen und 2. Die Eingabemeldung bestimmen. Diese benötigt Excel, um die Fehlermeldung ausführen zu können.

1. Die Gültigkeitskriterien festlegen

• Öffnen Sie Ihre Excel-Tabelle. Alternativ erstellen Sie jetzt Ihre Excel Tabelle. Legen Sie dabei fest 
  • welche Spalten es geben soll - beispielsweise Serie, Artikel, Größe.
  • welche Spalte auf welches Gültigkeitskriterium beschränkt werden soll, beispielsweise die Spalte Größe auf die Gültigkeitskriterien „groß“, „mittel“ oder „klein.“
    
    
    

• Um die Datenkontrolle – und damit die Fehlermeldung – aktivieren zu können, klicken Sie in Ihrer Tabelle auf den Spaltenkopf der Spalte, in der Sie die Gültigkeitskriterien auf einen Wertebereich beschränken möchten. Sobald Sie dies tun, unterlegt Excel nicht allein die Spalte in grau, sondern öffnet auch automatisch die Registerkarte Daten.

• Klicken Sie auf der geöffneten Registerkarte in der vierten Gruppe Datentools auf den Befehl Datenüberprüfung.

• Es öffnet sich das Dialogfeld Datenüberprüfung mit drei Registerkarten, wobei die erste Registerkarte Einstellungen angezeigt wird.

• Im Feld Zulassen ändern Sie jetzt das Gültigkeitskriterium. Klicken Sie auf den kleinen Pfeil. Im Drop-down-Menü in dieser Excel-Funktion wählen Sie den Eintrag Liste.

• Excel zeigt Ihnen sofort zwei relevante Kontrollkästchen an: 
  • Leere Zeilen ignorieren. Wenn in der ausgewählten Spalte auch leere Zeilen erlaubt sind, bleibt dieser Befehl eingeschaltet. Da Sie die ganze Spalte markiert haben, wird dies von Excel als zwingend eingestuft. Also nichts verändern.
  • Zeilendropdown. Mit diesem Befehl wird beim Ausfüllen der Tabelle in Excel ein Dropdown-Fenster angezeigt, das die von Ihnen erwünschten Daten anzeigt.

• Klicken Sie nun in das Feld Quelle auf die kleine Schaltfläche (im Bild umrandet).

• Excel zeigt nun das Dialogfenster Datenüberprüfung Markieren Sie in der Spalte, für die Sie die Kriterien beschränken möchten, alle Kriterien, die erfasst werden soll. Im Beispiel sind es die Werte „groß“, „mittel“ und „klein“. Excel zeigt die Markierung durch gestrichelte Linien an und übernimmt die Markierung als absoluten Bezug.

• Schließen Sie das kleine Dialogfenster Datenüberprüfung.

2. Die Eingabemeldung bestimmen

• Wechseln Sie nun auf die Registerkarte Eingabemeldung. Geben Sie im Feld Titel den gewünschten Text ein – beispielsweise „Geben Sie die Artikelgröße ein“. Im Feld Eingabemeldung präzisieren Sie diesen Text und geben an, welche Kriterien erwünscht sind – beispielsweise „Geben Sie nur die Größen „groß“, „mittel“ oder „klein“ ein.

3. Die Fehlermeldung definieren

• Wechseln Sie zum Schluss auf die letzte Registerkarte: Die Fehlermeldung. im Feld Typ können Sie festlegen, wie die Fehlermeldung angezeigt wird: Mit einem Stopp, als Warnung oder als Information. Wählen Sie das gewünschte Symbol aus.

• Im Feld Titel definieren Sie, wie die Fehlermeldung heißen soll – beispielsweise „Unerlaubte Eingabe“. Und im Feld Fehlermeldung teilen Sie mit, welcher Fehler aufgetreten ist – beispielsweise „Achtung: Falsche Eingabe der Größe. Geben Sie bitte nur die Größen „groß“, „mittel“ oder „klein“ ein.“

• Bestätigen Sie alle Ihre Eingaben mit einem Klick auf OK.

• Führen Sie gleich einen Test durch. Sobald Sie Ihren Cursor in die Spalte Größe setzen, zeigt Ihnen Excel einen Hinweistext an:

• Sollten Sie sich jetzt dennoch vertippen und eine andere Größe eingeben, poppt sofort beim Drücken der Taste Return die Fehlermeldung auf.

Sie sind somit doppelt vor falschen Eingaben abgesichert. Besser geht es nicht, oder?!